Tìm hiểu một số quy định pháp luật về chứng thực

30/12/2025 - 16:29

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP (viết tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Ngày 11/6/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (viết tắt là Nghị định số 120/2025/NĐ-CP).

Ngày 15/7/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 82/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 117/2024/NĐ-CP ngày 18 tháng 9 năm 2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2024 (Viết tắt là Nghị định số 82/2020/NĐ-CP).

Ngày 3/3/2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (viết tắt là Thông tư số 01/2020/TT-BTP); Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (Viết tắt là Thông tư 08/2025/TT-BTP).

Ngày 11/11/2016, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực thì mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính (Viết tắt là Thông tư số 226/2016/TT-BTC).

Để các tổ chức, cá nhân nắm được rõ hơn các quy định pháp luật về chứng thực. Sở Tư pháp tỉnh Tuyên Quang giới thiệu một số chuyên đề quy định pháp luật mới về chứng thực, như sau:

Chuyên đề 1

MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CHỨNG THỰC

1. Một số khái niệm (từ ngữ được giải thích) về chứng thực

Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định một số khái niệm về chứng thực như sau:

1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

4. “Chứng thực giao dịch” là việc người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự.

5. “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

6. “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

7. “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

8. “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định này.

9. “Người thực hiện chứng thực” là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Nghị định này; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi là tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).”

* Một số điểm lưu ý:

- Với quy định nêu trên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi quy định khái niệm về “người thực hiện chứng thực". Theo đỏ, bãi bỏ chủ thể là Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng tư pháp cấp huyện, đồng thời bổ sung chủ thể là người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Cụ thể, “Người thực hiện chứng thực" là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực; công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

- Việc sửa đổi, bổ sung trên phù hợp với quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương về việc không tổ chức chính quyền địa phương cấp huyện, đảm bảo theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định về Người thực hiện chứng thực: Người thực hiện chứng thực theo quy định tại khoản 9 Điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung năm 2025 (sau đây gọi là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

* Ví dụ:

+ Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã; Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã sau khi được ủy quyền có thể phân công cho Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

+ Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã sau khi được ủy quyền có thể phân công cho Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

- Công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn và được giao ký thừa ủy quyền thì được sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Về phân công cho Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực (khoản 4 Điều 40 Luật Tổ chức chính quyền địa phương): Việc ký và sử dụng con dấu đối với văn bản thực hiện nhiệm vụ chứng thực được phân công, ủy quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 7, khoản 8, khoản 9 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương và Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

* Như vậy, việc mở rộng chủ thể thực hiện chứng thực tại địa bàn cấp xã nhằm tạo điều kiện linh hoạt, chủ động trong tổ chức thực hiện việc chứng thực ở địa phương, giảm tải công việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, nâng cao hiệu quả và tính kịp thời trong việc giải quyết yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức, đồng thời bảo đảm sự phù hợp, thống nhất với quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

- Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực, như sau:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

4. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

* Căn cứ vào quy định trên thì Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Như vậy, cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tham gia giao dịch có thể sử dụng bản sao từ bản chính thay cho bản chính giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên, trường hợp pháp luật liên quan có quy định khác thì thực hiện theo quy định của pháp luật đó.

* Lưu ý:

Đối với các giấy tờ, văn bản được chứng thực không đúng quy định pháp luật sẽ bị huỷ bỏ, và tại Điều 10 Thông tư Thông tư số 08/2025/TT-BTP quy định trách nhiệm hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật, như sau:

1. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực được quy định tại khoản 2 Điều 7 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 7 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Việc hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực do Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trước đây thực hiện chứng thực thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã mới nơi lưu trữ hồ sơ chứng thực, Sổ chứng thực, giấy tờ và văn bản đã chứng thực.

2. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông báo và đề nghị Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

* Tình huống 1:

Ngày 07/10/2025, vì lỗi chủ quan, UBND phường X đã chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền cho các thành viên trong hộ gia đình anh H, cụ thể chứng thực nội dung các thành viên trong hộ gia đình của anh H ủy quyền cho anh H vay vốn tại Ngân hàng Thương mại N. Đến ngày 10/10/2025, UBND phường X phát hiện nội dung do mình đã chứng thực trong Giấy ủy quyền nêu trên là không đúng quy định tại Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP và thông báo đến anh H về việc sai sót này. Anh H thắc mắc trường hợp này, Giấy ủy quyền của anh đã được chứng thực có giá trị pháp lý không? Nếu không có giá trị pháp lý thì cơ quan nào có thẩm quyền huỷ bỏ giá trị pháp lý Giấy ủy quyền trên?

Trả lời:

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định “Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý”.

Khoản 1 Điều 10 Thông tư số 08/2025/TT-BT quy định “Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực được quy định tại khoản 2 Điều 7 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Căn cứ các quy định nêu trên, Giấy ủy quyền do UBND phường X chứng thực cho anh H không có giá trị pháp lý và Chủ tịch UBND phường X phải ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của Giấy ủy quyền đã chứng thực cho các thành viên trong hộ gia đình anh H.

* Tình huống 2:
Chị H đang làm thủ tục liên quan đến thừa kế quyền sử dụng đất; trong hồ sơ của chị chỉ có bản sao Trích lục khai tử được chứng thực từ bản chính của chồng chị, không có bản chính Trích lục khai tử. Chị lo lắng không biết bản sao này có giá trị pháp lý như thế nào, có thay cho bản chính Trích lục khai tử được không?

Trả lời:

Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Như vậy, bản sao Trích lục khai tử được chứng thực từ bản chính của chồng chị H nêu trên có giá trị thay cho bản chính Trích lục khai tử.

3. Về thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc, như sau:

1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

* Lưu ý:

Với quy định trên được hiểu: Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc thuộc về cơ quan đang quản lý sổ gốc (như UBND cấp xã, Sở Tư pháp), với trách nhiệm đảm bảo bản sao chính xác như sổ gốc, cấp cho đúng đối tượng (người được cấp bản chính, người đại diện/thừa kế) và tuân thủ quy trình, nếu người dân yêu cầu không đúng thẩm quyền thì phải hướng dẫn người dân đến đúng cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý của bản sao thay cho bản chính.

4. Về Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực, như sau:

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;

e) Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;

g) Chứng thực di chúc;

h) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

i) Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm d, đ và e khoản này.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này trên địa bàn.

Việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này và việc ký, sử dụng con dấu khi thực hiện chứng thực được thực hiện theo quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

5. Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

c) Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

d) Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở;

đ) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại các điểm b, c, và d khoản này.

6. Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, trừ các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

* Một số điểm lưu ý:

- Với quy định trên, thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài được quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5 từ Uỷ ban nhân dân cấp huyện cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, phù hợp với quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương về việc không tổ chức chính quyền địa phương cấp huyện, đảm bảo theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP.

- Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào ngôn ngữ của bản chính giấy tờ, văn bản (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, song ngữ) mà chỉ phụ thuộc vào cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đã cấp hoặc chứng nhận văn bản đó.

- Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch nêu trên. Đối với các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất; dối với các giao dịch về nhà ở, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà; trừ các trường hợp được thực hiện không phụ thuộc nơi cư trú theo quy định nêu trên. Quy định việc thực hiện việc chứng thực không phụ thuộc địa giới hành chính đối với một số giao dịch như trên nhằm cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc thực hiện chứng thực một số loại giao dịch nhất định có liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở.

- Ngoài ra, công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm đối với việc chứng thực chữ ký người dịch, điều này thống nhất với quy định tại điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng năm 2024 về quyền hạn của công chứng viên.

* Ví dụ:

- Tình huống 1:

Anh T có một số giấy tờ, bằng cấp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, Anh muốn chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ này tại UBND cấp xã có được hay không?.

Trả lời:

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm: “a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận”.

Điểm a khoản 5 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định “Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;…”

Theo các quy định trên, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, do vậy anh T có thể chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, bằng cấp này tại UBND cấp xã bất kỳ không phụ thuộc vào nơi cư trú.

- Tình huống 2:

Anh A thường trú tại xã H, anh A có nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất của chị C, thửa đất có địa chỉ tại phường X, sau đó anh A và bên chuyển nhượng (chị C) mang hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đến UBND xã H để chứng thực. Hỏi việc anh A yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại UBND xã H có đúng hay không?.

Trả lời:

Căn cứ khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định “Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, trừ các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này”.

Khoản 1 Điều 27 Luật Đất đai năm 2024 quy định “Người sử dụng đất được thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất theo quy định của Luật này và luật khác có liên quan”.

Như vậy, việc chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đối với thửa đất có địa chỉ tại phường X phải được thực hiện tại UBND phường X là nơi có đất, UBND xã H là nơi thường trú của anh A, không phải nơi có đất nên anh A yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại UBND xã H là không đúng.

- Tình huống 3:

Ông D thường trú tại phường C, đem dự thảo hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của chú cho con trai ông đối với thửa đất tại xã H đến Uỷ ban nhân dân phường C yêu cầu chứng thực. Sau khi kiểm tra Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất của thửa đất trong dự thảo Hợp đồng do ông xuất trình, công chức tiếp nhận hồ sơ giải thích và hướng dẫn ông liên hệ Uỷ ban nhân dân xã H để yêu cầu chứng thực, lý do: Uỷ ban nhân dân phường C không có thẩm quyền. Mặc dù đồng ý ra về nhưng ông không hài lòng; tại buổi đối thoại giữa Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường C với công dân về thủ tục hành chính ông D đã có ý kiến, cho rằng Uỷ ban nhân dân phường C từ chối chứng thực hợp đồng tặng cho nêu trên của ông là “đùn đẩy trách nhiệm” và yêu cầu chấn chỉnh công chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính nêu trên? Hỏi theo quy định pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường C từ chối chứng thực hợp đồng tặng cho nêu trên của ông D có phải đùn đẩy trách nhiệm không?.

