TÌM HIỂU MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ HỘ TỊCH

23/12/2025 - 15:02

Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016 đến nay đã được gần 10 năm. Việc tổ chức triển khai thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành trong thời gian qua đã góp phần quan trọng trong việc bảo vệ ngày càng tốt hơn quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người dân; đồng thời nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch và dân cư.

Cùng với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong lĩnh vực hộ tịch, hằng năm có hàng triệu việc hộ tịch của người dân được tiếp nhận, đăng ký và giải quyết kịp thời, đúng quy định, góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân và cơ quan nhà nước. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử từng bước được hình thành, kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tạo nền tảng quan trọng cho việc xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Thông qua việc thực hiện Luật Hộ tịch, đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch ở cơ sở từng bước được kiện toàn, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ được nâng lên; nhận thức của người dân về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc đăng ký hộ tịch ngày càng được cải thiện. Qua đó, công tác quản lý dân cư được thực hiện thống nhất, đầy đủ, chính xác hơn, phục vụ hiệu quả cho việc hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội.

Để các tổ chức, cá nhân nắm được các quy định của pháp luật về hộ tịch, Sở Tư pháp tỉnh Tuyên Quang giới thiệu một số quy định của pháp luật về hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể như sau:

CHUYÊN ĐỀ 1

MỘT SỐ ĐIỂM MỚI VỀ PHÂN ĐỊNH THẨM QUYỀN TRONG TỔ CHỨC CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG 2 CẤP LĨNH VỰC HỘ TỊCH

Ngày 11/6/2025, Chính chủ đã ban hành Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (Nghị định số 120/2025/NĐ-CP). Ngày 12/6/2025, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 08/2025/TT-BTP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (Thông tư số 08/2025/TT-BTP).

Nghị định và Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, trong đó quy định về phân định thẩm quyền giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện được chuyển giao cho UBND cấp xã; trình tự, thủ tục thực hiện tại UBND cấp xã khi tiếp nhận nhiệm vụ được chuyển giao, cụ thể như sau:

1. Quy định về phân định thẩm quyền giải quyết các việc hộ tịch

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 08/2025/TT-BTP thì:

- Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 7, Chương III của Luật Hộ tịch, các Điều 1, 29, 31, 32, 33, 35, 36, 38, 39 và 41 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận thông tin hộ tịch quy định tại Điều 8 của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

- Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 8, khoản 2 Điều 11, khoản 1 Điều 15, khoản 1 Điều 20, khoản 2 Điều 22 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Như vậy, ngoài việc thực hiện đăng ký sự kiện hộ tịch theo thẩm quyền được quy định tại khoản 1 Điều 7 Luật Hộ tịch, UBND cấp xã thực hiện đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài và việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để xác nhận thông tin hộ tịch, cụ thể:

(1) Đăng ký khai sinh:

- UBND cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh đối với các trường hợp:

(i) Trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch; có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch.

(ii) Trẻ em được sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam; có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.

- UBND cấp xã nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện đăng ký khai sinh cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh, nếu có hồ sơ, giấy tờ cá nhân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trong đó có ghi nơi sinh tại Việt Nam.

(2) Đăng ký kết hôn:

- UBND cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài; giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài.

Trường hợp người nước ngoài cư trú tại Việt Nam có yêu cầu đăng ký kết hôn tại Việt Nam thì UBND xã nơi cư trú của một trong hai bên thực hiện đăng ký kết hôn.

- UBND cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn trước đây thực hiện đăng ký lại kết hôn cho công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người nước ngoài đã đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

+ Trường hợp việc kết hôn trước đây thực hiện tại UBND cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp thì UBND cấp xã nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện đăng ký lại kết hôn; trường hợp người yêu cầu không cư trú tại Việt Nam thì do UBND cấp xã nơi có trụ sở của Sở Tư pháp thực hiện.

+ Trường hợp công dân Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp giấy tờ cho phép cư trú, có yêu cầu kết hôn với nhau hoặc kết hôn với công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì thẩm quyền đăng ký kết hôn thuộc UBND cấp huyện.

(3) Đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ:

UBND cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ hoặc người giám hộ thực hiện đăng ký giám hộ giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài cùng cư trú tại Việt Nam. UBND cấp xã nơi thực hiện việc đăng ký giám hộ thực hiện thủ tục đăng ký chấm dứt giám hộ.

(4) Đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con

- UBND cấp xã nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài; giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với

người nước ngoài; giữa người nước ngoài với nhau mà một hoặc cả hai bên thường trú tại Việt Nam.

- Trường hợp đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con mà một bên có yêu cầu là người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.

(5) Đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc:

- UBND cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của người nước ngoài có thẩm quyền giải quyết việc cải chính, bổ sung hộ tịch đối với người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

- UBND cấp xã nơi người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng ký hộ tịch trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

- UBND cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc.

- Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp thì thẩm quyền giải quyết được xác định như sau:

+ Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc;

+ Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người đó thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

+ Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có trụ sở của Sở Tư pháp đã đăng ký việc hộ tịch trước đây thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.

Sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, Ủy ban nhân dân cấp xã gửi thông báo kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho Sở Tư pháp để ghi chú vào Sổ hộ tịch theo quy định.

- Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại UBND cấp huyện mà không xác định được thẩm quyền như đã nêu trên thì áp dụng quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP để xác định thẩm quyền giải quyết.

(6) Ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài:

- UBND cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- UBND cấp xã nơi cá nhân đã đăng ký kết hôn hoặc ghi chú việc kết hôn trước đây ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn của cá nhân đã thực hiện ở nước ngoài.

+ Trường hợp việc kết hôn hoặc ghi chú việc kết hôn trước đây thực hiện tại Sở Tư pháp thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện.

+ Trường hợp công dân Việt Nam không thường trú tại Việt Nam thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú trước khi xuất cảnh của công dân Việt Nam thực hiện.

+ Công dân Việt Nam từ nước ngoài về thường trú tại Việt Nam có yêu cầu ghi chú ly hôn mà việc kết hôn trước đây được đăng ký tại cơ quan đại diện hoặc tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi công dân Việt Nam thường trú thực hiện.

+ Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài có yêu cầu ghi chú ly hôn để kết hôn mới mà việc kết hôn trước đây được đăng ký tại cơ quan đại diện hoặc tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì việc ghi chú ly hôn do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận hồ sơ kết hôn mới thực hiện.

+ Trường hợp công dân Việt Nam không thường trú tại Việt Nam có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn để làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thì thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đã đăng ký kết hôn trước đây hoặc nơi đăng ký kết hôn mới.

- UBND cấp xã nơi cư trú của người có trách nhiệm khai tử thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai tử đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

(7) Đăng ký khai tử:

UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

(8) Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử:

UBND cấp xã khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn hoặc người có yêu cầu đang cư

trú trên địa bàn; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn theo quy định pháp luật.

2. Quy định về trách nhiệm quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch của UBND cấp tỉnh và UBND cấp xã

Về cơ bản, trách nhiệm quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch của UBND cấp tỉnh và UBND cấp xã được tiếp tục thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành. Nghị định số 120/2025/NĐ-CP chỉ quy định những nhiệm vụ mới có liên quan đến việc phân định thẩm quyền từ cấp huyện, cụ thể:

2.1. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã:

- Thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương; cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong phạm vi địa phương quản lý; tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và thống kê số liệu đăng ký hộ tịch báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Công chức tư pháp - hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điều 4 của Nghị định số 120/2025/NĐ-CP; tổng hợp, đánh giá tình hình thực hiện công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và thống kê số liệu đăng ký hộ tịch trên địa bàn.

2.2. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND cấp tỉnh:

- Thu hồi, hủy bỏ giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký hộ tịch do UBND cấp huyện, UBND cấp xã cấp, đăng ký trái quy định pháp luật và giấy tờ hộ tịch, nội dung đăng ký hộ tịch do Sở Tư pháp cấp, đăng ký trước đây trái quy định pháp luật, trừ trường hợp kết hôn trái pháp luật theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014 (Điều 6 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP);

- Xem xét, phê duyệt các đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử hợp lệ của Ủy ban nhân dân cấp xã; cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch điện tử trước khi điều chỉnh, xóa bỏ theo văn bản, quyết định có hiệu lực pháp luật cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung quy định tại khoản 3 Điều 13 của Thông tư số 01/2022/TT-BTP (Điều 6 Thông tư số 08/2025/TT-BTP).

3. Về trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký hộ tịch

Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định UBND cấp xã thực hiện các thủ tục được chuyển giao từ UBND cấp huyện theo hướng kế thừa trình tự, thủ tục của UBND cấp huyện và một số quy định nhằm đơn giản hóa, cải cách thủ tục hành chính, cụ thể:

3.1. Trình tự, thủ tục giải quyết các việc hộ tịch được chuyển giao:

Nghị định số 120/2025/NĐ-CP và Thông tư số 08/2025/TT-BTP không quy định trình tự, thủ tục riêng đối với các thủ tục đăng ký hộ tịch của UBND cấp huyện chuyển giao xuống UBND cấp xã. Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp nhận, giải quyết việc đăng ký hộ tịch được chuyển giao theo trình tự, thủ tục

ĐKHT của UBND cấp huyện đang được quy định tại Luật Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành.

Khi thực hiện các trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch, các nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện sẽ được chuyển giao tương ứng cho Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; các nhiệm vụ của Phòng Tư pháp, Trưởng phòng Tư pháp, công chức làm công tác hộ tịch cấp huyện sẽ được chuyển giao cho công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã.

3.2. Một số quy định đơn giản hóa TTHC

- Quy định về thực hiện TTHC “Phi địa giới hành chính”:

Trên cơ sở nguyên tắc lấy người dân làm trung tâm, tạo thuận lợi nhất cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện TTHC, Nghị định số 120/2025/NĐ-CP đã quy định việc thực hiện TTHC theo hướng “phi địa giới hành chính”, theo đó: “Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định”.

- Người yêu cầu đăng ký hộ tịch không phải nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ nếu có thể khai thác được trên cơ sở dữ liệu dùng chung, nhằm tăng cường trách nhiệm của cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc tra cứu thông tin của công dân khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch:

Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định: Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có quyền lựa chọn nộp hoặc xuất trình bản giấy hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch hoặc cung cấp thông tin về giấy tờ hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp không tra cứu được do không có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch nộp hoặc xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh.

Bên cạnh đó, Điều 4 Thông tư số 08/2025/TT-BTP quy định: Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính hoặc bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VNeID).

- Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, tăng cường thực hiện đăng ký trực tuyến toàn trình, Nghị định số 120/2025/NĐ-CP quy định việc trả kết quả đăng ký hộ tịch theo hướng linh hoạt, thuận lợi hơn, không yêu cầu người dân phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch (trừ thủ tục đăng ký kết hôn).

Theo đó, người yêu cầu đăng ký khai sinh (bao gồm đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ giấy tờ cá nhân), đăng ký khai tử (bao gồm đăng ký lại khai tử), đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký giám hộ, đăng ký thay đổi, chấm dứt giám hộ, đăng ký giám sát việc giám hộ, chấm dứt giám sát việc giám hộ; đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch (khoản 2 Điều 5). Các TTHC này đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình, chỉ còn thủ tục đăng ký kết hôn là bắt buộc hai bên nam nữ phải có mặt khi nhận Giấy chứng nhận kết hôn.

- Về thời hạn giải quyết hồ sơ:

Tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 120/2025/NĐ-CP đã quy định rõ ràng hơn về thời hạn giải quyết các TTHC (thống nhất quy định “ngày làm việc”) và rút ngắn thời gian giải quyết các TTHC, cụ thể như:

+ Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp cần xác minh thì thời hạn kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

+ Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Thời hạn xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có thẩm quyền giải quyết là 05 ngày làm việc. Thời hạn niêm yết tại trụ sở của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con là 05 ngày làm việc.

+ Thời hạn giải quyết thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp phải xác minh thì thời hạn kéo dài nhưng không quá 08 ngày làm việc.

- Về cách ghi Sổ, giấy tờ hộ tịch (Điều 5 Thông tư số 08/2025/TT-BTP):

Cách ghi Sổ, giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5 và 6, các điểm a, b, c, đ, e và h khoản 7, khoản 9 Điều 29 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP và quy định sau:

+ Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh hoặc ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh trước đây hoặc cơ quan đang lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định.

+ Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc

kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn hoặc ghi chú kết hôn trước đây hoặc cơ quan đang lưu trữ Sổ đăng ký kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định.

+ Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 6 Điều 29 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngay sau khi nhận được bản án, quyết định (bao gồm các giấy tờ hộ tịch).

+ Thông tin về địa danh hành chính trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch được ghi trong các biểu mẫu hộ tịch được thực hiện theo 02 cấp hành chính hiện hành.

4. Quy định chuyển tiếp

Để bảo đảm thực hiện nhiệm vụ thông suốt, liên tục, không gián đoạn, Nghị định quy định thẩm quyền giải quyết các việc hộ tịch trong trường hợp không xác định được UBND cấp xã có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP, cụ thể:

- Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch mà Ủy ban nhân dân cấp huyện đã tiếp nhận nhưng chưa giải quyết xong hoặc đã giải quyết xong nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần xử lý thì chuyển giao cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người có yêu cầu tiếp tục giải quyết, xử lý. Trường hợp người yêu cầu đã thay đổi nơi cư trú sang địa bàn cấp tỉnh khác hoặc cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú trước đây có trách nhiệm xử lý.

- Trường hợp không xác định được Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại khoản này hoặc người yêu cầu đăng ký hộ tịch không có nơi cư trú tại Việt Nam thì Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu hoặc phản ánh của người dân. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Sở Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc theo uỷ quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao Ủy ban nhân dân cấp xã phù hợp giải quyết, bảo đảm thuận lợi nhất cho người có yêu cầu. Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo và hướng dẫn người có yêu cầu nộp hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Như vậy, đối với trường hợp người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại UBND cấp huyện có yêu cầu đăng ký lại khai sinh, khai tử, kết hôn, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, nhưng không xác định được UBND cấp xã có thẩm quyền giải quyết theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 120/2025/NĐ-CP do đã cư trú ở nước ngoài hoặc không có nơi cư trú tại Việt Nam thì áp dụng quy định nêu trên để thực hiện

CHUYÊN ĐỀ 2

QUY ĐỊNH CHUNG VỀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014;

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công;

- Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực;

- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản l‎ý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số87/2020/NĐ- CPngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP ngày 08/4/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 08/2025/TT-BTP ngày 12/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp và phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp;

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch.

- Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. NỘI DUNG

Đăng ký khai sinh là việc cơ quan nhà nước công nhận/xác nhận sự kiện một người được sinh ra và ghi vào sổ các thông tin cơ bản của người đó (gồm: họ, chức đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; số định danh cá nhân) và của cha mẹ (gồm họ, chữ đệm, tên, nơi cư trú, số định danh cá nhân (nếu có) cua cha, mẹ…). Đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh là hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, tạo cơ sở pháp lý để xác định tư cách công dân, qua đó chính thức thiết lập mối quan hệ giữa công dân với Nhà nước; đồng thời là cơ sở pháp lý để cá nhân xác lập/thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình.

2.1. Quy định chung về đăng ký khai sinh 2.1.1. Quyền được khai sinh

Quyền được khai sinh được quy định tại Điều 30 của Bộ luật Dân sự năm 2015: cá nhân từ khi sinh ra có quyền được khai sinh. Điều 6 Luật hộ tịch năm 2014 quy định: “Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam có quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch.”

2.1.2. Quyền, trách nhiệm đăng ký khai sinh

Luật hộ tịch quy định trách nhiệm của hai nhóm đối tượng phải đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Nhóm thứ nhất: Luật quy định trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Đối với trẻ em bị bỏ rơi, trẻ em chưa xác định được cha mẹ thì cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Trên đây là những người có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh cho trẻ em (theo khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch).

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP: Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật hộ tịch thì không phải có văn bản uỷ quyền của cha, mẹ, trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.

Nhóm thứ hai (công chức làm công tác hộ tịch), Luật hộ tịch quy định công chức tư pháp - hộ tịch tại cơ quan đại diện hoặc cập nhật đăng ký khai sinh cho trẻ em. UBND xã có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký khai sinh cho trẻ em trên địa bàn xã. Tư pháp hộ tịch có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trên địa bàn quản lý của đơn vị. Công chức tư pháp hộ tịch phải hoàn thành việc đăng ký khai sinh cho trẻ em theo chủ trị/Phó chủ tịch UBND xã cấp xã; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó Chủ tịch và trước pháp luật về công tác hộ tịch, nhận đơn, trả kết quả, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác về hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo UBND xã, hiệu trưởng trường trên địa bàn.

