1. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố
b) Phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp trong công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng; kịp thời thông tin, phản ánh về hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh cho Sở Tư pháp tổng hợp xử lý, giải quyết hoặc tham mưu với cấp có thẩm quyền giải quyết theo quy định.
2. Sở Tư pháp
a) Tham mưu rà soát, sửa đổi, bổ sung Quyết định số 02/2017/QĐ-UBND ngày 10 tháng 3 năm 2017 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy định tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh (được sửa đổi, bổ sung tại Quyết định số 25/2019/QĐ-UBND ngày 01/10/2019 của Uỷ ban nhân dân tỉnh), bảo đảm phù hợp với chính sách phát triển nghề công chứng đã xác định trong Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan. Hoàn thành, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 30/9/2023.
b) Rà soát, xem xét kỹ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, đảm bảo người được đề nghị bổ nhiệm làm công chứng viên có đủ phẩm chất, năng lực, tiêu chuẩn điều kiện theo quy định; thực hiện đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên theo đúng quy định của pháp luật; kịp thời chấn chỉnh tình trạng hợp danh hình thức (như việc Trưởng Văn phòng công chứng và các công chứng viên hợp danh chỉ đứng tên, không phải là người thực sự đầu tư thành lập Văn phòng; tình trạng Văn phòng công chứng chỉ có 01 công chứng viên làm việc - các công chứng viên hợp danh khác chỉ ghi danh để thành lập mà thực tế không làm việc tại Văn phòng hoặc sau khi hợp danh thì thông báo rút hợp danh); chấn chỉnh, xử lý nghiêm trường hợp cạnh tranh không lành mạnh, trích tiền hoa hồng trái quy định cho người yêu cầu công chứng hoặc tổ chức tín dụng, cán bộ tín dụng có liên quan; tổ chức họp giao ban với Hội Công chứng viên theo quý để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động công chứng.
c) Cập nhật thông tin về tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên phần mềm quản lý tổ chức hành nghề công chứng của Bộ Tư pháp ngay khi có phát sinh, thay đổi.
d) Chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh quán triệt đội ngũ công chứng viên và cá nhân có liên quan tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc hành nghề công chứng; thực hiện nghiêm các quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành, Quyết định số 34/2019/QĐ-UBND ngày 05/12/2019 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh, trong đó thường xuyên tra cứu, cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng, giao dịch đã thực hiện công chứng để bảo đảm sự kết nối chặt chẽ, thông suốt, chính xác thông tin về hợp đồng, giao dịch công chứng trên địa bàn tỉnh.
đ) Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý nghiêm công chứng viên vi phạm pháp luật, đạo đức nghề nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng vi phạm pháp luật; thường xuyên kiểm tra, xử lý nghiêm các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên vi phạm quy định về quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng thông tin của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; đối với trường hợp vi phạm thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc chuyển cơ quan điều tra xử lý theo quy định.
Thông báo công khai trên Trang thông tin điện tử đối với các trường hợp tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên vi phạm pháp luật về công chứng; đồng thời thông báo cho Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh và các tổ chức tín dụng có liên quan về các trường hợp vi phạm, sai sót nghiệp vụ công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch về tài sản tại Ngân hàng, các tổ chức tín dụng để kịp thời có biện pháp ngăn chặn.
e) Thực hiện nâng cấp Hệ thống phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để đáp ứng kịp thời yêu cầu, nhiệm vụ hoạt động công chứng, tạo cơ sở trong việc thực hiện công chứng trên môi trường điện tử (công chứng số) và sẵn sàng chia sẻ, kết nối với các cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các phần mềm, cơ sở dữ liệu khác có liên quan theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và các văn bản liên quan.
3. Công an tỉnh
Phối hợp với Sở Tư pháp trong thực hiện công tác quản lý nhà nước về phòng chống vi phạm pháp luật và tội phạm trong lĩnh vực công chứng, tội phạm về rửa tiền…; thông tin về tình hình, phương thức, thủ đoạn của các đối tượng lợi dụng hoạt động công chứng để phạm tội; về dấu hiệu, hành vi vi phạm của công chứng viên đang hành nghề trên địa bàn tỉnh; xử lý nghiêm hành vi công chứng khống, hành vi thông đồng với khách hành để công chứng không đúng giá mua bán, chuyển nhượng, nhất là đối với các hợp đồng mua bán phương tiện giao thông, đất đai, nhà ở.
4. Sở Tài chính
Phối hợp với Sở Tư pháp tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bố trí kinh phí thực hiện chức năng tham mưu quản lý nhà nước về công chứng; hướng dẫn chế độ tài chính của Phòng Công chứng Số 1; tạo điều kiện hỗ trợ để Hội Công chứng viên tỉnh thực hiện tốt vai trò tự quản theo đúng quy định.
5. Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
a) Thường xuyên phối hợp với Sở Tư pháp trong công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, pháp luật về tín dụng, ngân hàng và pháp luật khác có liên quan nhằm nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, đảm bảo cho việc công chứng các hợp đồng giao dịch về tín dụng, ngân hàng trên địa bàn tỉnh đúng theo quy định pháp luật về công chứng.
b) Chỉ đạo các tổ chức tín dụng, chi nhánh tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh thực hiện phối hợp và cung cấp thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng; phối hợp với các tổ chức hành nghề công chứng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân thực hiện các hợp đồng, giao dịch về tín dụng liên quan đến tài sản đã được giải chấp. Có giải pháp kiểm tra, phát hiện và xử lý nghiêm hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý đối với tổ chức tín dụng, cán bộ tín dụng có thông đồng, thỏa thuận, nhận tiền hoa hồng trái quy định từ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng (nếu có).
6. Hội Công chứng viên tỉnh
a) Thường xuyên phối hợp, thông tin, trao đổi với Sở Tư pháp về tình hình
tổ chức và hoạt động công chứng nhằm phát hiện, ngăn chặn, phòng ngừa, xử lý
các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng; thực hiện tốt Quy chế phối hợp giữa Sở Tư pháp và Hội công chứng viên tỉnh trong công tác quản lý hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang.
b) Giám sát hội viên tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Điều lệ của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam được phê duyệt tại Quyết định số 1621/QĐ-BTP ngày 19/7/2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Thường xuyên quán triệt, triển khai các văn bản pháp luật có liên quan đến hành nghề công chứng và tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng viên hàng năm theo quy định nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề công chứng cho công chứng viên; tiếp tục phát huy, nâng cao vai trò tự quản của Hội công chứng viên trong việc giám sát hoạt động hành nghề của các công chứng viên; kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hội viên vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức hành nghề công chứng./.