Trả lời:

Căn cứ Khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định “Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, trừ các trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này”.

Như vậy, việc chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất giữa Ông D và con trai ông được thực hiện tại UBND xã nơi có đất là UBND xã H nên UBND phường C từ chối như trên là đúng, không đùn đẩy trách nhiệm.

5. Về Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử

Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng văn bản điện tử, như sau:

1. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu xuất trình bản sao có chứng thực, chỉ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh khi có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp.

2. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh nếu thấy cần thiết.

3. Trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực; trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Lưu ý:

Với quy định nêu trên, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trong việc tiếp nhận giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử. Quy định này nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính; đồng thời đẩy mạnh việc tiếp nhận, sử dụng giấy tờ, tài liệu điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động chứng thực.

6. Về Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực

Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực, như sau:

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này.

Lưu ý: Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính về chứng thực cho người dân phải được thực hiện đảm bảo ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ 03 trường hợp sau:

(01) Gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính: Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định trong ngày thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

(2) Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch: Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định 23/2025/NĐ-CP (giải quyết trong ngày) hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

(3) Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch: Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

* Tình huống:

Vào 08 giờ sáng ngày 15/11/2025, bà H đến UBND phường E yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đối với rất nhiều giấy tờ, văn bản trong đó có những giấy tờ, văn bản phức tạp như Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Hợp đồng thuê đất… Do vậy, công chức tiếp nhận hồ sơ hẹn bà 08 giờ sáng ngày hôm sau (ngày 16/11/2025) đến lấy kết quả, nhưng bà không đồng ý, yêu cầu phải trả kết quả ngay cho bà ngay trong ngày vì bà đang cần gấp. Không được giải quyết theo yêu cầu nên bà đã phản ánh việc này với Trung tâm Phục vụ hành chính công của phường E. Hỏi: Việc công chức tiếp nhận hồ sơ hẹn bà H 08 giờ sáng ngày hôm sau (ngày 16/11/2025) đến lấy kết quả trong trường hợp trên có đúng quy định pháp luật không?.

Trả lời:

Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: “Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định này” (Điều 21 quy định: “Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực”.

Như vậy, đối chiếu với tình huống trên ta xác định công chức tiếp nhận hồ sơ hẹn bà H 08 giờ sáng ngày hôm sau (ngày 16/11/2025) đến lấy kết quả đúng quy định pháp luật do: Văn bản yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đối của bà H với rất nhiều giấy tờ, văn bản trong đó có những giấy tờ, văn bản phức tạp như Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Hợp đồng thuê đất.

7. Về Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực

Điều 8 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực, như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 5 của Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.

2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.

* Điểm cần lưu ý:

- Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cụ thể là việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.

8. Về Nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực

Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực, như sau:

1. Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.

3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và Điều 32 của Nghị định này.

5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.

6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.

7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

8. Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

9. Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.”

* Điểm cần lưu ý:

Với quy định trên, người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNell.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác. Quy định này nhằm tăng cường sử dụng dữ liệu điện tử có sẵn, tránh yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải cung cấp lại các thông tin đã có.

9. Về địa điểm chứng thực

Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về địa điểm chứng thực, như sau:

1. Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

2. Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.

3. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.

* Tình huống:

Bà Q bị tai nạn liệt nửa người không thể đi lại được. Bà Q muốn lập di chúc chia tài sản cho các con, cháu. Hỏi, con trai bà Q có thể đề nghị Ủy ban nhân dân xã cử người đến nhà bà Q chứng thực di chúc của mẹ mình không?.

* Trả lời: Căn cứ quy định tại khoản 1, 2 Điều 10 Luật Công chứng quy định: Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.

Đối chiếu tình huống nêu trên, xác định: Bà Q bị tai nạn liệt nửa người không thể đi lại được, không thuộc trường hợp bắt buộc phải đến trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền yêu cầu chứng thực di chúc. Do vậy, con trai bà Q có thể đề nghị Ủy ban nhân dân xã cử người đến nhà bà Q chứng thực di chúc của mẹ mình.

10. Về tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch

Điều 11 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch, như sau:

Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.

*Lưu ý:

Với quy định trên được hiểu: Toàn bộ Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.

11. Về lời chứng

Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về Lời chứng, như sau:

1. Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực.

2. Mẫu lời chứng kèm theo Nghị định này bao gồm:

a) Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính;

b) Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; Lời chứng chứng thực chữ ký, điểm chỉ của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản; Lời chứng chứng thực chữ ký, điểm chỉ của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; Lời chứng chứng thực điểm chỉ; Lời chứng chứng thực trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được;

c) Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch;

d) Lời chứng chứng thực giao dịch; Lời chứng chứng thực giao dịch tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; Lời chứng chứng thực văn bản phân chia di sản; Lời chứng chứng thực văn bản phân chia di sản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản trong trường hợp một người từ chối nhận di sản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; Lời chứng chứng thực di chúc; Lời chứng chứng thực di chúc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

* Một số điểm cần lưu ý:

- Với quy định trên, ta thấy số lượng mẫu lời chứng hiện hành bao gồm 18 mẫu lời chứng về chứng thực bản sao từ bản chính, lời chứng chứng thực chữ ký, lời chứng chứng thực chữ ký người dịch, lời chứng chứng thực giao dịch; giảm 4 mẫu lời chứng; số lượng mẫu sổ chứng thực không thay đổi so với Nghị định 23/2015/NĐ-CP trước khi được sửa đổi. Nội dung của lời chứng, sổ chứng thực được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

- Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản trong trường hợp có từ hai người trở lên cũng khai nhận di sản, Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản trong trường hợp một người khai nhận di sản; lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản tại bộ phận một của tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa liên thông lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản trong trường hợp một người khai nhận di sản tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa liên thông.

12. Về Sổ chứng thực và số chứng thực

Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Sổ chứng thực và số chứng thực, như sau:

1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

2. Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực, số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.

Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

3. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm. Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

4. Mẫu sổ chứng thực kèm theo Nghị định này bao gồm:

a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);

b) Sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC);

c) Sổ chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND);

d) Sổ chứng thực giao dịch (SCT/GD).

* Lưu ý:

Sổ chứng thực được lập trước ngày Nghị định 280/2025/NĐ-CP ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP có hiệu lực (gồm sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch và sổ chứng thực giao dịch) tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2025.

13. Về Chế độ lưu trữ

Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ, như sau:

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.

3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.

4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.

5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

* Điều 5 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định về lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch, như sau:

1. Sau khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu.

* Điểm cần lưu ý:

Về việc lưu trữ bản sao: Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu trên thì: “Chứng thực bản sao từ bản chính không lưu trữ”. Quy định như vậy là phù hợp với tinh thần và quy định của Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/06/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính; đồng thời tránh gây lãng phí, tốn kém khi phải đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị cho việc lưu trữ, hủy bỏ bản sao sau 2 năm.

Ví dụ:

Do máy phô tô tại UBND phường S (nơi anh P mới nhận công tác) hoạt động không đảm bảo, thường xuyên bị hư hỏng, việc phô tô văn bản, giấy tờ khó khăn, có lúc không thực hiện được. Tuy nhiên, theo quy định khi thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản UBND phường S phải lưu lại một bản. Anh P có thể đề nghị người yêu cầu chứng thực cung cấp bản chụp để lưu trữ không?.

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định:

(1) Sau khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc bản chụp giấy tờ, văn bản đó.

(2) Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu.

Như vậy, theo quy định trên UBND phường S phải có trách nhiệm tự chụp lại giấy tờ, văn bản đã chứng thực để lưu, không có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp.

14. Về Lệ phí, chứng thực, chi phí khác

Điều 15 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về Lệ phí chứng thực, chi phí khác, như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật.

2. Mức thu lệ phí, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng lệ phí chứng thực được thực hiện theo quy định của pháp luật.

3. Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó.

Ở trong nước, mức trần chi phí do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) quy định trên cơ sở thực tế của địa phương; ở nước ngoài, mức chi phí do Trưởng Cơ quan đại diện quy định trên cơ sở thực tế của địa bàn.

* Lưu ý:

Hiện nay, việc thu, nộp phí được áp dụng theo quy định tại Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực thì mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính, theo đó Điều 2 Thông tư quy định: Tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch thì phải nộp phí chứng thực theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC, cụ thể: Mức thu phí chứng thực quy định như sau:

STT
Nội dung thu
Mức thu
1
Phí chứng thực bản sao từ bản chính
2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
2
Phí chứng thực chữ ký
10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
3
Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch:

a
Chứng thực hợp đồng, giao dịch
50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
b
Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
c
Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

Đồng thời, Điều 5 Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định về các đối tượng được miễn phí, như sau:

Cá nhân, hộ gia đình vay vốn tại tổ chức tín dụng để phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn theo quy định tại Nghị định số 55/2015/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về chính sách tín dụng phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn thì không phải nộp phí chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản.

Chuyên đề 2

CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC, CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

I. CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC

1. Về Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

Điều 16 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, gồm:

(1) Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

(2) Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.

(3) Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.

Ví dụ:

1. Về Cá nhân được cấp bản chính:

- Cá nhân muốn xin cấp lại bản sao Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ/Sổ hồng) tại cơ quan có thẩm quyền (UBND xã/phường, Văn phòng Đăng ký đất đai);

- Người đại diện theo pháp luật (Luật sư/Người giám hộ): Xin bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở cho người được giám hộ.

2. Tổ chức được cấp bản chính:

- Doanh nghiệp (Công ty): Yêu cầu cấp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Sổ đỏ của trụ sở công ty, con dấu để phục vụ hoạt động kinh doanh.

Tổ chức chính trị - xã hội (Hội Phụ nữ, Hội Nông dân): Yêu cầu cấp bản sao quyết định thành lập để chứng minh tư cách pháp nhân.

2. Về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc

Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, như sau:

1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;

b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2. Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

b) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;

c) Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc. Trường hợp sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.