2.1.3. Xác định nội dung khi đăng ký khai sinh

Các nội dung đăng ký khai sinh bao gồm:

- Thông tin của người được khai sinh bao gồm: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; dân tộc; quốc tịch.

- Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;

Các nội dung này, người đi đăng ký khai sinh có trách nhiệm trao đổi thống nhất với cha, mẹ của trẻ và chịu trách nhiệm trước cơ quan đăng ký hộ tịch về việc này.

* Xác định họ, dân tộc của trẻ

Điều 6 Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em được như sau:

“Nội dung khai sinh được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Luật hộ tịch, khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/ND-CP và hướng dẫn sau đây:

- Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

- Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con thì việc đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.”

Nội dung đăng ký khai sinh theo quy định tại Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm các thông tin của người được đăng ký khai sinh (họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch) và thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh (họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc, quốc tịch; nơi cư trú), giấy tờ chứng minh cá nhân của người được đăng ký khai sinh...

Việc xác định họ, dân tộc của trẻ: Theo quy định tại Điều 26 Bộ luật Dân sự năm 2015, “Họ, tên của cá nhân được xác định theo họ, tên khai sinh của người đó”. Việc xác định họ, tên phải phù hợp với pháp luật và đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân. Trường hợp cha mẹ xác định được thỏa thuận họ của con thì họ của con được xác định theo thỏa thuận của cha mẹ.

Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết hơn về việc cha mẹ có thể thỏa thuận họ, dân tộc, quê quán cho con theo tập quán của dân tộc cha hoặc mẹ. Nếu không thỏa thuận được thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ. Ví dụ: lựa chọn họ, xác định họ, xác định quê quán của con theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.

Quy định này được đặt ra nhằm trường hợp trên thực tế nhiều người dân lựa chọn cho con theo tập quán của một số dân tộc, đồng thời người dân tại địa bàn khác nhau có phong tục tập quán khác nhau. Có trường hợp dẫn đến họ, dân tộc không giống nhau giữa các thành viên trong gia đình do họ khác nhau...

Một số trường hợp trẻ được đăng ký khai sinh trước đây (trước thời điểm Thông tư số 04/2020/TT-BTP có hiệu lực ngày 17/6/2020) mà không theo họ, dân tộc cha mẹ thì họ dân tộc người đó được thực hiện theo thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch (thủ tục cải chính hộ tịch). Trong trường hợp này, người dân phải làm đơn có chữ ký, cán bộ tư pháp hộ tịch sẽ hỗ trợ thực hiện.

Hiện tại, việc ghi thành phần dân tộc trong các giấy tờ tùy thân, CMND, hộ chiếu… được thực hiện theo quy định của Chính phủ về công tác dân tộc ban hành theo Quyết định số 121-TCTK/PPĐD ngày 03/02/1979 của Tổng cục Dân tộc và Thống kê.

Để đảm bảo quyền lợi của người dân, nhất là những người đang sinh sống tại các trung tâm vùng dân tộc, trẻ em khi sinh ra có người cha quốc tịch Việt Nam thì phải được quyền đăng ký khai sinh và có dân tộc theo hướng dẫn của Ủy ban dân tộc, ví dụ: Pa-cô (Pa-cô).

* Về việc đặt tên cho trẻ

Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: Cá nhân có quyền có họ, tên (bao gồm cả chữ đệm, nếu có). Họ, tên của mỗi người được xác định theo họ, tên khai sinh của người đó. Tên của công dân Việt Nam phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam; không đặt tên bằng số, bằng một ký tự mà không phải là chữ. Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định: “Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.”

“Tên” trong trường hợp này được hiểu bao gồm họ, chữ đệm và tên; Họ (từ đầu tiên) và tên (từ cuối cùng) thường chỉ có một từ; chữ đệm (ở giữa) có thể có, có thể không và nếu có thì cũng không nên đặt quá dài, khuyến nghị chỉ nên đặt “chữ đệm” tối đa 3 từ.

Như vậy, khi đăng ký khai sinh cho trẻ phải đặt tên cho trẻ bằng tiếng Việt. Kể cả trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ mà có một bên cha, hoặc mẹ là người nước ngoài, chọn quốc tịch Việt Nam cho con, thì cũng phải đặt tên bằng tiếng Việt cho trẻ.

* Về việc xác định quốc tịch cho trẻ khi đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài

Việc xác định quốc tịch Việt Nam cho trẻ em khi đăng ký khai sinh được thực hiện theo quy định pháp luật Việt Nam về quốc tịch.

Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con khi đăng ký khai sinh, phải có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch của cha mẹ có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ em có quốc tịch theo quy định pháp luật Việt Nam hoặc theo quy định pháp luật quốc tế. Nếu không có thỏa thuận này thì việc trẻ có quốc tịch phụ thuộc vào quy định pháp luật hộ tịch nước ngoài. Đồng thời cha, mẹ phải làm giấy tờ để chứng minh về quốc tịch trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh.

Trên thực tế, trường hợp cha mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, giấy tờ đăng ký khai sinh sẽ được cấp theo mô hình lựa chọn quốc tịch của quốc gia khác cho trẻ. Đối với những quốc gia từng thuộc địa hoặc người nước đó có nguồn gốc Ấn Độ, khi khai sinh con của cha mẹ lựa chọn quốc tịch Ấn Độ, mặc dù cha hoặc mẹ không phải quốc tịch Ấn Độ nhưng khi lựa chọn quốc tịch Ấn Độ cho con thì vẫn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của quốc thống về thẩm quyền xác định quốc tịch Ấn Độ cho con.

Trường hợp trẻ em đã được cấp Hộ chiếu nước ngoài hoặc đã được đăng ký hộ tịch tại nước ngoài, khi đăng ký khai sinh tại cơ quan Việt Nam thì không đồng thời xác định hộ tịch trong xen kẽ, nếu xác định thì chỉ cấp được xác nhận quốc tịch nhưng không đồng thời được xác định quốc tịch của con mà phải để thực hiện đầy đủ các thủ tục hộ tịch.

* Về cấp số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh

Theo quy định của Luật Căn cước công dân, số định danh cá nhân (ĐDCN) được cấp cho mỗi công dân Việt Nam. Đối với người dưới 14 tuổi, số ĐDCN được ghi vào Giấy khai sinh và đây cũng là số Thẻ căn cước công dân của người đó khi đủ tuổi được cấp căn cước công dân.

Số ĐDCN là dãy số tự nhiên gồm 12 số, gồm 6 số đầu là mã thể hiện sinh, giới tính, năm sinh, nơi đăng ký khai sinh (mã tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương) và 6 số tiếp theo là số tự nhiên (số lượng trẻ em nam/nữ của một tỉnh sinh ra trong một năm). Số ĐDCN được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Số ĐDCN được cấp ngay cho trẻ em là công dân Việt Nam khi đăng ký khai sinh. Các trường hợp đăng ký khai sinh không mang quốc tịch Việt Nam thì vẫn thực hiện đăng ký theo thủ tục hộ tịch thông thường nhưng không cấp số định danh cá nhân.

2.2. Đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp xã

* Hồ sơ đăng ký khai sinh

- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký khai sinh (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu đăng ký khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

- Trường hợp người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy chứng sinh thì không phải nộp bản giấy.

- Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.

- Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý:

- Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VneID).

Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.

Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi lại thông tin hoặc chụp lại, ký xác nhận để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong CSDLQGVDC theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai sinh trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

- Trường hợp người yêu cầu đăng k‎ý hộ tịch lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định; Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục

vụ hành chính công thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định trước khi nhận kết quả.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không cung cấp được giấy tờ theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

-Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.

-Đối với việc xác định họ, dân tộc, quê quán, đặt tên cho trẻ:

+ Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

+ Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.

-Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.

2.3. Đăng ký khai sinh cho một số trường hợp đặc biệt * Đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi

- Thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh: Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi lập biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi.

- Trình tự, thủ tục:

Bước 1: Lập biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi. Người phát hiện trẻ bị bỏ rơi có trách nhiệm bảo vệ trẻ và thông báo ngay cho Uỷ ban nhân dân hoặc công an cấp xã nơi trẻ bị bỏ rơi; trường hợp trẻ bị bỏ rơi tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế có trách nhiệm thông báo.

Ngay sau khi nhận được thông báo, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Trưởng công an cấp xã có trách nhiệm tổ chức lập biên bản.

Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm giao trẻ cho cá nhân hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng theo quy định pháp luật.

Bước 2: Niêm yết Uỷ ban nhân cấp xã, nơi lập biên bản có trách nhiệm niêm yết tại trụ sở Uỷ ban nhân dân trong 7 ngày liên tục về việc trẻ bị bỏ rơi.

Hết thời hạn niêm yết, nếu không có thông tin về cha, mẹ đẻ của trẻ/không có người nhận là cha, mẹ đẻ và chứng minh được mối quan hệ với trẻ, Uỷ ban nhân dân cấp xã thông báo cho cá nhân hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ để tiến hành đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Bước 3: Đăng ký khai sinh

+ Người có trách nhiệm đăng ký khai sinh là cá nhân hoặc đại diện tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ.

+ Hồ sơ đăng ký khai sinh tương tự như hồ sơ đăng ký khai sinh thông thường: Biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi có giá trị thay thế Giấy chứng sinh trong trường hợp trẻ không có Giấy chứng chứng sinh.

+ Họ, chữ đệm, tên của trẻ được xác định theo quy định của pháp luật dân sự. Phần khai về cha, mẹ của trẻ trong Giấy khai sinh và Sổ hộ tịch để trống (tuyệt đối không gạch chéo hoặc tự ý ghi tên của người tạm thời nuôi dưỡng trẻ vào các phần khai này); trong Sổ hộ tịch ghi rõ “Trẻ bị bỏ rơi”.

Lưu ý: Trong trường hợp có căn cứ xác định họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh của trẻ (ví dụ như Giấy chứng sinh) thì ghi theo họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh đó.

Trường hợp trẻ bị bỏ rơi mà có giấy tờ kèm theo ghi họ tên của trẻ và họ tên của cha mẹ, nhưng sau khi niêm yết theo quy định mà không tìm được cha mẹ đẻ, thì phải để trống, không ghi tên cha mẹ vào Giấy khai sinh; chỉ ghi họ tên cha mẹ vào cột Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh để theo dõi. Trong trường hợp này, họ tên trẻ sẽ do người yêu cầu đăng ký khai sinh đặt.

* Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ: Hồ sơ, trình tự giải quyết: Thực hiện tương tự trường hợp đăng ký khai sinh thông thường tại Uỷ ban nhân dân cấp xã; đồng thời trong hồ sơ cần có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hồ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ. Thông tin về cha, mẹ của trẻ em ghi theo thông tin của cặp vợ chồng mang thai hộ.

* Đăng ký khai sinh tại khu vực biên giới (Điều 17, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP): Trẻ sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại địa bàn xã ở khu vực biên giới, người kia là công dân nước láng giềng thường trú tại đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam tiếp giáp với xã ở khu vực biên giới của Việt Nam nơi công dân Việt Nam thường trú,

Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Người yêu cầu đăng ký khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

Trường hợp người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy chứng sinh thì không phải nộp bản giấy.

- Văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài về việc trẻ có quốc tịch nước ngoài theo quy định của pháp luật nước đó.

- Bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân, giấy tờ chứng minh nơi thường trú ở khu vực biên giới của công dân nước láng giềng.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công dân Việt Nam để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Đối với yêu cầu đăng ký khai sinh mà cha, mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn, trên cơ sở thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn cung cấp trong Tờ khai đăng ký khai sinh, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của cha, mẹ trẻ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC. Kết quả tra cứu được lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin tại thời điểm tra cứu và đính kèm hồ sơ của người đăng ký. Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân do chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC, thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn xác minh, cung cấp thông tin. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

- Đối với việc xác định họ, dân tộc, quê quán, đặt tên cho trẻ:

2.4. Đăng ký lại khai sinh

Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất và người yêu cầu còn sống tại thời điểm có yêu cầu.

- Thành phần hồ sơ

- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh, trong đó có cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật, không còn bản chính Giấy khai sinh, đã nộp đủ các giấy tờ hiện có và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến).

- Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm:

+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh); Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.

+ Trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan,tổ chứccó thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước hoặc Hộ chiếu; giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ

quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

+ Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch cung cấp thông tin về giấy tờ hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC. Trường hợp không tra cứu được do không có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC thì cơ quan đăng ký hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký hộ tịch nộp/xuất trình giấy tờ liên quan để chứng minh.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký lại khai sinh trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký lại khai sinh trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

- Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

2.5. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Người yêu cầu đăng ký khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy chứng sinh.

Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì thay bằng: văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh, nếu không có văn bản của người làm chứng thì thay thế bằng văn bản cam đoan về việc sinh;

Trường hợp trẻ em sinh ra tại nước ngoài thì nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con.

- Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được lựa chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch là phù hợp quy định pháp luật của nước đó;

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh. Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về nội dung khai sinh;

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Giấy tờ chứng minh việc trẻ em nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam trong trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với yêu cầu đăng ký khai sinh mà cha, mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn, trên cơ sở thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn cung cấp trong Tờ khai đăng ký khai sinh, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của cha, mẹ trẻ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với CSDLHTĐT, CSQGVDC. Kết quả tra cứu được lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin tại thời điểm tra cứu và đính kèm hồ sơ của người đăng ký. Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân do chưa có thông tin trong CSDLHTĐT, CSQGVDC, thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn xác minh, cung cấp thông tin. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong CSQGVDC theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

- Đối với việc xác định họ, dân tộc, quê quán, đặt tên cho trẻ:

2.6. Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Người yêu cầu đăng ký khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy chứng sinh.

* Giấy tờ phải xuất trình:

tờ này đã có trong CSDLQGVDC, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với yêu cầu đăng ký khai sinh mà cha, mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn, trên cơ sở thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn cung cấp trong Tờ khai đăng ký khai sinh, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của cha, mẹ trẻ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với CSDLHTĐT, CSQGVDC. Kết quả tra cứu được lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin tại thời điểm tra cứu và đính kèm hồ sơ của người đăng ký. Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân do chưa có thông tin trong CSDLHTĐT, CSQGVDC, thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn xác minh, cung cấp thông tin. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp

kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VneID).

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

- Đối với việc xác định họ, dân tộc, quê quán, đặt tên cho trẻ:

2.7. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân

Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký khai sinh (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến).

- Người yêu cầu đăng ký khai sinh thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Văn bản cam đoan về việc chưa được đăng ký khai sinh;

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm: Thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, Căn cước điện tử, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu; giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

- Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

2.8. Cách ghi Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh theo Điều 31 Thông tư 04/2020/TT-BTP như sau:

(1) Họ, chữ đệm, tên của người được khai sinh phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu.

(2) Ngày, tháng, năm sinh của người được khai sinh được ghi bằng số và bằng chữ. Ví dụ, ngày, tháng, năm sinh: 15/01/2020; ghi bằng chữ: Ngày mười lăm, tháng một, năm hai nghìn không trăm hai mươi.

(3) Mục Nơi sinh được ghi như sau:

- Trường hợp trẻ em sinh tại bệnh viện, nhà hộ sinh, trạm y tế, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (sau đây gọi chung là cơ sở y tế) thì ghi tên cơ sở y tế và địa chỉ trụ sở cơ sở y tế đó.

- Trường hợp trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế, bao gồm trường hợp sinh tại nhà, sinh trên phương tiện giao thông, trên đường, trong trại tạm giam, trại giam hoặc

tại địa điểm khác thì ghi địa danh hành chính thực tế, nơi trẻ em sinh ra (ghi đủ 3 cấp đơn vị hành chính).

- Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài thì Nơi sinh được ghi theo tên thành phố và tên quốc gia, nơi trẻ em được sinh ra; trường hợp trẻ em sinh ra tại quốc gia liên bang thì ghi tên thành phố, tên tiểu bang và tên quốc gia đó.

- Trường hợp đăng ký lại khai sinh mà không xác định được đầy đủ thông tin về nơi sinh thì mục Nơi sinh ghi cấp tỉnh nếu sinh tại Việt Nam hoặc tên quốc gia nếu sinh ở nước ngoài (ví dụ: tỉnh Vĩnh Phúc hoặc Hoa Kỳ).

(4) Mục Nơi cư trú được ghi như sau:

- Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú, thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

- Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

(5) Mục Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.

(6) Mục Nơi đăng ký khai sinh phải ghi đúng tên cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định của pháp luật.

(7) Trường hợp cha hoặc mẹ của người được khai sinh là người nước ngoài thì ghi tên người đó theo đúng hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

(8) Tên địa danh, tên quốc gia nước ngoài được viết theo tên đã được phiên âm sang tiếng Việt (ví dụ: Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Hoa Kỳ....); trường hợp không có phiên âm tiếng Việt thì viết theo phiên âm La-tinh (ví dụ: Osaka; New York....).

(9) Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại mặt sau của Giấy khai sinh sử dụng để ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú.

(10) Việc hướng dẫn ghi họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân, nơi đăng ký, địa danh, quốc gia, phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại điều này được áp dụng để ghi thống nhất trong các Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác.

GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Đăng ký khai sinh cho trẻ em tại nơi sinh sống thực tế

Hỏi: Anh Nguyễn Văn A có hộ khẩu thướng trú tại thành phố Hà Nội, vợ anh là Ngô Thị M có hộ khẩu thường trú tại Bắc Giang. Nhưng nhiều năm nay vợ chồng anh tạ trú, làm ăn tại tỉnh Bình Dương. Tháng 11/2025 chị M sinh con tại Bình Dương, nhưng chưa đăng ký khai sinh cho con. Do dịch Covid-19 vợ chồng anh cùng đem con ra Hải Phòng ở với bố mẹ anh A. Trong trường hợp này, trẻ em có đăng ký khai sinh tại Hải Phòng được không?

Giải đáp:

Về quyền đăng ký khai sinh của trẻ em, theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch, thì về nguyên tắc cá nhân có thể đăng ký hộ tịch nói chung, đăng ký khai sinh nói riên tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Về thẩm quyền đăng ký khai sinh, tại Điều 13 Luật hộ tịch quy định Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ đều có thẩm quyền thực hiện đăng ký khai sinh.

Trong khi đó, về việc xác định nơi cư rú của người chưa thành niên, thì Luật cư trú năm 2020 quy định nơi cư trú của người chưa thành niên là nơi cư trú của cha mẹ; nếu cha, mẹ có nơi cư trú khác nhau thì nơi cư trú của người chưa thành niên là nơi cư trú của cha hoặc mẹ mà người chưa thành niên thường xuyên chung sống; trường hợp không xác định được nơi thường xuyên chung sống thì nơi cư trú của người chưa thành niên là nơi do cha, mẹ thoả thuận; trường hợp cha, mẹ không thoả thuận được thì nơi cư trú của người chưa thành niên do Toà án quyết định.

Như vậy, trong trường hợp này, do anh A và chị M, có hộ khẩu thường trú tại 2 tỉnh khác nhau, tuy đã có thời gian cùng cư trú tại tỉnh Bình Dương và sinh con ở đó, hiện tại đang cùng cư trú (tạm thời) tại thành phố Hải Phòng với cha mẹ anh A. Do đó, có thể coi Hải Phòng là nơi vợ chồng anh H “thoả thuận lựa chọn” để làm nơi cư trú/sinh sống hiện nay người con (chưa thành niên), theo quy định của Luật cư trú. Mặt khác, căn cứ quy định tại khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch, thì “nơi sinh sống” thực tế hiện nay của trẻ em là Hải Phòng, nơi ông bà nội đang cư trú. Từ những phân tích trên đây cho thấy, do hoàn cảnh lịch sử Covid-19, vợ chồng anh A và chị M không thể về nơi có hộ khẩu thường trú để đăng ký khai sinh cho con được. Do đó, vợ chồng anh M và chị A có thể đến Uỷ ban nhân dân cấp xã của Hải Phòng, nơi hiện đang cư trú cùng ông bà nội của cháu bé, tiến hành đăng ký khai sinh cho con. Tuy nhiên, vợ chồng anh A và chị phải thực hiện nghĩa vụ khai báo/đăng ký cư trú cho cơ quan Công an có thẩm quyền theo quy định.

Sau khi đăng ký khai sinh, Uỷ ban nhân dân cấp xã (nơi đã khai sinh) gửi thông báo kèm theo bản sao Giấy khai sinh của trẻ em cho Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của anh A và chị M để ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định.

Tình huống 2: Không nên đặt tên quá dài, khó sử dụng

Hỏi: Ông H đến Uỷ ban nhân dân xã để đăng ký khai sinh cho con. Trong Tờ khai đăng ký khai sinh, vợ chồng ông H. thống nhất đặt họ tên con là “Trần Trung Dũng Minh Thị Long Lánh”. Công chức tư pháp – hộ tịch từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh, vì lý do tên của trẻ em như vậy là “quá dài, khó sử dụng”, là vi phạm quy định pháp luật.

Vậy theo Anh/Chị: công chức tư pháp – hộ tịch từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh có đúng không?

Giải đáp:

Về việc hướng dẫn đặt tên cho trẻ em, tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã quy định, việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hoá tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.

Trong tình huống nêu trên, vợ chồng anh A đặt tên cho con có chữ đệm quá dài. Trẻ em sẽ rất khó khăn khi sử dụng cái tên quá dài, vì chắc chắn trên các mẫu giấy tờ tuỳ thân sẽ không đủ chỗ để ghi hết họ, chữ đệm, tên gồm 10 từ như vậy. Do đó, công chức tư pháp – hộ tịch từ chối tiếp nhận hồ sơ là có cơ sở.

Tình huống 3: Đăng ký khai sinh cho trẻ em trong trường hợp chưa xác định được cha, mẹ

Hỏi: Trẻ em A sinh năm 2015 tại Việt Nam, hiện ở với ông bà ngoại tại xã Tân Thanh, tỉnh Đồng Tháp. Theo phản ánh của ông bà ngoại, thì chát là con của Nguyễn Thị B - con gái của ông bà. Bố cháu là người nước ngoài, bố mẹ cháu chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn. Sinh con được 3 tháng Nguyễn Thị B mang con về nhờ bố mẹ nuôi hộ và bỏ đi làm ăn xa, không để lại địa chỉ. Giấy tờ chỉ có Giấy chứng sinh ghi tên trẻ là A mẹ là Nguyễn Thị B ngoài ra không có giấy tờ gì. Hiện nay trẻ em cần có Giấy khai sinh để đi học, nhưng không liên hệ được với người mẹ. Trường hợp này ĐKKS như thế nào?

Giải đáp:

Theo quy định của Luật hộ tịch (khoản 1 Điều 16) và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP (khoản 2 Điều 2), thì Giấy chứng sinh (bản chính) là giấy tờ quan trọng phải có trong thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em. Đồng thời, Giấy chứng sinh còn là cơ sở để xác định thông tin cơ bản về nhân thân của trẻ em, cũng như nơi trẻ em được sinh ra. Trong trường hợp trẻ em sinh ra trên lãnh thổ Việt Nam mà có mẹ là công dân Việt Nam, còn cha là người không quốc tịch hoặc không rõ là ai, thì trẻ có quốc tịch Việt Nam. Trên cơ sở quy định này cho thấy, trẻ em A có quốc tịch Việt Nam từ khi sinh ra. Bởi trẻ em được sinh ra trên lãnh thổ Việt Nam, có mẹ là công dân Việt Nam, cha không rõ là ai theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật quốc tịch Việt Nam năm 2008.

Quyền được đăng ký khai sinh là quyền dân sự cơ bản của trẻ em đã được Nhà nước công nhận, bảo hộ và bảo đảm thực hiện bằng nhiều biện pháp thích hợp. Cháu A đã đến tuổi đi học nhưng vẫn chưa được đăng ký khai sinh và chưa có Giấy khai sinh. Vì thế cháu cũng chưa được đăng ký cư trú với ông bà ngoại.

Do vậy, việc thực hiện đăng ký khai sinh cho cháu để từ đó cháu có thể được làm các thủ tục cần thiết khác (như bảo hiểm y tế, đăng ký thường trú với ông bà ngoại, được đi học...) là hết sức cần thiết.

Tuy nhiên, để đảm bảo thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em, cơ quan đăng ký hộ tịch cần tiến hành xác minh tại nơi cư trú của trẻ để làm rõ một số nội dung như sau:

Thứ nhất, xác minh làm rõ về hoàn cảnh nhân thân của trẻ em A. Theo đó, công chức tư pháp – hộ tịch cần tiến hành xác minh tại gia đình ông bà ngoại nơi trẻ em A hiện đang cư trú, cũng như nắm thông tin từ những người hàng xóm, trưởng thôn/ấp để làm rõ tình trạng của trẻ.

Thứ hai, xác minh làm rõ về tình trạng hôn nhân của người mẹ tại nơi cư trú của (ông bà ngoại của trẻ).

Trên cơ sở đó lập Biên bản về kết quả xác minh, có chữ ký xác nhận và cam đoan của ông bà ngoại cháu bé và 2 người biết sự việc này làm chứng.

Tình huống 4: Các xác định ngày, tháng khi đăng ký lại khai sinh

Hỏi: Ông Trần Văn B, sinh năm 1946, hiện nay có yêu cầu đăng ký lại khai sinh. Tuy nhiên, ông B không nhớ ngày, tháng sinh. Trên các giấy tờ được cấp trước đây của ông B, chỉ ghi năm sinh. Vậy khi đăng ký lại khai sinh thì xác định ngày, tháng sinh của anh B, như thế nào?

Giải đáp:

Theo quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, khi đăng ký lại khai sinh mà không có giấy tờ xác định ngày, tháng sinh, thì xác định như sau:

- Đối với người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân mà trong đó có ghi thống nhất về ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ đó.

Trường hợp ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân không thống nhất thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được cấp hợp lệ đầu tiên.

- Đối với người không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc hồ sơ, giấy tờ cá nhân không có ngày, tháng sinh, thì cho phép người yêu câu cam đoan về ngày, tháng sinh.

- Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn nêu trên, thì lấy ngày đầu tiên của tháng đầu tiên của năm sinh, tức ngày 01 tháng 01 của năm sinh.

Do hồ sơ, giấy tờ của ông B không có ngày, tháng sinh, nên ông B sẽ phải cam đoan về ngày, tháng sinh của mình. Nếu ông B, không có cam đoan, thì xác định ngày tháng sinh là ngày 01 tháng 01 năm 1946.

Tình huống 5: Các ghi quốc tịch đối với công dân Việt nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài

Hỏi: Vũ Minh A là công dân Việt Nam định cư tại Mỹ và có quốc tịch Hoa Kỳ. Anh A yêu cầu đăng ký lại khai sinh tại Việt Nam. Vậy quốc tịch của anh A ghi trong Giấy khai sinh là quốc tịch nào (Việt Nam hay Hoa Kỳ).

Giải đáp:

Theo quy định tại Điều 5 nghị định số 16/2020/NĐ-CP ngày 03/2/2020 thì Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam chỉ công nhận quốc tịch Việt Nam đối với công dân Việt nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài trong quan hệ với cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trừ trường hợp Điều ước quốc tế mà Việt nam là thành viên có quy định khác.

Theo đó, trường hợp công dân Việt Nam Vũ Minh A đồng thời có quốc tịch Hoa Kỳ, do Việt Nam và Hoa Kỳ không có điều ước quốc tế về vấn đề quốc tịch, nên trước cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, ông A chỉ được coi là công dân Việt Nam. Do đó, khi đăng ký lại khai sinh, tại mục quốc tịch trên Giấy khai sinh của ông chỉ được ghi “Quốc tịch Việt Nam”.

Tình huống 6: Từ chối đăng ký khai sinh đối với trẻ em có quốc tịch nước ngoài

Hỏi: Bà Yahong Y, công dân Trung Quốc kết hôn với ông Haruki Sato (công dân Nhật Bản) năm 2024, cả hai ông bà hiện cư trú tại Hà Nội. Đầu năm 2025, bà Yahong Y sinh con tại Hà Nội. Trẻ em đã được Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội cấp Hộ chiếu Nhật Bản và được đăng ký vào Sổ hộ khẩu gia đình tại Nhật Bản.

Nay bà Yahong Y vẫn muốn đăng ký khai sinh cho con tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thì có thực hiện được không?

Giải đáp:

Theo quy định của pháp luật Nhật Bản, trẻ em đã được ghi tên và sổ hộ tịch của Nhật Bản, có hộ chiếu Nhật Bản nghĩa là trẻ em đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản và có quốc tịch Nhật Bản.

Trường hợp con của bà Yahong Y đã được Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam cấp hộ chiếu Nhật Bản và được đăng ký vào Sổ hộ khẩu gia đình tại Nhật bản, trẻ em là công dân Nhật Bản. Nên trong trường hợp nay, cơ quan đăng ký hộ tịch của Việt Nam từ chối tiếp nhận hồ sơ yêu cầu đăng ký khai sinh của trẻ em là phù hợp quy định của pháp luật Việt Nam./.

Tình huống 7: Đăng ký khai tử cho người chết không có giấy tờ tuỳ thân

Hỏi: Trường hợp người chết không phải tại nơi cư trú mà không có giấy tờ tùy thân thì cơ quan nào có thẩm quyền đăng ký khai tử?

Giải đáp:

UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Tuy nhiên, việc đăng ký khai tử phải có thông tin về nhân thân của người chết để xác định đúng danh tính của người đó. Trường hợp không có giấy tờ tùy thân, không có thông tin về nhân thân thì không có cơ sở để thực hiện đăng ký khai tử.

Trong trường hợp này, cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với cơ quan công an để lập biên bản, ghi nhận sư kiện chết để phục vụ việc theo dõi, thống kê số lượng người chết trên địa bàn.

Tình huống 8: Huỷ hồ sơ đăng ký hộ tịch

Hỏi: Sở Tư pháp có thẩm quyền thu hồi, hủy bỏ hồ sơ đăng ký hộ tịch sai quy định không?

Giải đáp:

Điều 6 Thông tư số 08/2025/TT-BTP quy định: “Việc xem xét, phê duyệt các đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử hợp lệ của UBND cấp xã; cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch điện tử trước khi điều chỉnh, xóa bỏ theo văn bản, quyết định có hiệu lực pháp luật cho phép khôi phục lại trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung quy định tại khoản 3 Điều 13 của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến được sửa đổi, bổ sung năm 2023 (sau đây gọi là Thông tư số 01/2022/TT-BTP) thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp tỉnh”.

Như vậy, Sở Tư pháp chỉ thực hiện việc phê duyệt xóa dữ liệu hộ tịch khi đã được Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền.

Tình huống 9: Việc ghi địa danh hành chính sau sáp nhập

Hỏi: Từ ngày 01/7/2025, khi thực hiện đăng ký hộ tịch, việc ghi địa danh hành chính thực hiện như thế nào?

Giải đáp:Điều 30 Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định: “1. Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính thì phần ghi địa danh hành chính trên giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính tại thời điểm đăng ký; 2. Khi cấp bản sao trích lục hộ tịch, phần ghi địa danh hành chính trong bản sao trích lục hộ tịch phải theo đúng địa danh hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch”.

Khoản 4 Điều 5, khoản 3 Điều 12 Thông tư số 08/2025/TT-BTP quy định: Thông tin về địa danh hành chính trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch, các biểu mẫu hộ tịch được thực hiện theo 02 cấp hành chính hiện hành.

Như vậy, đối với các hồ sơ đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết từ ngày 01/7/2025, thông tin địa danh hành chính trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch, các biểu mẫu hộ tịch sẽ được ghi theo 02 cấp hành chính hiện hành; trường hợp đăng ký lại khai sinh thì địa danh hành chính thuộc nội dung đăng ký lại khai sinh sẽ

được xác định theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư số 04/2020/TT-BTP; trường hợp cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục hộ tịch thì địa danh hành chính được ghi theo địa danh hành chính đã đăng ký trong Sổ hộ tịch.

Tình huống 10: Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài (lựa chọn quốc tịch cho trẻ)

Hỏi: Bà Trần Thị Hoa, sinh năm 1986, cư trú tại phường X, thành phố Y, đã kết hôn với ông John William Smith, công dân Mỹ. Đến tháng 8 năm 2025, bà Hoa sinh được một bé trai, bà Hoa và ông John William Smith cũng mong muốn lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho trẻ. Tuy nhiên, trước khi bà Hoa sinh, ông John đã quay về Mỹ để giải quyết việc riêng nhưng sau đó không quay trở về Việt Nam. Sau khi sinh, bà Hoa đến UBND phường X để đăng ký khai sinh cho con, nhưng do trong hồ sơ đăng ký khai sinh không có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho con của bà Hoa và ông John William Smith nên công chức tư pháp – hộ tịch đã từ chối việc đăng ký khai sinh cho trẻ. Việc công chức tư pháp - hộ tịch từ chối yêu cầu đăng ký khai sinh cho con của bà Hoa là đúng hay sai? Cơ quan đăng ký hộ tịch cần làm gì để bảo đảm quyền lợi của trẻ em? Bà Hoa đã liên hệ rất nhiều lần (thông qua email, tin nhắn, gọi điện, liên hệ qua người thân…) tuy nhiên, không thể liên hệ được với ông John William Smith. Trong trường hợp này, việc đăng ký khai sinh cho trẻ được giải quyết như thế nào?