4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

* Lưu ý:

- Với quy định trên, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ và nhận kết quả theo một trong các hình thức: Nộp hồ sơ trực tiếp, nộp hồ sơ qua bưu chính, nộp hồ sơ trực tuyến.

- Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định 23/2015/NDD-CP, cụ thể: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

II. CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

1. Về Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì các giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:

(1) Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

(2) Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

* Đồng thời Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao gồm:

(1) Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

(2) Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

(3) Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

(4) Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

(5) Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

(6) Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

* Ngoài ra, theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

* Ví dụ:

Chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

2. Về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm xác định các loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định của pháp luật và không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Trường hợp người thực hiện chứng thực nhận thấy pháp luật không quy định về việc phải sử dụng giấy tờ, văn bản chứng thực bản sao từ bản chính thì hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực về việc này.

* Một số điểm cần lưu ý:

- Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm xác định các loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định của pháp luật và không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao quy định tại Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính; Từ chối chứng thực trong các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

- Trường hợp người thực hiện chứng thực nhận thấy pháp luật không quy định về việc phải sử dụng giấy tờ, văn bản chứng thực bản sao từ bản chính thì hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực về việc này.

3. Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính, như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

* Một số điểm cần lưu ý:

a) Về phía người yêu cầu chứng thực:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

- Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

- Danh sách các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự được cập nhật trên trang web www.lanhsuvietnam.gov.vn.

* Lưu ý: Tại Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định chi tiết hơn về một số giấy tờ, văn bản không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính, bao gồm: Các giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân, như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.

b. Về phía cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực

Theo quy định tại Khoản 2, khoản 3, Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực trong quá trình tiếp nhận và thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính cần lưu ý các nội dung sau:

- Kiểm tra bản chính (đối chiếu các quy định về những loại văn bản, giấy tờ là cơ sở để chứng thực, lưu ý kiểm tra văn bản, giấy tờ có thuộc những trường hợp không được chứng thực không);

- Đối chiếu bản chính với bản sao. Việc đối chiếu này có thể dễ dàng số lượng bản sao ít trang hoặc số lượng bản chứng thực ít, thậm chí trong trường hợp người thực hiện chứng thực trực tiếp photocoppy từ bản chính sau khi đã kiểm tra bản chính thì không cần đối chiếu.

Tuy nhiên, đối với những trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn, bản sao do người yêu cầu chứng thực cung cấp thì việc so sánh, đối chiếu sẽ mất nhiều thời gian vì đòi hỏi phải bảo đảm tính chính xác của bản sao so với bản chính, đề phòng trường hợp người yêu cầu chứng thực cố tình sửa chữa nội dung của một trong các bản sao. Nhiều cơ quan thực hiện chứng thực đã yêu cầu người dân photocoppy ngay tại Ủy ban nhân dân để bảo đảm tính chính xác của bản sao so với bản chính.

- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Số chứng thực trong bản sao có chứng thực và số vào sổ chứng thực là một số thống nhất. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

* Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì số chứng thực được lấy theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực.

* Ví dụ:

Bà A đến Ủy ban nhân dân xã Y để chứng thực bản sao từ bản chính 3 loại giấy tờ, văn bản bao gồm: 1 Căn cước công dân, 1 Hộ chiếu, 1 Bằng tốt nghiệp đại học. Theo đó, khi lấy số chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản này trong Sổ chứng thực, người thực hiện chứng thực cần lấy 03 số, mỗi một văn bản lấy 01 số theo thứ tự lần lượt ghi trong Sổ chứng thực, không lấy 01 số cho 03 loại văn bản này.

* Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không yêu cầu phải lưu trữ bản sao từ bản chính, do đó, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ không thực hiện việc lưu trữ bản sao.

* Tình huống:

Chị N đến UBND phường X để chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ chiếu của chị để làm hồ sơ xin việc. Khi đi photo chị chưa rõ phải photo hết cả sổ hộ chiếu hay chỉ cần photo trang có thông tin của chị?.

Trả lời:

Căn cứ Điều 10 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định, như sau:

“Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Ví dụ: chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.”

Đối chiếu với quy định trên, chị N phải photo đầy đủ cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin.

4. Về gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính

Điều 21 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính, như sau:

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

5. Về Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, gồm:

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

* Lưu ý:

Với quy định trên cần lưu ý nội dung: Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Hiện nay, theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì một số giấy tờ, văn bản không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính, bao gồm: Các giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ. Như vậy, Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp không thuộc các văn bản nêu trên khi yêu cầu thực chứng thực bản sao từ bản chính thì phải thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự.

- Tình huống 1:

Chị K đi chứng thực bản sao từ bản chính giấy khai sinh của Mẹ chị, sau khi kiểm tra bản chính giấy tờ, Anh Q - cán bộ tiếp nhận thấy rằng giấy khai sinh trên đã bị mối mọt làm hỏng và mất nội dung, không còn một số thông tin. Sau đó anh Q từ chối tiếp nhận chứng thực. Hỏi việc từ chối chứng thực bản sao từ bản chính đối với giấy khai sinh nêu trên của anh Q là đúng hay sai?.

Trả lời:

Căn cứ khoản 2 Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao bao gồm: “2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung”.

Như vậy, giấy khai sinh mà chị K yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính đã bị hư hỏng và mất nội dung, không còn một số thông tin, do đó không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Việc từ chối chứng thực bản sao từ bản chính đối với học bạ này của anh Q là đúng quy định.

- Tình huống 2:

Anh Q đến liên hệ UBND phường T để yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính Biên bản nghiệm thu giữa Ban Quản lý Khu kinh tế K và Công ty D (nơi anh Quang làm việc), khi kiểm tra bản chính Biên bản nghiệm thu này, công chức tiếp nhận hồ sơ phát hiện ngày ký biên bản nghiệm thu đã bị tẩy xóa, không rõ thông tin và đã từ chối tiếp nhận chứng thực. Tuy nhiên, anh Q có giải thích việc tẩy xóa này không làm thay đổi kết quả nghiệm thu nên không hài lòng về việc từ chối của công chức tiếp nhận. Hỏi theo quy định pháp luật việc từ chối của công chức đối với trường hợp của anh Q là đúng hay sai?.

Trả lời:

Căn cứ khoản 1 Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao “1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ”.

Như vậy, đối chiếu với trường hợp anh Q nêu trên cho thấy: Tuy việc tẩy xóa bản chính của Biên bản nghiệm thu không làm thay đổi kết quả nghiệm thu nhưng thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao nên công chức từ chối thực hiện chứng thực là đúng quy định của pháp luật.

6. Về Phí chứng thực bản sao từ bản chính và các chi phí khác

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính được quy định như sau:

- Mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính là 2000đ/trang, từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang nhưng mức thu tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

- Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó.

* Lưu ý:

Việc thu phí chứng thực bản sao từ bản chính căn cứ vào trang của bản chính, không phụ thuộc vào trang của bản sao. Ví dụ: Chứng minh nhân dân có 02 mặt, do đó, khi chứng thực bản sao từ bản chính, phải thu 4.000 đồng. Trên thực tế, có nhiều cơ quan thực hiện chứng thực chỉ căn cứ vào số trang của bản sao, nên chỉ thu 2.000đ/bản.

10. Sổ chứng thực bản sao từ bản chính

- Sổ chứng thực bản sao từ bản chính được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

- Số chứng thực bản sao từ bản chính là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước. Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.

* Ví dụ:

Năm 2024, Sổ chứng thực bản sao từ bản chính của Ủy ban nhân dân xã A có số lượng chứng thực bản sao từ bản chính là 14.352, nếu tiếp tục sử dụng sổ này để ghi số lượng việc chứng thực bản sao từ bản chính của năm 2025 thì số chứng thực bản sao từ bản chính đầu tiên trong năm 2025 lấy số 01 mà không phải là số 14.353.

- Trong trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định này. Định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành 01 (một) sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong 01 (một) năm.

III. CHỨNG THỰC CHỮ KÝ

1. Về Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký

Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký, như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 và khoản 4 Điều 25 của Nghị định này.

2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.

* Lưu ý:

Xét về mặt bản chất, chứng thực chữ ký - theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP – chỉ nhằm xác nhận, xác thực là người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, tạo căn cứ để xác định trách nhiệm của người đó đối với nội dung giấy tờ, văn bản đã ký. Như vậy, người yêu cầu chứng thực chữ ký là người chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình đã ký trên đó, bảo đảm rằng giấy tờ, văn bản đó không trái pháp luật, đạo đức xã hội; nếu là bản dịch thì người đó phải bảo đảm dịch đúng, đủ, chính xác nội dung. Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về việc chữ ký trên giấy tờ, văn bản đó là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản liên quan.

2. Về thủ tục chứng thực chữ ký

Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Thủ tục chứng thực chữ ký, như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

- Tình huống 1:

Chị Đ cư trú tại Phường Hà Giang 1, hiện chị đang đi làm tại Hà Nội, chị có một chiếc xe máy ở nhà không dùng đến nên chị muốn bán gấp để lấy tiền làm đóng học cho con đang học Đại học. Tuy nhiên, hiện tại do đang bận công việc ở Hà Nội, chị Đ không thể trực tiếp đến gặp người mua xe để thực hiện việc bán xe. Do đó, chị Đ đã tới UBND phường Y làm thủ tục chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền để ủy quyền cho anh Bình đại diện chị thực hiện các thủ tục bán xe. Sau khi trả kết quả cho chị Đ, anh Nam - Công chức tiếp nhận hồ sơ của chị Đ mới phát hiện Giấy ủy quyền của chị Đ không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký. Hỏi: Việc xử lý đối với Giấy ủy quyền đã được chứng thực chữ ký của chị Đ được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

Căn cứ điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”.

Như vậy, đối chiếu vưới tình huống nêu trên cho thấy: Việc UBND phường Y chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền của chị Đ có nội dung liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản (bán xe máy) là không đúng quy định.