Giải đáp:

Về nguyên tắc,việc đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài (khai sinh cho trẻ em có ít nhất một bên cha hoặc mẹ là người nước ngoài) thì hồ sơ đăng ký khai sinh phải có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch của cha, mẹ trẻ; trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài về việc trẻ có quốc tịch nước ngoài là phù hợp với quy định của pháp luật nước đó.

Trường hợp này Công chức tư pháp hộ tịch cần hướng dẫn bà Hoa liên hệ với ông John William Smith để hoàn thiện văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho trẻ. Việc liên hệ nên được thực hiện thông qua email, tin nhắn, gọi điện, liên hệ qua người thân… (để có chứng cứ chứng minh trong trường hợp không thể liên lạc được).

Trường hợp không thể liên lạc được với người cha để thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho con hoặc người cha không hợp tác trong việc thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho trẻ thì để đảm bảo quyền đăng ký khai sinh và các quyền lợi khác của trẻ, Cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn bà Hoa lập văn bản cam đoan về việc không thỏa thuận được việc lựa chọn quốc tịch cho con và chịu trách nhiệm về việc cam đoan này, và hoàn thiện hồ sơ đăng ký khai sinh có liên quan.

Khi giải quyết đăng ký khai sinh, xác định trẻ có quốc tịch Việt Nam theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Luật Quốc tịch Việt Nam.

Tình huống 11: Việc xác định cha khi đăng ký khai sinh cho con

Hỏi: Năm 2020, bà Đỗ Thị Kim Thoa, đã kết hôn với ông Tom Schilling, công dân Đức, cư trú tại Đức đến năm 2023. Tuy nhiên, do hôn nhân không hạnh phúc nên cuối tháng 12/2023, bà Thoa đã về nước và chung sống với anh Nguyễn Quang Kha, công dân Việt Nam, đang cư trú tại thành phố Hà Nội và sinh được một cháu trai vào tháng 11/2024. Bà Thoa vẫn chưa làm thủ tục ly hôn với chồng người Đức. Nay bà Thoa đến UBND nơi cư trú đăng ký khai sinh và muốn đăng ký khai sinh cho con với thông tin:

Họ, chữ đệm, tên của trẻ: Nguyễn Khánh Đức

Ngày sinh: 13/11/2024

Họ, chữ đệm, tên của mẹ: Đỗ Thị Kim Thoa

Họ, chữ đệm, tên của bố: Nguyễn Quang Kha.

Cơ quan đăng ký hộ tịch có thực hiện đăng ký khai sinh theo yêu cầu của bà Thoa được không?

Giải đáp:Khoản 1 Điều 88 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014 quy định “Con sinh ra trong thời kỳ hôn nhân hoặc do người vợ có thai trong thời kỳ hôn nhân là con chung của vợ chồng. Con sinh ra trong thời hạn 300 ngày kể từ thời điểm chấm dứt hôn nhân được coi là do người vợ có thai trong thời kỳ hôn nhân”.

Trong trường hợp này, do bà Thoa chưa hoàn tất thủ tục ly hôn với ông Tom Schilling, công dân Đức, quan hệ hôn nhân giữa bà Thoa và ông Tom Schilling chưa chấm dứt, nên cháu Nguyễn Khánh Đức (tên tạm đặt) sinh trong thời kỳ hôn nhân được xác định là con chung của hai vợ chồng (mặc dù người chồng nước ngoài của chị không phải là người cha trên thực tế của đứa trẻ).

Trường hợp bà Thoa có yêu cầu xác định người cha trên thực tế của trẻ thì cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn công dân liên hệ với Tòa án nhân dân có thẩm quyền để được giải quyết yêu cầu xác định cha cho con theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình.

Trường hợp Tòa án không thụ lý, giải quyết hoặc đình chỉ việc giải quyết do không có tranh chấp thì để bảo đảm quyền lợi của trẻ em, tránh tình trạng trẻ em không được đăng ký khai sinh, thì UBND có thẩm quyền thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ theo diện con chưa xác định được cha theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP (nếu kết quả giám định ADN xác định người chồng Đức của chị không phải là cha đẻ và người cha thực tế của con chị cũng không có yêu cầu nhận con). Trường hợp người cha thực tế của con chị có yêu cầu nhận con thì kết hợp giải quyết đăng ký khai sinh và nhận con theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, trong hồ sơ phải có văn bản từ chối hoặc đình chỉ giải quyết của Tòa án, kết quả giám định ADN.

Tình huống 12: Đăng ký lại khai sinh

Hỏi: Ông Trần Văn B. sinh năm 1946, hiện nay có yêu cầu đăng ký lại khai sinh. Tuy nhiên, ông B. không nhớ ngày, tháng sinh. Trên các giấy tờ được cấp

trước đây của ông B. chỉ ghi năm sinh. Vậy khi đăng ký lại khai sinh thì xác định ngày, tháng sinh của ông B. như thế nào?

Giải đáp:

Theo quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, khi đăng ký lại khai sinh mà không có giấy tờ xác định ngày, tháng sinh, thì xác định như sau:

- Đối với người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân mà trong đó có ghi thống nhất về ngày, tháng sinh thì ghi theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ đó. Trường hợp ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân không thống nhất thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được cấp hợp lệ đầu tiên.

- Đối với người không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc hồ sơ, giấy tờ cá nhân không có ngày, tháng sinh, thì cho phép người yêu cầu cam đoan về ngày, tháng sinh.

Do hồ sơ, giấy tờ của ông B. không có ngày, tháng sinh, nên ông B. sẽ phải cam đoan về ngày, tháng sinh của mình. Nếu ông B. không có cam đoan, thì xác định ngày, tháng sinh là ngày 01/01/1946.

Tình huống 13: Đăng ký kết hôn cho người bị thiểu năng tâm thần

Hỏi: Bà Phan Thị Thanh, sinh năm 1980, cư trú tại thôn Ngọc Giang, xã Vĩnh Ngọc, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội (nay là xã Vĩnh Thanh, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội) có tiền sử động kinh và bị thiểu năng tâm thần nhẹ. Bà Phan Thị Thanh nay có nhu cầu kết hôn với ông Trần Thanh Tuấn, sinh năm 1970, cùng nơi cư trú. Theo quy định pháp luật, bà Thanh có quyền đăng ký kết hôn với ông Tuấn không?

Giải đáp:Theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì một người chỉ bị coi là mất năng lực hành vi dân sự khi bị Tòa án ra quyết định tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự trên cơ sở kết luận giám định pháp y tâm thần. Như vậy, trường hợp một người đã được Bệnh viện xác nhận bị thiểu năng tâm thần, nhưng chưa có quyết định của Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự thì chưa bị coi là mất năng lực hành vi dân sự, người đó vẫn có quyền làm thủ tục đăng ký kết hôn nếu đủ các điều kiện khác theo quy định của Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014. Tuy nhiên, cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn cần trao đổi, cung cấp thông tin và đề nghị đối tác khẳng định đã biết rõ tình trạng, nhưng vẫn tự nguyện kết hôn.

Trường hợp qua làm việc, kiểm tra mà thấy tình trạng tâm thần nặng, không kiểm soát, làm chủ được hành vi thì cần yêu cầu Tòa án có thẩm quyền xem xét, thực hiện thủ tục tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự.

Tình huống 13: Đăng ký khai tử cho người nước ngoài

Hỏi: Ông H. là người Hàn Quốc đang làm việc tại Việt Nam, hiện cư trú tại phường Cầu Giấy, thành phố Hà Nội. Tháng trước, ông H. bị bệnh, được đưa

vào chữa trị tại Bệnh viện Bạch Mai (thuộc phường Kim Liên, thành phố Hà Nội) và qua đời tại đây. Bệnh viện đã cấp Giấy báo tử cho ông H. Người thân đến UBND phường Kim Liên làm thủ tục đăng ký khai tử cho ông có đúng không?

Giải đáp: Theo quy định của pháp luật hộ tịch, UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Như vậy, trường hợp này, thẩm quyền đăng ký khai tử sẽ thuộc về UBND phường Cầu Giấy, nơi ông H. cư trú trước khi qua đời chứ không phải thuộc về UBND phường Kim Liên. Công chức làm công tác hộ tịch cần hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định (UBND phường Cầu Giấy).

Tình huống 14: Giấy tờ, tài liệu làm căn cứ khai tử cho người chết đã lâu

Hỏi: Ông B. là ông nội của chị A. chết từ năm 1988, hiện nay, gia đình chị A. đang phải làm thủ tục liên quan đến đất đai cần có giấy tờ xác minh về sự kiện chết của ông B. Tuy nhiên, gia đình không có Giấy báo tử. Được biết, gia đình có thể cung cấp giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết, vậy gia đình chị A. cần phải chuẩn bị những giấy tờ tài liệu gì để có thể đăng ký khai tử cho ông B?

Giải đáp: Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu như của ông B. có thể là: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận, Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương…, tuy nhiên, các thông tin trong giấy tờ này sẽ được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.

Trường hợp gia đình chị A. chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải kiểm tra, xác minh. Nếu kết quả xác minh khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể vận dụng coi là căn cứ để thực hiện đăng ký khai tử.

Tình huống 15: Cải chính quê quán

Hỏi: Sau khi tỉnh Bắc Kạn và Thái Nguyên sáp nhập thành tỉnh Thái Nguyên, anh N đã đến UBND phường nơi cư trú đề nghị cải chính quê quán từ Bắc Kạn thành Thái Nguyên trên Giấy khai sinh để phù hợp thông tin hiển thị trên VNEID. Vậy, UBND cấp xã có giải quyết yêu cầu của anh N hay không?

Giải đáp:

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP về điều kiện cải chính hộ tịch, thì: “Cải chính hộ tịch… là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch”.

Việc thay đổi thông tin về địa danh hành chính là do yếu tố khách quan, không phải là lỗi khi thực hiện đăng ký hộ tịch nên không phải cơ sở để cải chính thông tin hộ tịch trong trường hợp này.

CHUYÊN ĐỀ 3

ĐĂNG KÝ KẾT HÔN, XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014;

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản l ý nhà nước của Bộ Tư pháp;

2. NỘI DUNG

Kết hôn là một trong những sự kiện hộ tịch quan trọng của cá nhân, làm phát sinh quyền, trách nhiệm về hôn nhân và gia đình. Đăng ký kết hôn, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là biện pháp pháp lý nhằm đảm bảo quyền kết hôn của cá nhân tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước quản lý và đảm bảo quyền lợi cho các thành viên gia đình có cuộc sống hạnh phúc, bền vững.

Đối với công chức làm công tác hộ tịch, khi giải quyết yêu cầu đăng kết hôn của người dân cần nắm rõ quy định thẩm quyền, đối tượng đăng ký, tránh đăng ký trái thẩm quyền hoặc tiếp nhận giấy tờ chưa hợp lệ (đơi với yêu cầu đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài); đồng thời cần thực hiệnd dúng trình tự giải quyết, hướng dẫn người yêu cầu kiểm tra nội dung, ký, nhận Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn theo đúng quy định.

2.1. Đăng ký kết hôn

Quyền đăng ký kết hôn là quyền dân sự cơ bản của mỗi cá nhân đã được khẳng định trong Công ước quốc tế về các quyền dân sự, chính trị, Công ước về loại bỏ mọi hình thức phân biệt đối xử với phụ nữ.

Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu, có đủ thông tin của hai bên nam, nữ. Hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký kết hôn (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu đăng ký kết hôn thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký kết hôn. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

* Lưu ý

- Đối với yêu cầu đăng ký kết hôn, cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của người yêu cầu đăng ký kết hôn trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC. Kết quả tra cứu được lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin tại thời điểm tra cứu và đính kèm hồ sơ của người đăng ký. Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân do chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC, thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn xác minh, cung cấp thông tin. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.

- Nếu bên kết hôn là công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài nhưng qua tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thông qua kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC không thể hiện thông tin về việc đã ghi chú ly hôn, hủy việc kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn công dân thực hiện thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn/hủy việc kết hôn tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi giải quyết việc đăng ký kết hôn.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký kết hôn trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký kết hôn trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký kết hôn.

2.2. Đăng ký kết hôn cho một số trường hợp đặc biệt

a) Đăng ký kết hôn tại khu vực biên giới (Điều 18 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP)

* Về thẩm quyền:

Để điều kiện thuận lợi cho người dân trong đăng ký hộ tịch theo hướng đơn giản hóa thủ tục, trên tinh thần phân cấp của Luật* cho Ủy ban nhân dân cấp xã thẩm quyền đăng ký hộ tịch, đối với kết hôn tại khu vực biên giới, tại khoản 1 Điều 18 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: “Ủy ban nhân dân xã ở khu vực biên giới của Việt Nam tiếp giáp với nước láng giềng có công dân cư trú ở khu vực biên giới của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới của nước đó thực hiện đăng ký kết hôn; trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam mà phía nước láng giềng không xác nhận thì thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi công dân Việt Nam thường trú”.

* Hồ sơ đăng ký kết hôn:

- Giấy tờ phải nộp

Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu. Hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn;

Giấy tờ chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của nước láng giềng cấp không quá 06 tháng, tính đến ngày nhận hồ sơ xác nhận công dân nước láng giềng hiện tại là người không có gia đình;

Bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân, chứng minh nơi thường trú ở khu vực biên giới của công dân nước láng giềng.

- Giấy tờ phải xuất trình:

Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của công dân Việt Nam;

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc).

- Trình tự đăng ký kết hôn

Việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại khu vực biên giới cũng được tiến hành theo các bước như đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp xã, bao gồm: tiếp nhận hồ sơ, giải quyết hồ sơ đăng ký kết hôn và tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn.

b) Kết hôn giữa những người chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 (Khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP)

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, những người chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 mà chưa đăng ký kết hôn thì được tạo điều kiện để đăng ký kết hôn.

Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký kết hôn của hai bên nam, nữ đang chung sống với nhau như vợ chồng.

- Thẩm quyền đăng ký kết hôn: Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của hai bên nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn.

- Trình tự, thủ tục đăng ký kết hôn: được thực hiện theo trình tự, thủ tục đăng ký kết hôn tại Ủy ban nhân dân cấp xã như các trường hợp thông thường.

2.3. Đăng ký kết hôn lưu động:

- Đối tượng:

Trường hợp hai bên nam, nữ cùng cư trú thường trú trên địa bàn cấp xã mà một hoặc cả hai bên là người khuyết tật, ốm bệnh không thể đi đăng ký kết hôn được thì Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành đăng ký kết hôn lưu động.

Ngoài ra, căn cứ điều kiện thực tế của địa phương, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú có thể tổ chức đăng ký kết hôn lưu động đối với một số trường hợp khác.

- Trình tự, thủ tục: Công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã được giao nhiệm vụ đăng ký kết hôn lưu động có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ mẫu Tờ khai và các giấy tờ cần thiết để thực hiện đăng ký lưu động. Tại địa điểm đăng ký lưu động, công chức tư pháp – hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, xác minh về điều kiện kết hôn của các bên; hướng dẫn người dân hoàn thiện đầy đủ thông tin trong Tờ khai đăng ký kết hôn; viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ. Thời hạn trả kết quả đăng ký kết hôn lưu động không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, nếu xét thấy các bên có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, công chức tư pháp – hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Giấy chứng nhận kết hôn, sau đó tiến hành trao Giấy chứng nhận kết hôn cho các bên tại địa điểm đăng ký lưu động.

Thành phần hồ sơ:

* Giấy tờ phải nộp

- Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu. Hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn.

* Giấy tờ phải xuất trình

2.4. Đăng ký lại việc kết hôn

Thẩm quyền đăng ký lại kết hôn:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu cư trú thực hiện đăng ký lại kết hôn.

Điều kiện đăng ký lại kết hôn:

- Việc kết hôn đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

- Người yêu cầu đăng ký lại kết hôn có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

- Việc đăng ký lại kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Thủ tục đăng ký lại kết hôn:

- Giấy tờ phải xuất trình:

Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn.

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền trong trường hợp việc đăng ký lại kết hôn thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đăng ký kết hôn trước đây (trong giai đoạn chuyển tiếp).

- Giấy tờ phải nộp:

Tờ khai đăng ký lại kết hôn theo mẫu;

Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây. Nếu không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn.

- Trình tự đăng ký lại kết hôn:

Người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, xác định tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin trong Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi họ tên, chức danh của người tiếp nhận.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.

Trường hợp việc đăng ký lại kết hôn thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải nơi đã đăng ký kết hôn trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký kết hôn trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tại địa phương.

2.4. Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài Thành phần hồ sơ:

- Người yêu cầu đăng ký kết hôn thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài xác nhận các bên kết hôn không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ được hành vi của mình;

- Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoàido cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó là công dân cấpcòn giá trị sử dụng, xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng; trường hợp nước ngoài không cấp xác nhận tình trạng hôn nhân thì thay bằng giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận người đó có đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật nước đó.

Giá trị sử dụng của giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài được xác định theo thời hạn ghi trên giấy tờ đó. Trường hợp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân không ghi thời hạn sử dụng thì giấy tờ này và giấy xác nhận của tổ chức y tế có giá trị trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày cấp.

- Người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài phải nộp bản sao hộ chiếu/giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

* Ngoài giấy tờ nêu trên, tùy từng trường hợp, bên nam, bên nữ phải nộp giấy tờ tương ứng sau đây:

- Công dân Việt Nam là công chức, viên chức hoặc đang phục vụ trong lực lượng vũ trang phải nộp văn bản của cơ quan, đơn vị quản lý xác nhận việc kết hôn với người nước ngoài không trái với quy định của ngành đó;

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn đang công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu /Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của công dân Việt Nam. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Người nước ngoài xuất trình bản chính hộ chiếu để chứng minh về nhân thân; trường hợp người nước ngoài không có hộ chiếu để xuất trình thì có thể xuất trình giấy tờ đi lại quốc tế hoặc thẻ cư trú;

* Lưu ý

hiện thông tin về việc đã ghi chú ly hôn, hủy việc kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn công dân thực hiện thủ tục ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn/hủy việc kết hôn tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền trước khi giải quyết việc đăng ký kết hôn.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Giấy chứng nhận kết hôn), người yêu cầu đăng ký kết hôn phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (đối với người nước ngoài), giấy xác nhận của tổ chức y tế.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp

hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2.5. Đăng ký lại kết hôn có yếu tố nước ngoài Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký lại kết hôn theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký lại kết hôn, trong đó có cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật, không còn bản chính Giấy chứng nhận kết hôn, đã nộp đủ các giấy tờ hiện có và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam đoan của mình (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến).

- Người yêu cầu đăng ký lại kết hôn thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây. Nếu không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của cả hai bên có yêu cầu đăng ký lại kết hôn. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký lại kết hôn trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký lại kết hôn trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Giấy chứng nhận kết hôn), người yêu cầu đăng ký lại kết hôn xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký lại kết hôn theo quy định pháp luật hộ tịch.

hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại kết hôn không cung cấp được giấy tờ nêu trên quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký lại kết hôn.

2.6. Cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu điện tử tương tác cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến).

- Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ/chồng đã chết thì phải xuất trình (bản chính) hoặc nộp bản sao giấy tờ hợp lệ để chứng minh;

- Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài thì phải nộp bản sao Trích lục ghi chú ly hôn.

- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người yêu cầu cung cấp các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây (nếu có). Trên cơ sở các thông tin được cung cấp, cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC. Trường hợp không tra cứu được tình trạng hôn nhân do chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, CSDLQGVDC, thì cơ quan đăng ký hộ tịch đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú/nơi đã đăng ký kết hôn xác minh, cung cấp thông tin. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận được đề nghị xác minh có trách nhiệm kiểm tra, xác minh và gửi kết quả về tình trạng hôn nhân của người đó.

- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp 01 bản cho người yêu cầu.

- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn thì trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo yêu cầu.

- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính hoặc kết hôn với người nước ngoài tại Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VneID).

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

- Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

2.7. Giá trị sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.

Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp ngày 03/02/2020 để đăng ký kết hôn, nhưng đến ngày 10/02/2020 người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới sử dụng để đăng ký kết hôn, thì Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị sử dụng đến ngày 10/02/2020.

- Tùy thuộc vào mục đích được cấp, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể được sử dụng để kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài hoặc sử dụng vào mục đích khác.

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không có giá trị khi sử dụng vào mục đích khác với mục đích ghi trong Giấy xác nhận.

Theo quy định của Luật hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành thì khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải có mặt, cùng ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn thì hôn nhân mới được công nhận, Giấy chứng nhận kết hôn có giá trị pháp lý. Do đó, khi thực hiện đăng ký kết hôn, đề nghị cơ quan đăng ký quan tâm, đôn đốc làm công tác thông tin cho phù hợp, tránh tình trạng một số cặp "khống" Giấy chứng nhận kết hôn hoặc vắng mặt một trong hai bên nam nữ.

Trên thực tế, có những trường hợp hai bên nam, nữ không ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn, đến khi họ làm mất Giấy chứng nhận kết hôn và yêu cầu cấp bản sao Trích lục kết hôn thì mới phát hiện ra họ không ký tên trong Sổ đăng ký kết hôn. Nên để cấp được bản sao Trích lục cho đương sự thì phải tiến hành xác minh, mất nhiều thời gian, gây khó khăn cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

Việc kết hôn được thực hiện trước ngày 01/01/2016, cả Sổ đăng ký kết hôn và bản chính Giấy chứng nhận kết hôn đều bị mất hoặc rách nát, hư hỏng không

sử dụng được, thì Ủy ban nhân dân hướng dẫn người yêu cầu thực hiện đăng ký lại việc kết hôn. Trường hợp đương sự bị mất bản chính Giấy chứng nhận kết hôn, nhưng Sổ đăng ký kết hôn vẫn còn lưu giữ thì cấp bản sao Trích lục kết hôn cho đương sự, không cấp lại bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Trường hợp đương sự có yêu cầu được cấp bản chính Giấy chứng nhận kết hôn nhưng cơ quan hộ tịch không lưu giữ được Sổ đăng ký kết hôn, nhưng có giấy tờ của người làm chứng thực bản sao từ bản chính Giấy chứng nhận kết hôn để sử dụng.

Khi thực hiện đăng ký kết hôn và đăng ký lại kết hôn, người yêu cầu phải trực tiếp thực hiện, không được ủy quyền cho người khác thực hiện thay.

- Việc cấp lại GXNTTHN theo quy định tại khoản 6 Điều 22 Nghị định số 123/2015/ NĐ-CP được thực hiện khi người yêu cầu muốn sử dụng giấy này vào các mục đích khác nhau hoặc giấy bị hết hạn sử dụng.

- Ví dụ: GXNTTHN đã được cấp để sử dụng vào mục đích vay vốn ngân hàng. Tuy nhiên, sau đó người yêu cầu lại muốn dùng GXNTTHN đó để sử dụng vào mục đích chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thì Ủy ban nhân dân cấp xã thuộc cấp huyện nơi đăng ký thường trú của người yêu cầu sẽ xem xét cấp lại. Nhưng việc cấp lại GXNTTHN chỉ được thực hiện đối với người có vợ, có chồng và người đã đăng ký kết hôn (cả bản thân người yêu cầu và người dự định kết hôn), miễn là việc thực hiện các quy định khác của Luật hôn nhân và gia đình.

- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn, nếu mẫu đơn quy định họ được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó, thì đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện theo đúng hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Lưu ý chung: Khi cấp lại GXNTTHN thì phải ghi rõ là cấp lại trong phần “ghi chú” của Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Về giá trị sử dụng GXNTTHN: đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã ghi cụ thể để người dân nắm được mục đích cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (để sử dụng vào việc gì) theo đúng hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu đã từng ly hôn, thì phải xác định xem bản án hoặc quyết định của Tòa án về việc ly hôn đã có hiệu lực pháp luật chưa. Nếu bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật thì trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ghi rõ nội dung ly hôn, thời điểm ly hôn để làm cơ sở đăng ký kết hôn.

- Trường hợp này được cấp để làm thủ tục đăng ký kết hôn với anh Nguyễn Việt K., sinh năm 1962, công dân Việt Nam, hộ chiếu số: B123456 do Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức cấp ngày 01/02/2020; tại UBND huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội.

Giấy này được cấp để làm thủ tục đăng ký kết hôn với anh KIM JONG DOEK, sinh năm 1970, quốc tịch Hàn Quốc, Hộ chiếu số HQ12345 do cơ quan

có thẩm quyền Hàn Quốc cấp ngày 02/02/2020; tại cơ quan có thẩm quyền tại Hàn Quốc.

- Về cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đang công tác trong lực lượng vũ trang: Điều 15 Luật cư trú năm 2020 đã quy định chế độ về nơi cư trú của cán bộ, chiến sĩ đang học tập, công tác, làm việc trong lực lượng vũ trang nhân dân. Đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn cơ quan đăng ký hộ tịch áp dụng quy định này để giải quyết yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn.

- Về cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam đã hoặc đang công tác, học tập, lao động ở nước ngoài: Trường hợp công dân Việt Nam có thời gian cư trú ở nước ngoài, nay về thường trú tại Việt Nam, yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại Ủy ban nhân dân cấp xã, thì người đó có trách nhiệm chứng minh tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở nước ngoài.

Trường hợp người đó không chứng minh được tình trạng hôn nhân của mình, thì Ủy…

- Về yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết: đề nghị từ chối giải quyết, vì Luật hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người chết. Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, người đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải trực tiếp lập hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

- Về giải quyết yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng với mục đích khác nhau: đối với việc giải quyết yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo Điều 22 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, ngoài mục đích sử dụng giấy này theo nhu cầu của người dân, cần phải lưu ý mục đích sử dụng giấy này theo đúng quy định của Luật hôn nhân và gia đình. Trường hợp, theo khoản 2 Điều 8 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014 quy định “Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên mới được kết hôn”, và khoản 5 Điều 12 Thông tư số 04/2020/TT-BTP cũng quy định “Trường hợp có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người Việt Nam ở nước ngoài, nếu người đó kết hôn khi chưa đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình thì Ủy ban nhân dân cấp xã từ chối cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”.

* Cách thức ghi biểu mẫu, giấy tờ kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân

a) Cách ghi Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn

Mục “Họ, chữ đệm, tên” của hai bên nam, nữ phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu. Mục “Ngày, tháng, năm sinh” được ghi bằng số và bằng chữ.

Mục “Nơi cư trú” được ghi như sau:

Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng

ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

Mục Giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký kết hôn phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.

Trường hợp đăng ký kết hôn thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thì ghi tên của Cơ quan đại diện tại nước nào.

Trường hợp một bên/bên nam, nữ là người nước ngoài thì ghi tên gọi theo hộ chiếu, thẻ hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu.

Tên địa danh, tên quốc gia nước ngoài được phiên âm theo âm La-tinh, tiếng Việt.

Ví dụ: Cộng hoà Pháp, Cộng hoà Liên bang Đức, Hoa Kỳ… Trường hợp không có phần phiên âm tiếng Việt thì viết theo phiên âm La-tinh.

Ví dụ: Osaka; New York…

Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn là ngày hai bên nam, nữ có mặt, ký vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn tại cơ quan đăng ký kết hôn.

Trường hợp đăng ký kết hôn được xác lập từ thời điểm đăng ký kết hôn thì, trừ trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký kết hôn nhận tại thời điểm đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, công nhận quan hệ hôn nhân theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật hôn nhân và gia đình, thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 Luật hôn nhân và gia đình.

Ghi chú kết hôn là thủ tục hành chính về thay đổi sau khi có Giấy chứng nhận kết hôn sử dụng ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung cho Sổ hộ tịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; trường hợp đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì ghi chú kết hôn tại cơ quan hộ tịch Việt Nam để xác lập tình trạng hôn nhân theo quy định của pháp luật. Việc ghi chú kết hôn được thực hiện trong các trường hợp: đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật 123/2015/NĐ-CP, công nhận quan hệ hôn nhân theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Luật hôn nhân và gia đình, thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 Luật hôn nhân và gia đình.

Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú (Chi tiết xem ví dụ: Cách ghi Biểu mẫu dưới đây).

b) Cách ghi Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Mục “Họ, chữ đệm, tên” của cả hai bên nam, nữ phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu.

Mục “Ngày, tháng, năm sinh” được ghi bằng số và bằng chữ.

Mục Nơi cư trú được ghi như sau:

Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì ghi theo nơi đăng ký thường trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không còn nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

Trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì ghi theo địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở nước ngoài.

Mục Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu cấp GXXNTTHN phải ghi rõ: tên loại giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp giấy tờ đó.

Mục “Tình trạng hôn nhân” được ghi theo xác nhận thực tế về tình trạng hôn nhân hiện tại của người đó, cụ thể như sau:

Nếu chưa bao giờ kết hôn thì ghi rõ là hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

Nếu đang có vợ/chồng thì ghi rõ là hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông… (Giấy chứng nhận kết hôn số… do… cấp ngày… tháng… năm…).

Nếu có đăng ký kết hôn hoặc chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, nhưng đã ly hôn và chưa đăng ký kết hôn thì ghi rõ là đã đăng ký kết hôn với bà/ông…, nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Tích lục khai tử/Bản án số:… do… cấp ngày… tháng… năm…); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.

Nếu người đang có vợ/chồng yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian trước khi kết hôn thì ghi rõ là trong thời gian từ ngày… tháng… năm… đến ngày… tháng… năm… chưa đăng ký kết hôn với ai; hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông… (Giấy chứng nhận kết hôn số…, do… cấp ngày… tháng… năm…).

Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại Việt Nam, trước khi xuất cảnh; người đã qua nhiều nơi thường trú khác nhau đề nghị xác nhận tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây thì ghi rõ về tình trạng hôn nhân của người đó tương ứng với thời gian cư trú.

GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Đăng ký kết hôn tại khu vực biên giới

Hỏi: Anh M công dân Việt Nam, cư trú tại xã biên giới tỉnh Tây Ninh, có yêu cầu đăng ký kết hôn với chị Boupha, công dân Campuchia, cư trú tại xã biên giới của tỉnh Kampong Cham, Campuchia. Đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn anh M và chị Bopha thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn.

Giải đáp:

Về thẩm quyền: Theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, thẩm quyền đăng ký kết hôn đối với trường hợp này thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi anh/chị sinh sống hoặc cư trú.

Về thủ tục đăng ký kết hôn: Theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Người yêu cầu đăng ký kết hôn trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Hồ sơ đăng ký kết hôn bao gồm:

+ Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu; hai bên nam, nữ có thể sử dụng 01 Tờ khai chung.

+ Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của công dân Campuchia do cơ quan có thẩm quyền của Campuchia cấp còn giá trị sử dụng, xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng hoặc đã được kết hôn theo pháp luật Campuchia.

+ Công dân Campuchia phải nộp bản sao hoặc xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân (hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu), giấy tờ chứng minh nơi thường trú ở khu vực biên giới của công dân Campuchia.

+ Công dân Việt Nam phải xuất trình giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng).

Tình huống 2: Đăng ký hôn nhân thực tế

Hỏi: Bà A., sinh năm 1961 chung sống như vợ chồng với ông H., sinh năm 1959 từ năm 1982. Hai người chỉ tổ chức lễ cưới theo phong tục tập quán của địa phương, không đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền. Nay bà A. và ông H. muốn đăng ký kết hôn để làm một số thủ tục liên quan đến đất đai, đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch hướng dẫn bà A và ông H thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn.

Giải đáp:

Trường hợp này được xác định là hôn nhân thực tế. Nay đương sự có nhu cầu đăng ký kết hôn, thì thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký kết hôn được áp dụng tương tự như các trường hợp đăng ký kết hôn thông thường tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân được xác định là ngày, tháng, năm bà A. và ông H. bắt đầu chung sống với nhau và được ghi vào mặt sau của Giấy chứng nhận kết hôn.

Tình huống 3: Đăng ký lại việc kết hôn

Hỏi: Chị N. và anh P. đã đăng ký kết hôn từ năm 1998 tại Ủy ban nhân dân xã Chi Tiên, huyện Thanh Ba, tỉnh Vĩnh Phú (nay là tỉnh Phú Thọ). Tuy nhiên, bị lụt lội nên bị mất bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Anh P và chị N có nhờ người em trai là anh B. đến Ủy ban nhân dân xã Chi Tiên đề nghị được cấp bản sao từ Sổ đăng ký kết hôn, nhưng Ủy ban nhân dân xã Chí Tiên cho biết không còn lưu giữ được Sổ đăng ký kết hôn. Vậy anh P và chị N phải làm thủ tục gì để được cấp Giấy chứng nhận kết hôn?

Giải đáp:

Trong trường hợp không còn bản chính Giấy chứng nhận kết hôn; Sổ đăng ký kết hôn không còn lưu giữ đương nhiên sẽ đăng ký lại việc kết hôn.

Công chức tư pháp - hộ tịch hướng dẫn anh P. và chị N. chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục đăng ký lại việc kết hôn theo quy định của Nghị định số 123/2015/NĐ- CP và hướng dẫn tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Trong hồ sơ đăng ký kết hôn lại, ngoài các giấy tờ chứng minh về nhân thân, cư trú, chị N. và anh P. cần nộp bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây (nếu có); trường hợp không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn. Khi đăng ký lại kết hôn, chị N. và anh P. phải cùng có mặt tại Ủy ban nhân dân cấp xã để ký vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn. Ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân giữa chị N. và anh P. được xác định là ngày, tháng, năm đăng ký trước đây, được ghi vào mặt sau của Giấy chứng nhận kết hôn.