Căn cứ Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định“1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý”.

Điều 10 Thông tư số 08/2025/TT-BTP quy định:

“1. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực được quy định tại khoản 2 Điều 7 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã

Theo quy định nêu trên thì Giấy ủy quyền được UBND phường Y chứng thực của chị Đ không có giá trị pháp lý. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Y có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy ủy quyền nêu trên. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ Giấy ủy quyền của chị Đ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường Y có trách nhiệm thông báo và đề nghị Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện Giấy ủy quyền của chị Đ được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

- Tình huống 2:

Khi Nhà nước thu hồi đất, chị H được bồi thường một khoản tiền. Tuy nhiên, do đi làm ăn xa nên chị không thể trực tiếp về nhận tiền bồi thường. Chị muốn làm thủ tục chứng thực chữ ký trên “Giấy ủy quyền” để ủy quyền cho anh T (người quen của chị H) đại diện cho chị nhận số tiền bồi thường khi Nhà nước thu hồi đất có được hay không?

Trả lời:

Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định:

“1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch”

Như vậy, việc ủy quyền “nhận tiền bồi thường khi nhà nước thu hồi đất” của chị H không thuộc các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP nêu trên, do đó chị H không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền, chị H phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể là hợp đồng ủy quyền.
3. Về các trường hợp không được chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, những trường hợp cơ quan có thẩm quyền không được chứng thực chữ ký bao gồm:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Giấy ủy quyền đối với các trường hợp ủy quyền: (i) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; (ii) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; (iii) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; (iv) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội. (Các trường hợp ủy quyền khác được thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch).

* Lưu ý: Hiện nay, việc chứng thực chữ ký các văn bản bằng tiếng nước ngoài (không thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự) mà thủ tục chứng thực chữ ký chỉ quy định người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. Do đó, việc kiểm tra các giấy tờ, văn bản này có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội;…theo quy định tại khoản 3 Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là rất khó khăn.

Vấn đề này đã được giải quyết trong quy định tại Điều 12 Thông tư số 01/2020/TT-BTP, theo đó trong trường hợp nếu cơ quan có thẩm quyền chứng thực không rõ những nội dung của giấy tờ, văn thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực dịch nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

* Ví dụ trường hợp cơ quan có thẩm quyền không được chứng thực chữ ký:

Ông D đến Ủy ban nhân dân xã X để chứng thực chữ ký trên Giấy mua bán hàng hóa của ông D và ông K. Căn cứ vào khoản 4 Điều 25, Ủy ban nhân dân xã X không được chứng thực chữ ký trên Hợp đồng này do có nội dung là hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp này, Ủy ban nhân dân xã X phải từ chối chứng thực chữ ký trên Giấy mua bán hàng hóa này và phải giải thích rõ lý do bằng văn bản.

- Tình huống:

Ông T đến UBND xã Y để yêu cầu chứng thực chữ ký trong Giấy xác nhận đồng ý cho cháu trai ông đăng ký hộ khẩu thường trú tại nhà ông, tuy nhiên trong Giấy xác nhận này có cả nội dung đồng ý cho cháu trai toàn quyền quyết định, sử dụng quyền sử dụng đất đối với thửa đất là địa chỉ nhà ở của ông nên công chức tiếp nhận hồ sơ từ chối chứng thực chữ ký và hướng dẫn ông viết lại nội dung Giấy xác nhận nếu muốn chứng thực chữ ký. Ông muốn biết việc từ chối vì nội dung này có đúng không?

Trả lời:

Căn cứ khoản 4 Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định trường hợp không được chứng thực chữ ký “Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác” (điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định này quy định “4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

Như vậy, với nội dung Giấy xác nhận như trên thì công chức từ chối tiếp nhận yêu cầu chứng thực trong Giấy xác nhận của ông T là đúng vì nội dung giấy xác nhận liên quan đến quyền sở hữu, sử dụng tài sản là bất động sản.

4. Về áp dụng trong trường hợp đặc biệt

Điều 26 nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định áp dụng trong trường hợp đặc biệt, như sau:

Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều 23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định này cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được.

Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

* Một số điểm lưu ý:

Nhằm cụ thể hoá các trường hợp chứng thực chữ ký, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, theo đó quy định cụ thể các nội dung: Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; Cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân, như sau:

- Điều 12 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định về Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, như sau:

Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

- Điều 13 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định cách thức chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản, như sau:

1. Lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.

2. Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.

- Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:

1. Việc ủy quyền theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì được thực hiện dưới hình thức chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

- Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định về chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân, như sau:

1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực.

* Tình huống 1:

Chị Y đang làm hồ sơ để xin làm công nhân may tại công ty X. Khi hướng dẫn về thành phần hồ sơ của chị, Công ty X yêu cầu chị Y phải nộp bản Lý lịch cá nhân được chứng thực chữ ký và có ghi nhận xét về hoàn cảnh gia đình và bản thân chị của UBND phường nơi chị cư trú. Chị muốn biết, việc Công ty X yêu cầu phải có nhận xét của UBND phường nơi chị cư trú về hoàn cảnh gia đình và bản thân chị trong bản Lý lịch cá nhân khi chứng thực chữ ký có đúng quy định của pháp luật hay không? Với yêu cầu như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực có thực hiện không?
Trả lời:

Căn cứ Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định:

“1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.

Theo quy định nêu trên thì khi chứng thực chữ ký trên Lý lịch cá nhân, người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào bản lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 280/2025/NĐ-CP). Việc Công ty X yêu cầu phải có nội dung nhận xét của UBND phường về hoàn cảnh gia đình và bản thân chị Y khi chứng thực chữ ký là không đúng quy định của pháp luật.

Nếu chị Y có yêu cầu cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện chứng thực chữ ký đồng thời ghi xác nhận vào Lý lịch cá nhân nội dung nhận xét về hoàn cảnh gia đình chị thì Cơ quan thực hiện chứng thực có quyền từ chối việc ghi xác xác nhận vào Lý lịch cá nhân nội dung nhận xét về hoàn cảnh gia đình chị do không đúng quy định pháp luật.

*Tình huống 2:

Chị V muốn chứng thực chữ ký trên một số giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, chị V chưa biết có cần dịch những giấy tờ đó ra tiếng Việt không và bản dịch này có phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch không?

- Trả lời:

Điều 12 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định như sau:“Khi chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì đề nghị người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.”

Theo quy định trên, nếu người tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì chị V (là người yêu cầu chứng thực) nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch ra tiếng Việt không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng chị V là người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

* Tình huống 3:

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (GCNQSD đất) của nhà ông N có tên Hộ ông N và tại thời điểm được cấp hộ ông có 03 người (vợ chồng ông và cô con gái đầu lòng của ông). Cách đây 05 năm, nhà ông có vay thế chấp ngân hàng bằng GCNQSD đất này, tại thời điểm vay, vợ và cô con gái đầu lòng của ông đã làm Giấy ủy quyền để ông đến vay tiền tại Ngân hàng Chính sách Xã hội, sau đó đã trả nợ xong và lấy GCNQSD đất về. Ngày 25/11/2025, ông N tiếp tục làm thủ tục chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền vay số tiền như trước đây tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển. Tuy nhiên, công chức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của UBND phường A từ chối tiếp nhận và giải thích hiện nay quy định không cho phép việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền để vay vốn tại Ngân hàng trên. Hỏi: Nội dung giải thích của công chức UBND phường A đúng không?

Trả lời:

Điều 14 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:

2. Phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều này, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;

b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;

c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;

d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.

Theo quy định nêu trên, việc giải thích của công chức của UBND phường A về việc hiện nay quy định không cho phép việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền để vay vốn tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển là đúng (chỉ được chứng thực Giấy ủy quyền để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội). Trường hợp của ông N, phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực giao dịch.

IV. NGƯỜI DỊCH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH

1. Về tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch

Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ- CP, gồm:

1. Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.

2. Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.

* Lưu ý: Điều 16 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định đã quy định về tiêu chuẩn người dịch và ngôn ngữ phổ biến, như sau:

1. Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải có trình độ cử nhân (đại học) ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Trường hợp có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch thì người dịch cần xuất trình thêm bảng điểm hoặc giấy tờ để chứng minh ngôn ngữ học của mình.

* Ví dụ:

Ông Nguyễn Văn A có trình độ thạc sỹ Luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung Quốc, nên ông A có đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Trung Quốc. Ông Nguyễn Văn B là cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh, nên ông B đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh.

2. Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Tây Ban Nha.

Ngôn ngữ không phổ biến là ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Mông Cổ, tiếng Ấn Độ...

* Ví dụ:

Chị T có trình độ thạc sĩ kinh tế tại Hàn Quốc, chương trình học thạc sĩ bằng ngôn ngữ tiếng Anh, không học bằng tiếng Hàn Quốc, tuy nhiên chị Thu rất thông thạo tiếng Hàn Quốc. Chị Thu có một số giấy tờ bằng tiếng Hàn Quốc, do cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc cấp. Chị muốn dịch và chứng thực chữ ký bản dịch của các giấy tờ bằng tiếng Hàn Quốc nêu trên có được hay không?.

Trả lời:

- Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính Phủ quy định:

“1. Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch”.

- Điều 16 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định:

“1. Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người dịch phải có trình độ cử nhân (đại học) ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Trường hợp có bằng đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch thì người dịch cần xuất trình thêm bảng điểm hoặc giấy tờ để chứng minh ngôn ngữ học của mình.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A có trình độ thạc sỹ Luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung Quốc, nên ông A có đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Trung Quốc. Ông Nguyễn Văn B là cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh, nên ông B đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh.

Đối chiếu với tình huống nêu trên ta xác định, Chị T có trình độ thạc sĩ kinh tế, chương trình học bằng tiếng Anh, không phải tiếng Hàn Quốc. Mặc dù chị T thông thạo tiếng Hàn Quốc nhưng tiếng Hàn Quốc là ngôn ngữ phổ biến, do đó chị T không đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Hàn Quốc.