Tình huống 4: Đăng ký kết hôn với công dânViệtNam định cư ở nước ngoài

Hỏi: Ông T sinh ngày 16/8/1983, có Hộ chiếu số N1436430 do Đại sứ quán Việt Nam tại CHLB Đức cấp ngày 10/12/2011. Hiện nay, ông T. đang cư trú tại CHLB Đức, được cơ quan có thẩm quyền của CHLB Đức cấp Thẻ cư trú có thời hạn đến ngày 25/02/2025. Ông T. vẫn còn hộ khẩu thường trú tại phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội. Hiện nay, ông T. có yêu cầu ĐKKH với bà Vụ Thị H., sinh ngày 18/6/1995, hộ khẩu thường trú tại phường Gia Cẩm, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ. Ông T. đang cư trú ở nước ngoài nhưng vẫn còn hộ khẩu thường trú trong nước, nên đối với trường hợp này, thẩm quyền ĐKKH sẽ được xác định như thế nào?

Giải đáp:

Việc ông T. vẫn còn hộ khẩu thường trú trong nước (phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội) khi đang định cư ở nước ngoài là do bản thân ông không chấp hành nghiêm quy định pháp luật về việc xóa hộ khẩu. Bởi theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Luật Cư trú năm 2020 thì người thuộc trường hợp này buộc phải để nghị, tự khai xóa đăng ký thường trú.

Do đó, trong khi ông T. đã được cấp Thẻ cư trú tại Đức mà vẫn còn hộ khẩu đăng ký thường trú tại phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội, là không phù hợp với quy định pháp luật.

Trong trường hợp này, nếu ông T. muốn đăng ký kết hôn với bà H. thì thẩm quyền đăng ký thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ - nơi cư trú của bà H.

Tìnhhuống5:Giấytờ chứngminhtìnhtrạnghônnhân củangườinướcngoài

Hỏi: Ngày 13/5/2019, bà T. nộp hồ sơ đăng ký kết hôn với ông W. Z. Qi, sinh năm 1991, quốc tịch Trung Quốc tại Ủy ban nhân dân huyện Thoại Sơn, tỉnh An Giang. Trong hồ sơ đăng ký kết hôn, ông W. Z. Qi có Giấy chứng nhận của Phòng công chứng Vọng Thạnh, thành phố Trường Sa, tỉnh Hồ Nam xác nhận ông W. Z. Qi chưa đăng ký kết hôn tại bộ phận dân chính nước CHND Trung Hoa.

Giải đáp: Theo quy định tại khoản 1 Điều 38 Luật Hộ tịch thì: "Người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân". Các công dân Trung Quốc phải nộp Giấy chứng nhận không kết hôn hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp còn giá trị sử dụng và đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam tại cơ quan có thẩm quyền.

Để bảo đảm các bên nam, nữ đáp ứng đầy đủ điều kiện kết hôn khi làm thủ tục đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, thì người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (khoản 1 Điều 38 Luật Hộ tịch). Để có cơ sở xác định giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài phù hợp với pháp luật của nước đó, hằng năm Bộ Tư pháp đã có công văn gửi Bộ ngoại giao đề nghị thông báo những giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân theo pháp luật nước ngoài có cấp, thông tin về mẫu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân đã được hợp pháp hóa lãnh sự....

Đối với trường hợp cụ thể, khi người nước ngoài không có giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân được cấp theo mẫu, nhưng có giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp còn giá trị sử dụng xác nhận hiện tại người đó không có vợ hoặc không có chồng, hoặc giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài xác nhận người đó đã đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật nước đó đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật, thì giấy tờ đó vẫn được chấp nhận.

Đối với trường hợp của bà T. và ông W. Z. Qi, nếu Giấy chứng nhận do Phòng công chứng Vọng Thạnh thành phố Trường Sa, tỉnh Hồ Nam cấp có nội dung xác nhận ông W. Z. Qi chưa đăng ký kết hôn tại bộ phận Dân chính Trung Quốc, giấy này đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định thì được chấp nhận sử dụng trong hồ sơ ĐKKH tại Việt Nam.

Tình huống 6: Thời điểm công nhận hôn nhân có hiệu lực

Hỏi: Ông H., sinh năm 1965 và bà C., sinh năm 1967, hiện thường trú tại phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, đã tổ chức lễ cưới và chung sống với nhau như vợ chồng từ ngày 25/12/1983 đến nay. Do cần sử dụng Giấy chứng nhận kết hôn để thực hiện các giao dịch về tài sản, thừa kế, nên ông H. và bà C. có nguyện vọng ĐKKH. Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì quan hệ hôn nhân được công nhận có hiệu lực kể từ ngày các bên xác lập quan hệ vợ chồng trên thực tế, nếu đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo Luật Hôn nhân và Gia đình. Vì vậy trường hợp này hai bên đăng ký kết hôn thì xác định thời điểm xác lập quan hệ hôn nhân như thế nào?

Giải đáp:

Về thời điểm công nhận hôn nhân có hiệu lực đối với trường hợp nam nữ chung sống như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, theo khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: "Đối với các trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03 tháng 01 năm 1987 mà chưa đăng ký kết hôn thì được cấp Giấy chứng nhận kết hôn kể từ ngày xác lập quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng".

Tuy nhiên, việc chung sống giữa ông H. và bà C. phải thỏa mãn một trong các điều kiện quy định tại điểm d mục 2 Thông tư liên tịch số 01/2001/TTLTTANDTC-VKSNDTC-BTP ngày 03/01/2001. Cụ thể là Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị quyết số 35/2000/QH10 ngày 9 tháng 6 năm 2000 của Quốc hội "về việc thi hành Luật Hôn nhân và gia đình", thì ông H. và bà C. mới được xác định có quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng.

Ông H. và bà C. chung sống với nhau từ ngày tổ chức lễ cưới (25/12/1983) khi cả hai người chưa đủ tuổi kết hôn theo Luật Hôn nhân và gia đình năm 1959 (con gái từ 18 tuổi trở lên, con trai từ 20 tuổi trở lên mới được kết hôn), nên quan hệ hôn nhân của ông H. và bà C. không được công nhận là hôn nhân chung sống, mà chỉ được công nhận kể từ thời điểm ông H. và bà C. đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình (khi ông H. đủ 25 tuổi và bà C. đủ 18 tuổi).

Tình huống 7: Không cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết

Hỏi: Văn phòng công chứng S. nhận làm thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế (là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất) mà người để lại di sản là ông N.V.T đã chết ngày 01/9/1992 và vợ là bà T.T.K. đã chết ngày 20/12/2001. Văn phòng Công chứng có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân phường Dương Nội cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho bà K. kể từ ngày ông T. chết đến ngày bà K. chết (tức là từ ngày 01/9/1992 đến ngày 20/12/2001). Yêu cầu này có thực hiện được không?

Giải đáp:

Hiện nay, cả Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành đều không quy định về thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đã chết.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, nhất là quy định tại Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp, thì chỉ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người còn sống người đó phải trực tiếp hoặc uỷ quyền cho người khác yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, mà người chết thì không thể “trực tiếp” hay “uỷ quyền” được.

Do đó, việc Văn phòng công chứng S đề nghị Uỷ ban nhân dân phường Dương Nội, quận Hà Đông cấp Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân của bà T.T.K (đã chết ngày 20/12/2001), là không thể thực hiện được.

Trường hợp muốn làm rõ về tình trạng hôn nhân của người chết, tổ chức hành nghề công chứng có thể yêu cầu thân nhân của người chết (con, cháu...) cam đoan và chịu trách nhiệm về sự cam đoan đó hoặc trực tiếp đi xác minh về gia cảnh người chết để hoàn thiện thủ tục công chứng.

Tình huống 8: Yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người nước ngoài

Hỏi: Công dân Việt Nam đã được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người nước ngoài, nhưng nay xin cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người khác và trình bày là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trước đây bị mất hoặc thất lạc. Trường hợp này có giải quyết không?

Giải đáp:

Liên quan đến việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, khoản 1 Điều 12 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 quy định: "Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi đủ điều kiện đăng ký kết hôn trước đây để xác minh; trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư này".

Ngoài ra, qua trao đổi với cơ quan đại diện ngoại giao của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực thấy rằng, hầu hết các cơ quan nước ngoài đều không thể hỗ trợ xác minh tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam tại nước sở tại.

Do đó, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi nhận hồ sơ yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải chủ động kiểm tra, xác minh tại địa phương (thông qua tổ trưởng dân phố, trưởng ấp/xóm hoặc các tổ chức, đoàn thể địa phương...) để nắm thông tin về tình trạng hôn nhân của công dân và có cơ sở đó cho phép công dân lập văn bản cam đoan đúng sự thật. Sau đó giải quyết yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân theo quy định.

Tình huống 9: Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài

Hỏi: Bà L.H.L. đăng ký thường trú tại phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh. Từ năm 2006 đến ngày 02/8/2018, bà L. định cư tại Hoa Kỳ và xóa đăng ký thường trú tại quận 1. Năm 2013, bà L được cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ cho nhập quốc tịch Hoa Kỳ (không phải quốc tịch Việt Nam). Từ ngày 03/8/2016 đến nay, bà L về Việt Nam cư trú và được Công an quận 1 giải quyết cho đăng ký thường trú trở lại tại địa chỉ cư trú trước đây. Bà L liên hệ với Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé để xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để ĐKKH với ông V. Cư trú tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Yêu cầu của bà L có thực hiện được không?

Giải đáp:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 do hiện nay bà L thường trú tại thành phố Hồ Chí Minh, nên Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé noi bà L đăng ký hộ khẩu thường trú có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Do bà L có thời gian định cư tại Hoa Kỳ, nên bà L có trách nhiệm chứng minh tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cư trú ở nước ngoài với tư cách là công dân Việt Nam. Trường hợp bà L không chứng minh được thì cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, cho phép bà L lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú ở nước ngoài và chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình và hệ quả pháp lý nếu cam đoan không đúng sự thật.

Trên cơ sở các giấy tờ do bà L cung cấp, Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho bà L.H.L.

Tình huống 10: Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trong trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987

Hỏi: Bà Hồ Kim H., sinh năm 1965, thường trú tại xã Tịnh Thới, thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp, chung sống như vợ chồng với ông Hoàng Công T., sinh năm 1963 từ ngày 10/4/1986. Hiện tại, bà H. và ông T. không còn chung sống với nhau trên thực tế. Bà H. yêu cầu cấp được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục về chia tài sản hay vốn ngắn hàng. Trường hợp này Ủy ban nhân dân xã Tịnh Thới sẽ xác nhận tình trạng hôn nhân cho bà H. như thế nào?

Giải đáp:

Khoản 2 Điều 44 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: "Đối với các trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03 tháng 01 năm 1987 mà chưa đăng ký kết hôn thì được khuyến khích và tạo điều kiện để đăng ký kết hôn. Quan hệ hôn nhân được công nhận kể từ ngày các bên xác lập quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng...".

Đồng thời, khoản 1 Điều 131 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 quy định "Quan hệ hôn nhân và gia đình được xác lập trước ngày Luật này có hiệu lực thì áp dụng pháp luật về hôn nhân và gia đình tại thời điểm xác lập để giải quyết".

Bà H. chung sống như vợ chồng với ông T. từ năm 1986 mà không đăng ký kết hôn. Theo quy định tại điểm a khoản 3 Nghị quyết số 35/2000/QH10 ngày 9/6/2000 của Quốc hội về việc thi hành Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000 và Thông tư số 01/2001/TTLT-TANDTC-VKSNDTC-BTP ngày 03/01/2001 hướng dẫn thi hành Nghị quyết số 35/2000/QH10, thì “Trong trường hợp quan hệ vợ chồng được xác lập trước ngày 03 tháng 1 năm 1987, ngày Luật hôn nhân và gia đình năm 1986 có hiệu lực mà chưa đăng ký kết hôn thì được khuyến khích đăng ký kết hôn; trong trường hợp có yêu cầu ly hôn thì được Toà án thụ lý giải quyết theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình năm 2000”. Theo đó, những trường hợp nam nữ chung sống với nhau trước ngày 03/01/1987 hiện họ chưa đăng ký kết hôn thì vẫn được pháp luật công nhân là vợ chồng (hôn nhân thực tế).

Theo hướng dẫn tại điểm c mục 2 Thông tư liên tịch số 01/2001/TTLTTANDTC-VKSNDTC-BTP ngày 03/01/2001, nếu nam nữ chung sống với nhau như vợ chồng thì phải có đủ điều kiện kết hông theo Luật hôn nhân và gia đình năm 2000 và thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Có tổ chức lế cưới khi về chung sống với nhau;

- Việc họ về chung sống với nhau, chăm sóc, giúp đỡ nhau, cùng nhau xây dựng gia đình.

Do vậy, Uỷ ban nhân dân xã Tịnh Thới cần kiểm tra, xác minh để làm rõ, nếu bà H chung sống với ông T trước ngày 03/01/1987 và thuộc một trong các trường hợp nêu trên, hiện chưa ly hôn, ông T vẫn còn sống, thì Uỷ ban nhân dân xã Tịnh Thới cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho bà H trong đó ghi: “Hiện đang có chồng là ông Hoàng Công T...”./.

CHUYÊN ĐỀ 4

ĐĂNG KÝ NHẬN CHA, MẸ, CON

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014;

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

2. NỘI DUNG

2.1. Xác định cha, mẹ, con theo thủ tục tố tụng tại Toà án 2.1.1. Nguyên tắc xác định cha, mẹ, con

Điều 88 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 quy định:

Con sinh ra trong thời kỳ hôn nhân hoặc do người vợ có thai trong thời kỳ hôn nhân là con chung của vợ chồng.

Con được sinh ra trong thời hạn 300 ngày kể từ thời điểm chấm dứt hôn nhân được coi là con do người vợ có thai trong thời kỳ hôn nhân.

Quy định trên đây được coi như nguyên tắc suy đoán về quan hệ cha, mẹ, con khi những người liên quan “im lặng đồng ý”. Theo đó, người phụ nữ sinh cong trong thời kỳ hôn nhân thì đương nhiên người chồng được coi là cha của đứa trẻ; đứa trẻ được xác định là con chung của người vợ và người chồng ngay cả sau khi họ đã ly hôn hoặc người chồng đã chết.

Con sinh ra trước ngày đăng ký kết hôn và được cha mẹ thừa nhận là con chung của vợ chồng.

Trong trường hợp cha, mẹ không thừa nhận con thì phải có chứng cứ và phải được Tòa án xác định.

Từ các quy định trên đây cho thấy, trong mọi trường hợp khi người chồng hoặc người vợ không thừa nhận đứa trẻ là con chung, hoặc khi có người thứ ba yêu cầu nhận con, thì phải được hiểu là có sự tranh chấp về cha, mẹ, con; khi đó sẽ phải yêu cầu Tòa án giải quyết theo thủ tục tố tụng, trừ những trường hợp công dân yêu cầu Tòa án giải quyết việc xác định cha, con theo thủ tục tố tụng.

2.1.2. Quyền yêu cầu xác định quan hệ cha, mẹ, con

Điều 90 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 quy định quyền nhận cha, mẹ, con như sau:

Con có quyền nhận cha, mẹ của mình, kể cả trong trường hợp cha, mẹ đã chết.

Con đã thành niên nhận cha, không cần phải có sự đồng ý của mẹ; nhận mẹ, không cần phải có sự đồng ý của cha.

Cha, mẹ có quyền nhận con, kể cả trong trường hợp con đã chết.

Trong trường hợp người đang có vợ, chồng mà nhận con thì việc nhận con không cần phải có sự đồng ý của người kia.

Điều 102 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 quy định những người sau đây có quyền yêu cầu xác định cha, mẹ, con:

Cha, mẹ, con đã thành niên không bị mất năng lực hành vi dân sự có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch xác định cha, mẹ, con mình trong trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân.

Cha, mẹ, con, theo quy định của pháp luật về tố tụng dân sự, có quyền yêu cầu Tòa án xác định con, cha, mẹ cho mình trong trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án theo thủ tục tố tụng.

Cá nhân, cơ quan, tổ chức sau đây, theo quy định của pháp luật về tố tụng dân sự, có quyền yêu cầu Toà án xác định cha, mẹ cho con chưa thành niên, con đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự; xác định cha, mẹ, con cho con chưa thành niên hoặc mất năng lực hành vi dân sự trong các trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án theo thủ tục tố tụng:

+ Cha, mẹ, con, người giám hộ;

+ Cơ quan quản lý nhà nước về gia đình; + Cơ quan quản lý nhà nước về trẻ em; + Hội liên hiệp phụ nữ.