2. Về Cộng tác viên dịch thuật, đăng ký chữ ký mẫu

- Điều 28 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về cộng tác viên dịch thuật, như sau:

1. Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định này được làm cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi cả nước.

2. Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật, thực hiện ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với người dịch, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối với nội dung, chất lượng của bản dịch, sau đó lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã, Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng niêm yết công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt tại trụ sở của mình, đồng thời đăng tải, cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

- Điều 29 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Đăng ký chữ ký mẫu, như sau:

Người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đăng ký chữ ký mẫu tại Ủy ban nhân dân cấp xã; người dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký 03 chữ ký mẫu giống nhau trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu trước mặt Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc người được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền, Trưởng Phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng.”

* Nghị định 120/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cộng tác viên dịch thuật, Đăng ký chữ ký mẫu và Chứng thực chữ ký người dịch, như sau:

- Điều 15 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định về Cộng tác viên dịch thuật, như sau:

1. Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được làm cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã trong phạm vi cả nước, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của cấp xã, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt.

2. Việc niêm yết danh sách cộng tác viên, ký hợp đồng cộng tác viên được quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 28 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Điều 16 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định về Đăng ký chữ ký mẫu, như sau:

- Người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã phải đăng ký chữ ký mẫu tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã 03 chữ ký mẫu trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu.

- Điều 17 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định về chứng thực chữ ký người dịch, như sau:

1. Người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.

2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ quy định tại các điểm a, b và c khoản 2 Điều 31 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc người có thẩm quyền theo quy định.

* Ví dụ:

Anh T nộp hồ sơ xin làm cộng tác viên dịch thuật của Uỷ ban nhân dân xã Y. Sau khi kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của anh T đã đáp ứng được theo quy định tại Điều 27, Uỷ ban nhân dân xã Y lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của xã, báo cáo Sở Tư pháp tỉnh H phê duyệt. Nếu anh T có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định, Sở Tư pháp tỉnh H phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật của Uỷ ban nhân dân xã Y theo quy định..

Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp tỉnh H phê duyệt, Ủy ban nhân dân xã, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Y niêm yết công khai danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt tại trụ sở của mình, đồng thời đăng tải, cập nhật thường xuyên trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

Sau đó, anh T phải phải nộp văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký 03 chữ ký mẫu giống nhau trong văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu trước mặt Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Y.

3. Về trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, như sau:

1. Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định này để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.

2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch.

4. Về thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

Điều 31 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực chữ ký người dịch, như sau:

1. Người dịch là cộng tác viên của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

b) Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định này; trừ trường hợp dịch ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch.

Ngôn ngữ không phổ biến là ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Người dịch cần chứng minh bản thân đã hoặc đang sinh sống, học tập, làm việc trong môi trường có sử dụng ngôn ngữ không phổ biến, phải có bản cam kết về việc thông thạo loại ngôn ngữ đó và chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.

c) Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định này.

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 32 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người dịch và người thực hiện chứng thực; số lượng trang, tờ và lời chứng được ghi tại trang cuối của bản dịch hoặc trang liền sau trang cuối của bản dịch; nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

4. Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

5. Về Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch

Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định cụ thể các giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch, bao gồm:

- Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

- Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

- Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

- Giấy tờ, văn bản có nội dung nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

- Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

* Ví dụ:

Ông C là nhân viên của công ty nước ngoài. Ông C đến Ủy ban nhân dân xã T để chứng thực chữ ký bản dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt. Tuy nhiên, trên đầu văn bản có đóng dấu mật. Do đó, văn bản này không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch do vi phạm quy định tại Khoản 3 Điều 32 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

6. Về thời hạn chứng thực chữ ký người dịch

Điều 33 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thời hạn chứng thực chữ ký người dịch, như sau:

Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực, cụ thể:

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Chuyên đề 4

CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Trong đời sống xã hội, để thực hiện các giao dịch, con người cần tới sự xác nhận như một phương tiện để tạo dựng lòng tin. Xã hội càng phát triển, các quan hệ kinh tế, văn hóa, xã hội càng phong phú thì những nội dung cần xác nhận cũng phát triển theo tỷ lệ thuận, tức cũng trở nên phong phú, đa dạng như một nhu cầu tất yếu để đáp ứng yêu cầu của con người. Từ thời xưa, chính quyền nhà nước đã được trao trọng trách là cơ quan thực hiện các xác nhận này. Tuy nhiên, kết quả của việc xác nhận này không bao giờ đứng độc lập mà luôn gắn với một mục đích cụ thể nào đó. Chính vì vậy, việc xác nhận trở thành một công cụ, phương tiện để thực hiện các giao dịch. Chứng thực là một hình thức xác nhận của cơ quan hành chính nhà nước; bản chất của hoạt động chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận, xác nhận về mặt hình thức tính chính xác, có thực của giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân hoặc các sự kiện, thông tin để phục vụ trong các quan hệ/giao dịch dân sự, kinh tế, hành chính... của người dân.

Trước đây, theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực thì khi thực hiện hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu chứng thực, nếu xét thấy nội dung hợp đồng đã được soạn thảo không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì thực hiện chứng thực (khoản 3 Điều 41 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP). Như vậy, người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch và văn bản được chứng thực có giá trị có ngang với văn bản được công chứng. Do đó, Nghị định quy định chặt chẽ thủ tục, thời hạn công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, Bên cạnh đó, còn có những quy định riêng về công chứng, chứng thực một số loại hợp đồng, giao dịch.

Hiện nay, theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân dự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Để hướng tới mục tiêu đưa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch về đúng bản chất của hoạt động chứng thực thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lại quy định việc các cơ quan chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về mặt hình thức. Theo đó, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định chung một trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khá đơn giản để áp dụng chung cho tất cả các loại hợp đồng, giao dịch khác nhau mà không quy định trình tự, thủ tục cụ thể theo đặc thù của từng loại hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi cho người dân thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng có những quy định ràng buộc liên quan đến pháp luật chuyên ngành, hỗ trợ tích cực cho việc thực thi các văn bản pháp luật chuyên ngành.

1. Vai trò của chứng thực hợp đồng, giao dịch

Hoạt động chứng thực có vai trò rất quan trọng và không thể thay thế. Điều này đã được khẳng định trong thực tiễn phát triển của đất nước ta trong suốt mấy chục năm qua. Ngay từ giai đoạn đầu khi mới thành lập nước, chứng thực đã được coi là một trong những hoạt động cơ bản của cơ quan hành chính công quyền. Trong một thời gian dài (từ khi mới thành lập nước cho đến trước năm 1987), ở nước ta không có hoạt động công chứng, tuy nhiên, hoạt động chứng thực vẫn luôn tồn tại cùng với sự tồn tại của Nhà nước.

Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, hệ thống pháp luật về chứng thực luôn giữ một vị trí nhất định. Pháp luật chứng thực là “cầu nối” để thực hiện các quy định pháp luật khác, hay nói cách khác, pháp luật chứng thực là công cụ giúp cho việc “hiện thực hóa” các quy định của pháp luật khác. Thông qua hoạt động chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch, người dân có thể thực hiện được các quyền quan trọng của mình như: quyền có tài sản, quyền thực hiện các giao dịch, các thủ tục hành chính… Hoạt động chứng thực ở nước ta trong những năm qua đã có những bước phát triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế-xã hội của đất nước; khẳng định ngày càng rõ hơn vị trí, vai trò của hoạt động chứng thực trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của người dân trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả.

2. Quy định pháp luật hiện hành về chứng thức hợp đồng, giao dịch

2.1. Về phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch

Điều 34 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch, gồm:

1. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.

2. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.

Lưu ý:

Đối với hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu, các bên có thể đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực (Uỷ ban nhân dân xã, phường) để chứng thực, nhằm gia tăng giá trị pháp lý, tính xác thực và tính pháp lý của hợp đồng, giao dịch (như hợp đồng ủy quyền không bắt buộc, Văn bản thỏa thuận) để đảm bảo an toàn pháp lý cao hơn, giúp việc giải quyết tranh chấp dễ dàng, có giá trị chứng cứ mạnh mẽ hơn. Pháp luật cho phép và tạo điều kiện cho hoạt động này (theo Luật Công chứng và Nghị định về chứng thực), giúp bảo vệ quyền lợi các bên tốt hơn khi có sự nghi ngờ về năng lực, sự tự nguyện hoặc để làm căn cứ vững chắc cho các giao dịch sau này.

Ví dụ:

- Hợp đồng ủy quyền: Pháp luật không bắt buộc công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền (trừ ủy quyền về bất động sản). Tuy nhiên, chứng thực giúp đảm bảo tính hợp pháp, ngăn ngừa tranh chấp về sau, đặc biệt khi có yêu cầu phức tạp hoặc ở nhiều địa phương.

- Văn bản thỏa thuận: Các thỏa thuận dân sự, thỏa thuận phân chia tài sản không bắt buộc chứng thực, nhưng tự nguyện chứng thực giúp xác lập tính xác thực, rõ ràng.

2.2. Về Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch thể hiện trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trách nhiệm của các bên được pháp luật quy định rõ ràng nhằm bảo đảm cơ cở pháp lý cho việc thực hiện hợp đồng, bảo đảm cho hợp đồng, giao dịch có giá trị trên thực tiễn, hạn chế những rủi ro khi tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.

Pháp luật về đất đai, dân sự và chứng thực đều có những chế định cụ thể để bảo đảm cho người dân, cơ quan có thẩm quyền liên quan thực hiện những quyền, nghĩa vụ của mình.

a, Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 8 và khoản 1 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:

- Quyền của người yêu cầu chứng thực:

Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch ở bất cứ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất trừ trường hợp việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở quy định tại khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất phải được thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất và hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở phải được thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Đây là một trong những quyền dân sự của người dân. Pháp luật về chứng thực cũng như pháp luật khác có liên quan có những quy định cụ thể nhằm bảo đảm cho người dân có thể thực hiện quyền của mình.

- Nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực:

+ Chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ chứng thực hợp đồng giao dịch hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực.

+ Nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

+ Thực hiện đúng các yêu cầu khác liên quan đến trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật về chứng thực.

Ví dụ:

Ông Nguyễn Văn A có thửa đất được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại xã M. Nay ông A có nguyện vọng làm thủ tục chuyển nhượng cho ông Trần Văn C thì ông A sẽ nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng đất tại Ủy ban nhân dân xã M.

- Tại Điều 9 Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã quy định:

1. Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu và chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính được sử dụng để chứng thực bản sao. Bản chính phải bảo đảm về nội dung và hình thức mà cơ quan nhà nước đã ban hành hoặc xác nhận.

2. Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này, trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh mâu thuẫn, tranh chấp, khiếu kiện, khiếu nại thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Quy định này nhằm bảo vệ quyền lợi của cơ quan thực hiện cơ quan chứng thực cũng như gắn trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực.

b, Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 9, khoản 1 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 21 Thông tư số 01/2020/TT-BTP

- Người thực hiện chứng thực có nghĩa vụ:

+ Có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch.

+ Trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của mình.

+ Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

Quy định này mang tính nguyên tắc nhằm bảo đảm tính khách quan, minh bạch trong quá trình thực hiện chứng thực, hạn chế tối đa tình trạng vi phạm pháp luật do nhu cầu, lợi ích của cá nhân và những người thân thích, họ hàng.

+ Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp từ chối chứng thực thì người thực hiện chứng thực phải giải thích lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

- Quyền của người thực hiện chứng thực:

+ Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

+ Có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.

+ Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với các giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giải mạo hoặc có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Xuất phát từ tình chất quan trọng và đa dạng, phức tạp của hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực ngoài việc chịu trách nhiệm về mặt hình thức của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đó, còn phải nắm bắt cụ thể, chính xác các quy định pháp luật chuyên ngành nhằm bảo đảm hợp đồng đó được thực hiện đúng quy định của pháp luật có liên quan. Bản thân người thực hiện chứng thực có nắm bắt được kiến thức chuyên ngành thì mới bảo đảm được quy định về việc từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội. Trường hợp từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch thì người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

Như vậy, theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên thưm gia hợp đồng, giao dịch. Quy định như vậy không có nghĩa là người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thường thì một cán bộ, công chức bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Để bảo vệ quyền lợi cho người dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, cơ quan thực hiện chứng thực cần lưu ý khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao địch..., thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất.

c, Quyền và nghĩa vụ của người tiếp nhận hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông được quy định tại Điều 20 và Điều 21 Thông tư số 01/2020/TT-BTP

Hiện nay, việc tiếp nhận hồ sơ được thực hiện tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Trung tâm dịch vụ hành chính công. Việc quy định quyền và nghĩa vụ của người tiếp nhận hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Ủy ban nhân dân cấp xã khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch luôn thực sự cần thiết.

- Nghĩa vụ của người tiếp nhận hồ sơ chứng thực:

+ Tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch.

+ Chịu trách nhiệm đối với chữ ký của những người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.

+ Kiểm tra giấy tờ, hồ sơ; Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp từ chối chứng thực thì người thực hiện chứng thực phải giải thích lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

- Quyền của người tiếp nhận hồ sơ chứng thực:

+ Lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật nếu phát hiện tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch khác.

2.3. Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, như sau:

1. Người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng và nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Dự thảo giao dịch;

b) Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Thủ tục chứng thực giao dịch quy định tại Điều này được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử.

Giấy tờ quy định tại điểm b khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính; trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, người yêu cầu chứng thực có thể nộp bản sao kèm xuất trình bản chính để đối chiếu.

2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

3. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

5. Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

* Ví dụ:

Ông Nguyễn Văn D và ông Trần Văn P đến Ủy ban nhân dân xã H nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với diện tích 1.500m2 thuộc xã H, công chức tư pháp – hộ tịch xã là bà Trần Thị M, công chức tư pháp – hộ tịch cần kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ và mảnh đất mà hai bên yêu cầu ký kết hợp đồng chuyển nhượng, nếu bảo đảm về mặt pháp lý thì tiếp tục thực hiện chứng thực.

Công chức tư pháp – hộ tịch cần xem kỹ nội dung trong dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Nếu các điều khoản trong hợp đồng bảo đảm đúng quy định của pháp luật chuyên ngành có liên quan thì tiếp nhận, nếu nội dung chưa bảo đảm thì cần yêu cầu người dân chỉnh sửa lại nội dung hợp đồng cho phù hợp.

* Lưu ý:

- Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt (Điều 11 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

- Phí chứng thực được thu theo vụ việc.

Ví dụ, chứng thực một hợp đồng mua bán bất động sản, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ cấp 04 bản chính (01 cho bên mua, 01 cho bên bán, 02 bản còn lại dùng cho cơ quan liên quan khi làm thủ tục sang tên chủ sở hữu) nhưng chỉ được thu 50.000 đồng.

* Tình huống:

Ông A có một thửa đất, ông A muốn làm hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đối với thửa đất này cho con trai, tuy nhiên ông A chưa biết thủ tục chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

Việc chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất cho con trai của ông A được thực hiện theo thủ tục quy định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:

a) Dự thảo giao dịch;

Thủ tục chứng thực giao dịch quy định tại Điều này được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử.

Trường hợp, ông A nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì thủ tục chứng thực hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất được thực hiện theo quy định tại Điều 20 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, cụ thể như sau:

1. Trường hợp người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, thì các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp người giao kết hợp đồng, giao dịch là đại diện của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực, thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng, giao dịch. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trong hợp đồng, giao dịch với chữ ký mẫu. Nếu thấy chữ ký trong hợp đồng, giao dịch khác chữ ký mẫu, thì yêu cầu người đó ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ.

Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình.

2. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định.

2.4. Địa điểm chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)

- Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

- Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực.

- Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức.

* Ví dụ:

Ông Nguyễn Văn A bán nhà cho ông Trần Văn C, hai ông yêu cầu chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở. Tuy nhiên, do ông Nguyễn Văn A đã hơn 90 tuổi, già yếu, không thể đi lại được nên đề nghị cơ quan chứng thực thực hiện chứng thực hợp đồng tại nhà riêng của ông A. Sau khi xem xét lý do của người yêu cầu chứng thực thì công chức tư pháp - hộ tịch đã đến thực hiện chứng thực hợp đồng giao dịch cho ông A và ông C tại nhà của ông A. Trong quá trình thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực ghi rõ địa chỉ nơi thực hiện chứng thực, thời gian cụ thể khi thực hiện chứng thực.

* Lưu ý:

Tại trụ sở chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực phải có trách nhiệm:

- Bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần;

- Phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thời gian, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Phí, chi phí chứng thực.

2.5. Về Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

Điều 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch, như sau:

Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

* Ví dụ:

Ngày 20/8/2025, hộ gia đình bà H gồm 8 người đến UBND xã A để chứng thực hợp đồng tặng cho nhà ở của bà H cho bà K. Do phải xem xét nhiều hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến đất ở, nhà ở và người tặng cho, người được tặng cho, do vậy, UBND xã A đã thỏa thuận bằng văn bản với hộ gia đình bà H sẽ chứng thực sau 03 ngày là ngày 23/8/2017. Điều này được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

2.6. Về sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch dùng để theo dõi, quản lý việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Một số yêu cầu đối với việc sử dụng Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch:

+ Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống;

+ Phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.

+ Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

+ Phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;

+ Định kỳ hàng tháng, cơ quan thực hiện chứng thực in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành một Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.

+ Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ thực hiện theo đúng quy định.

2.7. Số chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì số chứng thực được quy định cụ thể như sau:

- Số chứng thực hợp đồng, giao dịch là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, kèm theo quyển số, năm thực hiện hiện chứng thực và ký hiệu việc chứng thực hợp đồng, giao dịch.

- Số chứng thực phải được ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi lại số 01.

Trên thực tế, một số cơ quan chứng thực đã thực hiện việc lấy số từ số 01 đến hết sổ, khi chuyển sang sổ khác lại lấy số 01 cho đến hết sổ chứ không lấy số liên tiếp cho đến hết năm. Tình trạng này gây nhầm lẫn, chồng chéo, khó khăn trong quá trình quản lý hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch, vi phạm nguyên tắc cơ bản trong thực hiện lấy số chứng thực.

* Ví dụ:

Tại Ủy ban nhân dân xã A, ngày 02/02/2025, ông B – công chức tư pháp - hộ tịch đã chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho ông Nguyễn Văn H và bà Nguyễn Thị C; lấy số hợp đồng là 58/2025/HĐ-GD. Tuy nhiên, ngày 15/8/2025, công chức tư pháp – hộ tịch lại tiếp tục lấy số chứng thực hợp đồng này cho việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản cho bà Nguyễn Thị K và ông Trần Văn Q. Ngày 09/10/2025, do có tranh chấp giữa hai bên đã từng ký hợp đồng chuyển nhượng nêu trên là ông Nguyễn Văn H và bà Nguyễn Thị C, Sở Tài nguyên và môi trường tiến hành xác minh phát hiện ra hợp đồng giao dịch đó có cùng số chứng thực với một hợp đồng khác. Theo đó, cơ quan này đã yêu cầu hủy hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa ông Nguyễn Văn H và bà Nguyễn Thị C với lý do hợp đồng không được thực hiện đúng trình tự, thủ tục quy định. Vụ việc này đang được tiếp tục giải quyết.

Như vậy, với việc thực hiện không đầy đủ quy trình, thủ tục khi thực hiện chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực đã đẩy người dân và cơ quan có thẩm quyền liên quan vào một vụ việc phức tạp, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân.

Trên cơ sở quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Bộ Tư pháp đã hướng dẫn cụ thể số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Ví dụ: ông Lê Văn H và bà Nguyễn Thị M yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và 01 (một) số chứng thực cho hợp đồng thuê cửa hàng.

2.8. Giá trị pháp lý và hiệu lực của hợp đồng, giao dịch được chứng thực

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực khi đáp ứng đầu đủ các điều kiện về hình thức và nội dung. Cụ thể:

- Chủ thể tham gia hợp đồng phải có năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch được xác lập;

- Hoàn toàn tự nguyện;

- Mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm các quy định của luật, không trái đạo đức xã hội.

Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.

2.9. Về Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch, như sau:

1. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

2. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại Điều này được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử.

* Ví dụ:

Anh Đ mua đất, vừa yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và thủ tục chứng thực đã được thực hiện xong. Tuy nhiên, sau khi xem xét lại, anh muốn hủy bỏ hợp đồng này và đã thỏa thuận với bên bán về việc này, bên bán đồng ý. Anh muốn biết, thủ tục chứng thực việc hủy bỏ hợp đồng được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

Theo Điều 23 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch như sau:

“1. Khi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều 38 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và nộp 01 (một) bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

2. Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định và xuất trình bản chính để đối chiếu; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

3. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các khoản 1, 2 Điều này.

(khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định:

2.10. Về Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực

Điều 39 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, như sau:

1. Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.

3. Thủ tục sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực quy định tại Điều này được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử, kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

2.11. Về cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực

Điều 40 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, như sau:

1. Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

2. Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử để người thực hiện chứng thực kiểm tra.

3. Việc chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể:

(1) Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

(2) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

* Một số điểm cần lưu ý:

Cơ quan lưu trữ hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã chứng thực theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

- Người yêu cầu cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra.

- Việc chứng thực bản sao từ bản chính hợp đồng, giao dịch quy định được thực hiện theo quy định.

- Khi thực hiện cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc trường hợp quy định không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực cần phải ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

2.12. Về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch

Bản chất của hoạt động chứng thực, nếu so sánh với hoạt động công chứng cũng không khác nhau nhiều, là xác nhận tính chính xác, tính có thực của giấy tờ, văn bản; bảo đảm tính xác thực của bản sao từ bản chính, của chữ ký cá nhân trên giấy tờ, văn bản. Vì vậy, thông qua chứng thực, tạo độ tin cậy về mặt pháp lý đối với giấy tờ, văn bản được chứng thực, tạo sự tin tưởng, yên tâm cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng. Đồng thời, thông qua hoạt động chứng thực giúp cho người dân thực hiện các hợp đồng, giao dịch được dễ dàng, thuận tiện, qua đó thúc đẩy quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Điều 5, như sau:

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;

e) Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;

g) Chứng thực di chúc;

h) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

i) Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm d, đ và e khoản này.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này trên địa bàn.

5. Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

c) Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

d) Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở;

đ) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại các điểm b, c, và d khoản này.

Như vậy, với quy định trên xác định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực hợp đồng, giao dịch được giao cho Uỷ ban nhân dân xã.

* Một số điểm lưu ý:

- Với quy định trên, thẩm quyền chứng thực chữ hợp đồng, giao dịch được giao cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, phù hợp với quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương về việc không tổ chức chính quyền địa phương cấp huyện, đảm bảo theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP:

“Việc chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài được quy định tại điểm c khoản 1 Điều 5; việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 38; sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực được quy định tại Điều 39 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã”.

- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây: Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch nêu trên.

- Đối với các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có dất; đối với các giao dịch về nhà ở, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà; trừ các trường hợp được thực hiện không phụ thuộc nơi cư trú theo quy định nêu trên.

Quy định việc thực hiện việc chứng thực không phụ thuộc địa giới hành chính đối với một số giao dịch như trên nhằm cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc thực hiện chứng thực một số loại giao dịch nhất định có liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở.

Chuyên đề 5

MỘT SỐ ĐIỂM MỚI SỬA ĐỔI, BỔ SUNG NGHỊ ĐỊNH 23/2015/NĐ-CP

Sau 10 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, công tác chứng thực đã đạt nhiều kết quả tích cực: tạo hành lang pháp lý rõ ràng, quy định cụ thể thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết; từng bước phân cấp thẩm quyển chứng thực cho cấp cơ sở. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số bất cập như: lạm dụng yêu cầu bản sao chứng thực trong thủ tục hành chính; một số địa phương thực hiện chứng thực bản sao không đúng quy định; có tình trạng chứng thực chữ ký chưa phù hợp với quy định của pháp luật (chứng thực chữ ký trong văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch). Bên cạnh đó, một số quy định chưa đồng bộ với Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Công chứng năm 2024, việc sắp xếp đơn vị hành chính theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, đồng thời mở rộng quy mô dân số và địa bàn. Điều này dẫn đến khối lượng công việc chứng thực tại cấp xã tăng mạnh, nhiều địa phương phản ánh tình trạng quá tải trong tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực.

Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 280/NĐ-CP ngày 27/10/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP (Viết tắt là Nghị định số 280/2025/NĐ-CP) với những điểm mới được sửa đổi, bổ sung, như sau:

1. Mở rộng người thực hiện chứng thực

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về khái niệm về “người thực hiện chứng thực". Theo đỏ, bãi bỏ chủ thể là Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng tư pháp cấp huyện, đồng thời bổ sung chủ thể là người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Cụ thể, “Người thực hiện chứng thực" là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực; công chúng viên của tổ chức hành nghề công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Cụ thể khoản 1 Điều 1 Nghị định số 280/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung các khoản 2, 3, 4 và 9 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:

“2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Quy định này được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương về việc không tổ chức chính quyền địa phương cấp huyện, đồng thời bổ sung người thực hiện chứng thực là người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Việc mở rộng chủ thể thực hiện chứng thực tại địa bàn cấp xã nhằm tạo điều kiện linh hoạt, chủ động trong tổ chức thực hiện việc chứng thực ở địa phương, giảm tải công việc cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, nâng cao hiệu quả và tính kịp thời trong việc giải quyết yêu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức, đồng thời bảo đảm sự phù hợp, thống nhất với quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương.

2. Về thẩm quyền, trách nhiệm chứng thực; việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chúng thực

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực từ tập thể (Ủy ban nhân dân cấp xã) thành cá nhân (Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã) và nêu rõ trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực trên địa bàn. Đồng thời, Nghị định quy định cơ chế ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực, cụ thể là việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực và việc ký, sử dụng con dấu khi thực hiện chứng thực được thực hiện theo quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và quy định pháp luật có liên quan, cụ thể: Khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;

e) Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;

g) Chứng thực di chúc;

h) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

i) Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm d, đ và e khoản này.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này trên địa bàn.

5. Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

c) Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

d) Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở;

đ) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại các điểm b, c, và d khoản này.

Như vậy, thực hiện quy định tại khoản 2 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật có liên quan, Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của mình như sau:

Ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc UBND cấp mình (khoản 1 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương). Trong trường hợp này, người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác có thể phân công cho cấp phó của mình thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại Nghị định số 150/2025/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và UBND xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Ví dụ: Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã; Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã sau khi được ủy quyền có thể phân công cho Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã sau khi được ủy quyền có thể phân công cho Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực.

+ Ủy quyền cho công chức thuộc UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực trên cơ sở nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh (khoản 8 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương).

* Chủ tịch Ủy ban nhân dân ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới; người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác thuộc Ủy ban nhân cấp tỉnh ủy quyền cho Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền cho công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp mình thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ, quyền hạn mà mình được giao theo quy định của pháp luật trong khoảng thời gian xác định kèm theo các điều kiện cụ thể, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền.

- Công chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn và được giao ký thừa ủy quyền thi được sử dụng con dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

+ Phản công cho Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện nhiệm vụ chứng thực (khoản 4 Điều 40 Luật Tổ chức chính quyền địa phương).

- Việc ký và sử dụng con dấu đối với văn bản thực hiện nhiệm vụ chứng thực được phân công, ủy quyền được thực hiện theo quy định tại khoản 7, khoản 8, khoản 9 Điều 14 Luật Tổ chức chính quyền địa phương và Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

3. Về phạm vi chứng thực

- Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung quy định theo hướng, việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở và chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch nêu trên. Đối với các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có dất; dối với các giao dịch về nhà ở, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà; trừ các trường hợp được thực hiện không phụ thuộc nơi cư trú theo quy định nêu trên (khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

- Việc sửa đổi quy định về thực hiện việc chứng thực không phụ thuộc địa giới hành chính đối với một số giao dịch như trên nhằm cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc thực hiện chứng thực một số loại giao dịch nhất định có liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở.

- Bổ sung thẩm quyền và trách nhiệm của công chứng viên đối với việc chứng thực chữ ký người dịch để thống nhất với quy định tại điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng năm 2024 về quyền hạn của công chứng viên.

4. Về nghĩa vụ và quyền của người thực hiện chứng thực

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã bổ sung quy định người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNell.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chúng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác (khoản 3 Điều 1).

Việc bổ sung quy định này nhằm tăng cường sử dụng dữ liệu điện tử có sẵn, tránh yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải cung cấp lại các thông tin đã có.

5. Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận bản sao, giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng điện tử

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 6 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo hướng bổ sung trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc tiếp nhận giấy tờ, tài liệu dược cấp dưới dạng bản điện tử. Quy định này nhằm hạn chế tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính; đồng thời đẩy mạnh việc tiếp nhận, sử dụng giấy tờ, tài liệu điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động chứng thực, cụ thể tại khoản 3 Điều 1 của Nghị định số 280/2025/NĐ-CP quy định:

6. Về mẫu lời chứng, mẫu số trong hoạt động chứng thực

- Về mẫu lời chứng

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung các mẫu lời chứng trong hoạt động chứng thực bao gồm 18 mẫu lời chứng về chứng thực bản sao từ bản chính, lời chứng chứng thực chữ ký, lời chứng chứng thực chữ ký người dịch, lời chứng chứng thực giao dịch (khoản 5 Điều 1 của Nghị định và Phụ lục về Danh mục mẫu lời chứng mẫu số ban hành kèm theo Nghị định số 280/2025/NĐ-CP), cụ thể khoản 5 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, như sau:

“2. Mẫu lời chứng kèm theo Nghị định này bao gồm:

a) Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính;

c) Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch;

Như vậy, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP bãi bỏ 04 mẫu lời chứng về chứng thực văn bản khai nhận di sản” để dảm bảo sự đồng bộ với Bộ luật Dân sự và Luật Công chứng.

- Về mẫu sổ chứng thực

Mẫu sổ chứng thực theo Nghị định số 280/2025/NĐ-CP bao gồm:

+ Sổ chứng thực bản sao từ bản chính;

+ Sổ chứng thực chữ ký/điểm chỉ;

+ Sổ chứng chứng chữ ký người dịch;

+ Sổ chứng thực giao dịch (khoản 6 Điều 1 của Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

Như vậy, số lượng mẫu lời chứng theo Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã giảm 4 mẫu lời chứng; số lượng mẫu sổ chứng thực không thay đổi so với Nghị định trước khi được sửa đổi. Nội dung của lời chứng, sổ chứng thực được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

7. Về cách thức thực hiện một số thủ tục về chứng thực theo hướng cải cách thủ tục hành chính

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Điều 17 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, theo hướng phần hồ sơ, cách thức thực hiện và phương thức trả kết quả đối với từng hình thức nộp hồ sơ; bổ sung phương thức trả kết quả, bao gồm trả trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo lựa chọn của người yêu cầu chứng thực (khoản 7 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

- Bổ sung Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hình thức nộp hồ sơ trực tuyến trên môi trường điện tử đối với thủ tục chứng thực giao dịch (khoản 12 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

- Bổ sung Điều 38 của Nghị định số 23/2015/ND-CP về thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường diện tử (khoản 13 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

- Bổ sung Điều 39 về thủ tục sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trưởng điện tử, kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích (khoản 14 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

Như vậy, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP bổ sung thêm hình thức nộp hồ sơ trực tuyến trên môi trường điện tử đối với thủ tục chứng thực giao dịch. Quy định này tạo sự linh hoạt cho người yêu cầu chứng thực trong thực hiện các thủ tục về chứng thực; góp phần tạo thuận lợi cho người dân, tổ chức khi thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, thúc đẩy cải cách hành chính trong hoạt động chứng thực.

8. Về quản lý nhà nước về chứng thực

- Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung Điều 43 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực, trong đó bổ sung quy định trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về: (1) Xem xét việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp xã có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả tại thời điểm quyết định việc chuyển giao, tổ chức hành nghề công chứng được phân bổ hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương: (2) Có biện pháp chấn chính tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bản (khoản 15 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

- Việc bổ sung quy định này nhằm đảm bảo nhằm giảm tải cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, góp phần đẩy mạnh quá trình xã hội hóa trong hoạt động chứng thực và cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp.

9. Những nội dụng thay thế

Thứ nhất, thay thế cụm từ “bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu giấy tờ xuất nhập cảnh giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử" tại điểm a khoản 1 Điều 24, khoản 2 Điều 40 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP bằng cụm từ “Căn cước điện tử hoặc bản chính hoặc bản sao có chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng

Thứ hai, thay thế cụm từ “Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế tại khoản 2 Điều 25 của Nghị định số 23/2015/ND-CP bằng cụm từ “Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Căn cước điện tử hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế.

Thứ ba, thay thế cụm từ “hợp đồng, giao dịch" thành “giao dịch” tại tên của Nghị định và tại các điều khoản: Điều 1; khoản 4, khoản 8 Điều 2; tại tên và khoản 4 Điều 3; khoản 3 Điều 9; khoản 1 Điều 10: Điều 11; khoản 3 Điều 145 khoản 4 Điều 25; Điều 34; Điểu 35; Điều 36; Điều 37; Điều 38; Điều 39; Điều 40 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Thứ tư, thay thế cụm từ “lệ phí" thành “phí” tại khoản 3 Điều 10; khoản 4 Điều 14; khoản 1, khoản 2 và tên Điều 15 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

10. Những nội dung bãi bỏ

Thứ nhất, bãi bỏ Điều 1 của Nghị định số 07/2025/NĐ-CP quy định về sữa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Thứ hai, quy định tại Điều 13, Điều 14, Điều 15, Điều 16, Điều 17 và khoản 2 Điều 24 của Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 2 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Thứ ba, quy định tại Điều 64 của Nghị định số 104/2025/ND-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chúng hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Thứ tư, phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP; Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; Thông tư số 08/2025/TT-BTP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 2 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp và Thông tư số 11/2025/TT-BTP sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ một số điều của các thông tư thuộc lĩnh vực quản - nhà nước của Bộ Tư pháp hết hiệu lực thi hành kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

11. Về điều khoản chuyển tiếp

- Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã quy định: Đối với các giao dịch đã chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực, việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ hồ sơ chứng thực giao dịch.

- Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, số chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, số chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.

- Việc bổ sung quy định nêu trên tại điều khoản chuyển tiếp nhằm bảo đảm không có khoảng trống pháp lý về yêu cầu chứng thực sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, cấp bản sao văn bản chứng thực đối với việc chứng thực các giao dịch đã thực hiện tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã trước sắp xếp và tránh lãng phí (khoản 16 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP).

Chuyên đề 6

XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC

1. Về hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Điều 34 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, như sau:

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực;

b) Không thực hiện yêu cầu chứng thực đúng thời hạn theo quy định;

c) Chứng thực ngoài trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

d) Từ chối yêu cầu chứng thực không đúng quy định của pháp luật;

đ) Không bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; không niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết, phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của tổ chức thực hiện chứng thực;

e) Không ghi hoặc ghi không rõ địa điểm chứng thực; thực hiện chứng thực ngoài trụ sở mà không ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực;

g) Ghi lời chứng không đúng mẫu theo quy định của pháp luật;

h) Lập, quản lý, sử dụng sổ chứng thực không đúng quy định của pháp luật;

i) Không chứng thực đầy đủ chữ ký của tất cả những người đã ký trong văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký;

k) Cộng tác viên dịch thuật không đăng ký lại chữ ký mẫu khi thay đổi chữ ký theo quy định.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà không ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu theo đúng quy định; không ghi lời chứng vào trang cuối của bản sao giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên; không đóng dấu giáp lai đối với bản sao giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực đã ký có từ 02 tờ trở lên;

b) Chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc không ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký;

c) Không ghi lời chứng trong văn bản chứng thực;

d) Nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu chứng thực ngoài phí, chi phí chứng thực đã được niêm yết;

đ) Không lưu trữ sổ chứng thực, giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký trong thời hạn 02 năm, trừ trường hợp chứng thực chữ ký của người giám định trong bản kết luận giám định tư pháp;

e) Không thực hiện báo cáo thống kê số liệu về chứng thực định kỳ 06 tháng và hằng năm;

g) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà không ghi vào sổ chứng thực.

4. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung;

b) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại;

c) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp;

d) Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập mà không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

đ) Chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực thẻ căn cước công dân hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu không còn giá trị sử dụng;

e) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

g) Chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ, chồng; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi; cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại; anh, chị, em ruột; anh, chị, em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi của người chứng thực.

5. Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 09 tháng đến 12 tháng đối với một trong các hành vi sau:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;

b) Chứng thực bản sao từ bản chính mà không đối chiếu với bản chính;

c) Chứng thực chữ ký trong trường hợp tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

6. Hình thức xử phạt bổ sung:

a) Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 03 tháng đến 06 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm b, c và d khoản 3 Điều này;

b) Tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên từ 06 tháng đến 09 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm a, b, c, d, e và g khoản 4 Điều này;

c) Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này.

7. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện chứng thực thông báo trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở về văn bản đã được chứng thực tại các điểm e và g khoản 2, các điểm a, b, c và g khoản 3, khoản 4, khoản 5 Điều này;

b) Buộc nộp lại bản chính giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung cho cơ quan, người có thẩm quyền đã cấp đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 Điều này, trừ trường hợp bản chính đã bị tịch thu theo quy định tại điểm c khoản 6 Điều này;

c) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại điểm d khoản 3 Điều này.

2. Về Hành vi vi phạm quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch

Điều 35 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định về mức xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch, như sau:

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ do cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền cấp để chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng giấy tờ giả của cá nhân để được chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi mạo danh chủ thể để được chứng thực hợp đồng, giao dịch.

4. Hình thức xử phạt bổ sung:

Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung hoặc làm giả đối với hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc cơ quan thực hiện chứng thực đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này;

3. Về Hành vi vi phạm quy định về chứng thực chữ ký người dịch

Điều 36 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP quy định mức xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định về chứng thực chữ ký người dịch, như sau:

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung giấy tờ, văn bản cần dịch hoặc văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ của người dịch theo quy định của pháp luật.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi dịch sai để trục lợi.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng giấy tờ giả của cá nhân để dịch hoặc yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.

4. Hình thức xử phạt bổ sung:

Tịch thu tang vật là giấy tờ, văn bản bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều này.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc cơ quan thực hiện chứng thực đang lưu trữ hồ sơ chứng thực thông báo trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về bản dịch đã được chứng thực quy định tại các khoản 2 và 3 Điều này;

c) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều này.