2.1.3. Thẩm quyền giải quyết yêu cầu xác định cha, mẹ, con

Theo quy định tại Điều 92, khoản 2 Điều 101 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014, khoản 2 Điều 27 Bộ luật Tố tụng dân sự, thì thẩm quyền giải quyết yêu cầu xác định cha, mẹ, con thuộc Tòa án nhân dân có thẩm quyền trong các trường hợp sau:

Trường hợp có tranh chấp về việc xác định cha, mẹ, con (tranh chấp trong thực tế về quan hệ cha, mẹ, con hoặc tranh chấp về nguyên tắc pháp luật);

Trường hợp yêu cầu xác định quan hệ cha, mẹ, con nhưng một trong hai bên đã chết.

2.2. Đăng ký nhận cha, mẹ, con theo thủ tục tại Ủy ban nhân dân cấp xã 2.2.1. Điều kiện đăng ký nhận cha, mẹ, con theo quy định chung gồm:

- Bên nhận và bên được nhận là cha, mẹ, con đều còn sống;

- Việc nhận cha, mẹ, con hoàn toàn tự nguyện, không có tranh chấp.

2.2.2. Đối tượng

Cả hai bên trong quan hệ nhận cha, mẹ, con (người nhận và người được nhận) đều là công dân Việt Nam, cư trú ở trong nước.

2.2.3. Thẩm quyền đăng ký nhận cha, mẹ, con

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện việc đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký nhận cha, mẹ, con (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm:

+ Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

+ Trường hợp không có văn bản nêu trên thì phải có văn bản cam đoan của các bên nhận cha, mẹ, con về mối quan hệ cha, mẹ, con và có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

* Lưu ý

- Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy

định của pháp luật về cư trú. Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ, con trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ, con trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

2.3. Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

* Giấy tờ phải nộp:

- Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:

+ Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

+ Trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con nêu trên thì phải có văn bản cam đoan của các bên nhận cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

- Trường hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài hoặc giữa người nước ngoài với nhau thì người nước ngoài phải nộp bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu để chứng minh về nhân thân.

* Giấy tờ phải xuất trình:

người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

2.3.3. Trình tự thực hiện

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức tư pháp - hộ tịch xử lý; trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xử lý.

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii) Trường hợp người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ báo cáo Lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con.

- Công chức tư pháp - hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì công chức tư pháp - hộ tịch gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức tư pháp - hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu (nếu người yêu cầu nộp hồ sơ trực tuyến).

+ Công chức tư pháp - hộ tịch xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời gian 05 ngày làm việc, đồng thời gửi văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con niêm yết trong thời gian 05 ngày làm việc.

+ Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp, hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ, con theo hình thức trực tiếp, thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, cập nhật thông tin đăng ký nhận cha, mẹ, con trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ, con theo hình thức trực tuyến, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn một ngày thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện ghi nội dung vào Sổ đăng ký đăng ký nhận cha, mẹ, con, cập nhật thông tin đăng ký nhận cha, mẹ, con trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

- Công chức tư pháp - hộ tịch in Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con, trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký, chuyển tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả cho người yêu cầu.

2.4. Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài

2.4.1. Về thẩm quyền

Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con.

2.4.2. Hồ sơ thủ tục Thành phần hồ sơ:

Người yêu cầu đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con thực hiện việc nộp/xuất trình các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu;

- Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu.

- Bản chính Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

- Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm:

+ Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

+ Trường hợp không có văn bản nêu trên thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

* Giấy tờ phải xuất trình:

* Lưu ý:

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình:

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong CSDLQGVDC theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

-Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ

cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

- Đối với việc xác định họ, dân tộc, quê quán, đặt tên cho trẻ:

2.5. Đăng ký nhận cha mẹ con có yếu tố nước ngoài ở khu vực biên giới

Việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam thường trú tại xã ở khu vực biên giới và công dân của nước láng giềng thường trú tại đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam, tiếp giáp với xã ở khu vực biên giới Việt Nam nơi công dân Việt Nam thường trú.

* Thẩm quyền giải quyết

Ủy ban nhân dân xã ở khu vực biên giới thực hiện đăng ký việc nhận cha, me, con của công dân Việt nam thường trú tại địa bàn xã đó với công dân của nước láng giềng thường trú tại đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam, tiếp giáp với xã ở khu vực biên giới của Việt Nam nơi công dân Việt Nam thường trú.

* Hồ sơ thủ tục

Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp);

* Giấy tờ phải nộp:

- Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm:

+ Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.

+Trường hợp không có văn bản nêu trên thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân, giấy tờ chứng minh nơi thường trú ở khu vực biên giới của công dân nước láng giềng.

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong CSDLQGVDC theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử/./căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

2.6. Giải quyết nhận cha, mẹ, con và bổ sung hộ tịch trong một số trường hợp đặc biệt

2.6.1. Trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, khôgn đăng ký kết hôn, sinh con, người con sống cùng với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con. Nếu có Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được ghi theo Giấy chứng sinh và giấy tờ tuỳ thân của người mẹ. Nếu không có Giấy chứng sinh và Giấy tờ tuỳ thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp; người cha chịu trách nhiệm về thông tin do mình cung cấp.

2.6.2. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, đã được đăng ký khai sinh nhưng không có thông tin về người cha, nay vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì không phải làm thủ tục nhận cha, con mà làm thủ tục bổ sung hộ tịch để ghi bổ sung thông tin về người cha trong Sổ đăng khai sinh và Giấy khai sinh của người con.

2.6.3. Trường hợp con do người vợ sinh ra trước thời điểm đăng ký kết hôn, chưa được đăng ký khai sinh mà khi đăng ký khai sinh, vợ chồng có văn bản thừa nhận là con chung thì thông tin về người cha được ghi ngay vào Giấy khai sinh của người còn mà không phải làm thủ tục đăng ký nhận cha, con.

Trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cung cấp thông tin về người mẹ và lập văn bản thừa nhận con chung không đúng sự thật tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này theo quy định tại Điều 5 Thông tư 04/2020/TT-BTP.

2.6.4. Trường hợp con do người vợ sinh ra hoặc có thai trong thời kỳ hôn nhân nhưng vợ hoặc chồng không thừa nhận là con chung hoặc người khác muốn nhận con thì Toà án nhân dân xác định theo quy định của pháp luật.

Trường hợp Toà án nhân dân từ chối giải quyết thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh cho trẻ em chưa xác định được cha hoặc đăng ký nhận cha, con, hồ sơ phải có văn bản từ chối giải quyết của Toà án và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Thông tư 04/2020/TT-BTP.

2.7. Một số vấn đề cần lưu ý trong thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con

- Khi nộp hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ, con thì một hoặc hai bên nộp hồ sơ trực tiếp tại Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền, không cần văn bản uỷ quyền của bên kia;

- Khi trả kết quả đăng ký nhận cha, mẹ, con, cả bên nhận và bên được nhận là cha, mẹ, con đều phải có mặt;

- Theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Nhận cha con với người nước ngoài

Hỏi: Anh S. là công dân Hàn Quốc, chưa từng đăng ký kết hôn, chung sống như vợ chồng với chị H. (công dân Việt Nam) tại Việt Nam. Chị H. cũng chưa từng đăng ký kết hôn. Năm 2019 chị H. đã sinh một cháu trai, hiện ở với mẹ. Nay anh S. muốn nhận đứa trẻ là con mình thì phải thực hiện thủ tục gì?

Giải đáp:

Do anh S. không đăng ký kết hôn với người mẹ của trẻ, nên để xác định mối quan hệ cha con, thì phải làm thủ tục đăng ký nhận cha con tại Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền, nếu không có tranh chấp.

Khi thực hiện thủ tục nhận cha, con, anh S. phải nộp tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP và chứng cứ chứng minh quan hệ cha con cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Khi đăng ký nhận cha con thì các bên phải có mặt.

Tình huống 2: Nhận cha con khi đứa trẻ được sinh ra trong vòng 300 ngày kể từ khi người mẹ ly hôn

Hỏi: Bà K. trước đây đăng ký kết hôn với ông V. nhưng đã ly hôn theo Quyết định công nhận thuận tình ly hôn của Tòa án nhân dân quận M, thành phố Đ vào tháng 4/2019. Trong Quyết định ly hôn không ghi có con chung.

Sau khi ly hôn với ông V., Bà K. đăng ký kết hôn với ông Mai D. vào tháng 10/2019 và đến tháng 12/2019 thì sinh con.

Bà K. đến đăng ký khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân phường và yêu cầu ghi tên ông Mai D. là cha đứa trẻ trong Giấy khai sinh. Bà K. xuất trình kết quả giám định AND xác định mối quan hệ cha con giữa ông Mai D. và cháu bé. Vậy Ủy ban nhân dân phường giải quyết như thế nào?

Giải đáp:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 88 Luật Hôn nhân và gia đình và Điều 25 Luật Hộ tịch, đứa trẻ được sinh ra trong thời hạn 300 ngày kể từ thời điểm chấm dứt hôn nhân giữa bà K. với ông V. (tháng 4/2019) và bà K. sinh trong thời điểm chấm dứt quan hệ hôn nhân đang tồn tại và cũng là con của bà K. và ông V. Do đứa trẻ sinh ra trong thời hạn 300 ngày kể từ thời điểm chấm dứt hôn nhân đang tồn tại, thì đứa trẻ được coi là con chung của vợ chồng.

Tuy nhiên, trong trường hợp này, bà K. và ông Mai D. đều đã có kết quả giám định ADN khẳng định mối quan hệ cha, con giữa ông Mai D. và cháu bé, nên Tòa án nhân dân sẽ giải quyết việc xác định cha con giữa ông Mai D. và cháu bé, nên Tòa án nhân dân giải quyết việc xác định cha con giữa ông Mai D. và cháu bé.

Trường hợp của bà K., do đã có kết quả giám định ADN khẳng định mối quan hệ cha, con giữa ông D. và cháu bé, nên nếu Tòa án không giải quyết việc

xác định sinh kết hợp giữa hai người, thì cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ khoản 4 Điều 16 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, để giải quyết việc nhận cha, con theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Tình huống 3: Xác định cha, mẹ, con trong trường hợp có tranh chấp

Hỏi: Năm 2014, ông Trần Văn Q. chung sống như vợ chồng với bà Nguyễn Thu A. mà không đăng ký kết hôn. Năm 2015 bà Thu A. sinh một bé trai và được Ủy ban nhân dân xã N. làm thủ tục ĐKKS cho con ngoài giá thú và ghi tên người cha là Nguyễn Minh K.

Năm 2019 ông Q. mang kết quả xét nghiệm ADN đến Ủy ban nhân dân xã N. yêu cầu giải quyết việc nhận con và thay đổi họ của con trong Giấy khai sinh. Tuy nhiên, khi cơ quan hộ tịch liên hệ với bà Thu A. để lấy ý kiến của người mẹ trong Tờ khai nhận cha con giữa ông Q. và cháu bé, bà Thu A. không đồng ý. Hỏi trong trường hợp này yêu cầu của ông Q. có thực hiện được không và cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết?

Giải đáp:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 101 Luật Hôn nhân và gia đình và Điều 25 Luật Hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ giải quyết việc nhận cha, mẹ, con theo thủ tục hành chính trong trường hợp việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp. Tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP cũng hướng dẫn trong Tờ khai nhận cha, mẹ, con phải có ý kiến đồng ý của người mẹ về việc nhận cha con.

Do bà Thu A. là mẹ đứa trẻ không đồng ý cho ông Q. nhận con, tức là không có sự đồng thuận, nên có thể coi đây là trường hợp có tranh chấp trong việc xác định cha con. Vì vậy, việc này không thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi bà Thu A. cư trú. Thẩm quyền giải quyết việc xác định cha, mẹ, con thuộc về Tòa án nhân dân theo quy định tại khoản 1 Điều 101 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014. Trong trường hợp này Ủy ban nhân dân xã cần hướng dẫn ông Q. đến Tòa án nhân dân có thẩm quyền để làm thủ tục xác định cha, mẹ, con theo quy định của pháp luật về tố tụng dân sự.

Tình huống 4: Cha làm thủ tục nhận con mà không cần có ý kiến của người mẹ

Hỏi: Anh H. và Chị B. cùng làm ăn, buôn bán ở cửa khẩu biên giới và chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn. Tháng 4 năm 2019, chị B. sinh con. Sau đó, do mâu thuẫn trong cuộc sống chung nên chị B. đã bỏ đi, để con lại cho anh H. nuôi khi cháu bé mới được 4 tháng tuổi. Anh H. đã đi tìm và nhờ người quen hỏi thăm tin tức về chị B. nhưng không có kết quả gì.

Ngày 02/02/2021, anh H. đến Ủy ban nhân dân xã đề nghị đăng ký khai sinh cho con. Anh nộp Giấy khai sinh của cháu bé và đề nghị ghi tên mình vào phần khai về người cha trong Giấy khai sinh của cháu bé.

Trong trường hợp này, Ủy ban nhân dân xã giải quyết như thế nào?

Giải đáp:

Theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 16 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, trường hợp nam, nữ chung sống với nhau như vợ chồng, không đăng ký kết hôn mà có con chung, người con sống với người cha, khi người cha làm thủ tục nhận con mà không liên hệ được với người mẹ, thì không cần có ý kiến của người mẹ trong Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Nếu có Giấy khai sinh và giấy tờ tùy thân của người mẹ thì phần khai về người mẹ được ghi theo Giấy khai sinh và giấy tờ tùy thân của người mẹ. Nếu không có Giấy khai sinh và giấy tờ tùy thân của người mẹ thì ghi theo thông tin do người cha cung cấp; người cha chịu trách nhiệm về sự hợp lệ của Giấy khai sinh với thông tin về người mẹ.

Theo hướng dẫn trên đây thì anh H. phải làm thủ tục nhận con và đăng ký khai sinh (kết hợp 2 trong 1). Do không có thông tin của Chị B., nên không cần phải có ý kiến của Chị B. trong Tờ khai đăng ký nhận cha con. Những thông tin về người mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con sẽ ghi theo Giấy khai sinh do anh H. nộp và anh H. phải chịu trách nhiệm về sự hợp lệ của Giấy khai sinh với thông tin về người mẹ./.

CHUYÊN ĐỀ 5

ĐĂNG KÝ GIÁM HỘ, GIÁM SÁT GIÁM HỘ

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ:

- Bộ luật Dân sự năm 2015;

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ- CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

2. NỘI DUNG

2.1. Các quy định pháp luật về giám hộ và giám sát việc giám hộ 2.1.1. Giám hộ

a) Giám hộ

Giám hộ là việc cá nhân, tổ chức được chỉ định (gọi là người giám hộ) thực hiện việc chăm sóc, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người được giám hộ. Việc giám hộ phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

b) Người được Giám hộ

Theo quy định tại khoản 1 Điều 47 Bộ Luật Dân sự năm 2015, những đối tượng sau đây là người cần được giám hộ:

- Người chưa thành niên thuộc không còn cha mẹ, hoặc không xác định được cha mẹ.

- Người chưa thành niên có cha mẹ nhưng cah mẹđều mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; cha mẹ không có điều kiện chăm sóc, giáo dục con và yêu cầu người giám hộ cho con.

- Người đã thành niên mất năng lực hành vi dân sự

- Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Lưu ý: Chỉ có thể có một người giám hộ, trừ trường hợp cha, mẹ giám hộ cho con hoặc ông, bà cùng giám hộ cho cháu.

c) Người Giám hộ

Theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Bộ Luật Dân sự năm 2015 thì cá nhân, pháp nhận có đủ điều kiện sau có thể làm người giám hộ:

* Đối với Cá nhân:

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

- Có tư cách đạo đức tốt và các điều kiện cần thiết để thực hiện quyền, nghĩa vụ của người giám hộ.

- Không phải là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị kết án nhưng chưa được xóa án tích về tội cố ý xâm phạm tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, tài sản của người khác.

- Không phải là người bị Tòa án tuyên bố hạn chế quyền đối với con chưa thành niên.

* Đối với Pháp nhân:

- Có năng lực pháp luật dân sự phù hợp với việc giám hộ.

- Có điều kiện cần thiết để thực hiện quyền, nghĩa vụ của người giám hộ.

d) Quyền, nghĩa vụ của người giám hộ

* Nghĩa vụ của người giám hộ đối với người được giám hộ chưa đủ mười lăm tuổi

- Chăm sóc, giáo dục người được giám hộ.

- Đại diện cho người được giám hộ trong các giao dịch dân sự, trừ trường hợp pháp luật quy định người chưa đủ mười lăm tuổi có thể tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

- Quản lý tài sản của người được giám hộ.

- Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người được giám hộ.

* Nghĩa vụ của người giám hộ đối với người được giám hộ từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi

- Đại diện cho người được giám hộ trong các giao dịch dân sự, trừ trường hợp pháp luật quy định người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể tự mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

- Quản lý tài sản của người được giám hộ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người được giám hộ.

* Nghĩa vụ của người giám hộ đối với người được giám hộ mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi

- Chăm sóc, bảo đảm việc điều trị bệnh cho người được giám hộ.

- Đại diện cho người được giám hộ trong các giao dịch dân sự.

- Quản lý tài sản của người được giám hộ.

- Bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người được giám hộ.

* Quyền của người giám hộ (Điều 58 Bộ luật Dân sự năm 2015)

- Sử dụng tài sản của người được giám hộ để chăm sóc, chi dùng cho những nhu cầu thiết yếu của người được giám hộ.

- Được thanh toán các chi phí hợp lý cho việc quản lý tài sản của người được giám hộ;

- Đại diện cho người được giám hộ trong việc xác lập, thực hiện giao dịch dân sự và thực hiện các quyền khác theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người được giám hộ.

- Người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi có quyền theo quyết định của Tòa án trong số các quyền quy định tại khoản 1 Điều 58 Bộ luật Dân sự năm 2015.

* Đối với các giao dịch liên quan đến tài sản của người được giám hộ (Điều 59):

- Người giám hộ của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự có trách nhiệm quản lý tài sản của người được giám hộ như tài sản của chính mình; được thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản của người được giám hộ vì lợi ích của

- Việc bán, trao đổi, cho thuê, cho mượn, cho vay, cầm cố, thế chấp, đặt cọc và giao dịch dân sự khác đối với tài sản có giá trị lớn của người được giám hộ phải được sự đồng ý của người giám sát việc giám hộ.

- Người giám hộ không được đem tài sản của người được giám hộ tặng cho người khác. Các giao dịch dân sự giữa người giám hộ với người được giám hộ có liên quan đến tài sản của người được giám hộ vô hiệu, trừ trường hợp giao dịch được thực hiện vì lợi ích của người được giám hộ và có sự đồng ý của người giám sát việc giám hộ.

- Người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi được quản lý tài sản của người được giám hộ theo quyết định của Tòa án trong phạm vi được quy định tại khoản 1 Điều này.

đ) Các hình thức giám hộ

* Giám hộ đương nhiên (Điều 52, Điều 53 Bộ luật Dân sự năm 2015)

- Người giám hộ đương nhiên của người chưa thành niên được xác định theo thứ tự sau đây:

+ Anh ruột là anh hoặc chị ruột là chị là người giám hộ; nếu anh hoặc chị cả không có đủ điều kiện làm người giám hộ thì anh ruột hoặc chị ruột tiếp theo là người giám hộ, trừ trường hợp các anh ruột hoặc chị ruột khác làm người giám hộ.

+ Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại là người giám hộ hoặc những người này thỏa thuận cử một hoặc một số người trong số họ làm người giám hộ, nếu người giám hộ không có anh chị ruột.

+ Bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột hoặc dì ruột là người giám hộ, nếu người được giám hộ không có ông bà nội, ông bà ngoại và anh chị ruột.

- Người giám hộ đương nhiên của người mất năng lực hành vi dân sự được quy định như sau:

+ Trường hợp vợ là người mất năng lực hành vi dân sự thì chồng là người giám hộ; nếu chồng là người mất năng lực hành vi dân sự thì vợ là người giám hộ.

+ Trường hợp cha và mẹ đều mất năng lực hành vi dân sự hoặc một người mất năng lực hành vi dân sự, còn người kia không có đủ điều kiện làm người giám hộ thì người con cả là người giám hộ; nếu người con cả không có đủ điều kiện làm người giám hộ thì người con tiếp theo có đủ điều kiện làm người giám hộ là người giám hộ.

+ Trường hợp người thành niên mất năng lực hành vi dân sự chưa có vợ, chồng, con hoặc có mà vợ, chồng, con đều không có đủ điều kiện làm người giám hộ thì cha, mẹ là người giám hộ.

- Giám hộ cử (Điều 54 Bộ luật Dân sự năm 2015)

+ Trường hợp có tranh chấp giữa những người giám hộ về người giám hộ hoặc tranh chấp về việc cử người giám hộ thì Tòa án chỉ định người giám hộ.

+ Trường hợp cử, chỉ định người giám hộ cho người chưa thành niên từ đủ sáu tuổi trở lên thì phải xin xem xét nguyện vọng của người này.

+ Việc cử người giám hộ phải được sự đồng ý và của người được cử làm người giám hộ.

+ Việc cử người giám hộ phải được lập thành văn bản, trong đó ghi rõ: lý do cử người giám hộ, quyền, nghĩa vụ cụ thể của người giám hộ, tình trạng tài sản của người được giám hộ.

2.1.2. Giám sát việc giám hộ

a) Điều kiện giám sát việc giám hộ

- Người thân thích của người được giám hộ đề nghị cử người giám sát việc giám hộ. Nếu có nhiều người có đủ điều kiện làm người giám hộ đương nhiên, thì cử một trong số những người thân thích giám sát việc giám hộ. Nếu không cử thì lựa chọn cá nhân, pháp nhân khác giám sát việc giám hộ.

- Việc cử hoặc lựa chọn người giám sát việc giám hộ phải được sự đồng ý của người đó.

- Nếu người giám sát việc giám hộ liên quan đến quản lý tài sản của người được giám hộ thì phải đăng ký việc giám sát giám hộ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ.

b) Cử giám sát giám hộ

Trong trường hợp người giám hộ liên quan đến tài sản của người được giám hộ mà không có người thân thích của người được giám hộ hoặc những người thân thích không cử, chọn được người giám sát việc giám hộ thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giá9m hộ cử hoặc chấp nhận người giám sát việc

giám hộ. Trường hợp có tranh chấp về việc cử, chọn người giám sát việc giám hộ thì Tòa án quyết định.

c) Quyền và nghĩa vụ của người giám sát việc giám hộ1011

- Theo dõi, kiểm tra người giám hộ trong việc thực hiện giám hộ;1213

- Xem xét, có ý kiến kịp thời bằng văn bản về việc xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đ15ến tài sản của người được giám hộ;

- Yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giám hộ xem xét thay đổi hoặc chấm dứt việc giám hộ, giám sát việc giám hộ.

d) Thay đổi người giám hộ (Điều 60 Bộ luật Dân sự năm 2015)

- Người giám hộ được thay đổi trong trường hợp sau đây:

- Khái niệm "người thân thích" được hiểu theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, tương ứng với những người cùng hàng thừa kế theo pháp luật.

- Người giám hộ không còn đủ các điều kiện quy định của pháp luật;

- Người giám hộ bị cá nhân chết hoặc bị Tòa án tuyên bố hạn chế năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, mất năng lực hành vi dân sự, mất tích; pháp nhân lâm vào chấm dứt tồn tại;

- Người giám hộ vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ giám hộ;

- Người giám hộ đề nghị được thay đổi và có người khác nhận làm giám hộ. Thủ tục thay đổi người giám hộ thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch.

d) Chấm dứt việc giám hộ (Điều 62 Bộ luật Dân sự năm 2015)

Việc giám hộ chấm dứt trong trường hợp sau đây:

Người được giám hộ đã có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

Người được giám hộ chết;

Cha, mẹ của người được giám hộ là người chưa thành niên đã có đủ điều kiện để thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình;

Người được giám hộ được nhận làm con nuôi.

Thủ tục chấm dứt việc giám hộ được thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch.

đ) Hậu quả chấm dứt việc giám hộ (Điều 63 Bộ luật Dân sự năm 2015)

Trường hợp người được giám hộ đã có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thì trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày chấm dứt việc giám hộ, người giám hộ thanh toán tài sản với người được giám hộ, chuyển giao quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch dân sự vì lợi ích của người được giám hộ cho người được giám hộ.

Trường hợp người giám hộ chết thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày chấm dứt việc giám hộ, người giám hộ thanh toán tài sản với người thừa kế hoặc giao tài sản cho người quản lý di sản của người được giám hộ, chuyển giao quyền,

nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch dân sự vì lợi ích của người được giám hộ cho người thừa kế của người được giám hộ; nếu hết thời hạn đó mà chưa xác định được người thừa kế thì người giám hộ tiếp tục quản lý tài sản của người được giám hộ cho đến khi tài sản được giải quyết theo quy định của pháp luật về thừa kế và thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ.

Việc thanh toán tài sản và chuyển giao quyền, nghĩa vụ phải được lập thành văn bản với sự giám sát của người giám sát việc giám hộ.

2.2. Đăng ký giám hộ, chấm dứt, thay đổi giám hộ tại Ủy ban nhân dân cấp xã

2.2.1. Đăng ký giám hộ Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký giám hộ (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu đăng ký giám hộ thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Văn bản cử người giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự đối với trường hợp đăng ký giám hộ cử.

- Giấy tờ chứng minh điều kiện giám hộ đương nhiên theo quy định của Bộ luật Dân sự đối với trường hợp đăng ký giám hộ đương nhiên. Trường hợp có nhiều người cùng đủ điều kiện làm giám hộ đương nhiên thì nộp thêm văn bản thỏa thuận về việc cử một người làm giám hộ đương nhiên.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký giám hộ.Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký giám hộ. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký giám hộ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại

hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký giám hộ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Trích lục đăng ký giám hộ/bản sao Trích lục đăng ký giám hộ), người yêu cầu đăng ký giám hộ xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp bản chính các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký giám hộ theo quy định pháp luật hộ tịch.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký giám hộ không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký giám hộ.

2.2. Đăng ký hộ có yếu tố nước ngoài Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký giám hộ (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu đăng ký giám hộ thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Văn bản cử người giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự đối với trường hợp đăng ký giám hộ cử; giấy tờ chứng minh điều kiện giám hộ đương nhiên theo quy định của Bộ luật Dân sự đối với trường hợp đăng ký giám hộ đương nhiên; trường hợp có nhiều người cùng đủ điều kiện làm giám hộ đương nhiên thì

nộp thêm văn bản thỏa thuận về việc cử một người làm giám hộ đương nhiên;

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện đăng ký giám hộ.Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

100

căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký giám hộ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

2.3. Đăng ký chấm dứt giám hộ * Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký chấm dứt giám hộ theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký chấm dứt giám hộ (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy tờ làm căn cứ chấm dứt giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền

thực hiện việc đăng ký chấm dứt giám hộ.Trường hợp người được ủy quyền là

101

ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ công trả kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

102

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký chấm dứt giám hộ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký chấm dứt giám hộ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

- Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ/bản sao Trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ), người yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký chấm dứt giám hộ theo quy định pháp luật hộ tịch.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký chấm dứt giám hộ.

2.4. Đăng ký giám sát việc giám hộ

Theo quy định tại Điều 51 Bộ Luật dân sự năm 2015: Người thân thích của người được giám hộ thỏa thuận cử người giám sát việc giám hộ trong số những người thân thích hoặc chọn cá nhân, pháp nhân khác làm người giám sát giám hộ. Trường hợp không có người thân thích của người được giám hộ hoặc những người

103

thân thích không cử, chọn được người giám sát giám hộ thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người giám hộ cử cá nhân hoặc pháp nhân giám sát việc giám hộ, việc cử, chọn người giám sát việc giám hộ phải được sự đồng ý của người được cử, chọn. Trường hợp có tranh chấp về việc cử, chọn người giám sát giám hộ thì Tòa án quyết định.

Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký chấm dứt giám hộ theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký chấm dứt giám hộ (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy tờ làm căn cứ chấm dứt giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện đăng ký chấm dứt giám hộ. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký chấm dứt giám hộ. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

104

tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

105

2.5. Một số vấn đề cần lưu ý trong nghiệp vụ đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ

Một cá nhân, pháp nhân có thể giám hộ cho nhiều người, nhưng một người chỉ có thể được một người giám hộ.

Người có yêu cầu đăng ký giám hộ trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký giám hộ; người thực hiện việc đăng ký giám hộ có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính.

Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.

Đối với việc đăng ký giám hộ, chấm dứt, thay đổi giám hộ, pháp luật hiện hành không quy định xác minh là thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu công chức tư pháp hộ tịch thấy cần thiết thì chủ động tiến hành xác minh để đảm bảo việc đăng ký theo đúng quy định của pháp luật, nhưng vẫn phải đảm bảo thời hạn giải quyết theo quy định.

106

GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Chồng đăng ký làm giám hộ đương nhiên cho vợ

Hỏi: Ông C. có vợ là bà B. bị bệnh nằm liệt giường, không nhận thức làm chủ được hành vi. Theo yêu cầu của ông C., Tòa án nhân dân cấp huyện nơi vợ chồng ông sinh sống đã ra quyết định tuyên bố bà B. mất năng lực hành vi dân sự. Trường hợp này, ông C. có phải thực hiện đăng ký giám hộ không? Nếu có thì theo trình tự, thủ tục nào?

Giải đáp:

Theo quy định tại Điều 53 Bộ Luật Dân sự năm 2015 thì người giám hộ đương nhiên của người mất năng lực hành vi dân sự được xác định như sau: Trường hợp vợ là người mất năng lực hành vi dân sự thì chồng là người giám hộ; nếu chồng là người mất năng lực hành vi dân sự thì vợ là người giám hộ. Như vậy, trong trường hợp này ông C. là người giám hộ đương nhiên của bà B.

Theo quy định của Bộ Luật Dân sự năm 2015, Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành thì việc giám hộ phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định không bắt buộc phải đăng ký, trừ trường hợp người giám hộ đương nhiên có liên quan đến tài sản của người được giám hộ. Trong trường hợp này, ông C. không phải thực hiện đăng ký giám hộ. Tuy nhiên, nếu giám hộ có liên quan đến tài sản của bà B. thì ông C. phải thực hiện đăng ký giám hộ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi bà B. cư trú.

Trong trường hợp nêu trên, nếu ông C. yêu cầu đăng ký giám hộ thì ông C. thực hiện đăng ký giám hộ theo thủ tục đăng ký giám hộ đương nhiên. Ông C. chuẩn bị hồ sơ đăng ký giám hộ và nộp cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi bà B. cư trú. Ông C. không phải nộp tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu; giấy tờ chứng minh điều kiện người giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Tình huống 2: Cử người giám hộ trong trường hợp người giám hộ đương nhiên không đủ điều kiện

Bố mẹ cháu A. mất khi cháu mới 12 tuổi. Hai bên gia đình nội, ngoại thống nhất cử bác ruột của cháu A. là ông B. làm giám hộ, để thực hiện nuôi dưỡng, chăm sóc và quản lý tài sản do bố mẹ cháu A. để lại. Tuy nhiên ông B. từ chối vì không có nhiều thời gian để chăm sóc cháu A. Bản thân cháu A. cũng không đồng ý cho ông B. là người giám hộ.

Vậy trong trường hợp này phải giải quyết như thế nào?

Giải đáp: Theo quy định tại Điều 52 Bộ Luật Dân sự ănm 2015 thì trong trường hợp này ông B là người được của làm người giám hộ của cháu A.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 54 Bộ luật Dân sự, trường hợp cử, chỉ định người giám hộ cho người chưa thành niên từ đủ sáu tuổi trở lên thì phải xem xét nguyện vọng của người này. Bản thân cháu A đã 12 tuổi không đồng ý ông B làm người giám hộ. Mặt khác, ông B cũng không có thời gian để thực hiện nghĩa vụ của người giám hộ là chăm sóc, giáo dục cháu A.

107

Do vậy, trong trường hợp này ông B không đủ điều kiện làm người giám hộ. Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm cử người có đủ điều kiện làm giám hộ cho cháu A.

Tình huống 3: Cử giám hộ và giám sát việc giám hộ cho trẻ em bị mồ côi

Hỏi: Cháu C. 8 tuổi, bị mồ côi cha mẹ do cha mẹ bị mất trong một tai nạn giao thông. Ông bà nội, ngoại của cháu cũng già yếu, không thể đứng ra chăm sóc cháu được. Các bác hai bên nội, ngoại đều muốn đón cháu về nuôi và làm giám hộ cho cháu. Vậy trong trường hợp này việc giám hộ được thực hiện như thế nào? Có cần phải thực hiện thủ tục giám sát giám hộ hay không?

Giải đáp:

Theo quy định tại Điều 47 Bộ luật Dân sự năm 2015, cháu C. thuộc trường hợp cần giám hộ. Theo quy định tại Điều 52 Bộ luật Dân sự, người thân thích của người được giám hộ có thể cử một người ra thực hiện việc giám hộ.

Tuy nhiên, do cháu có nhiều người thân thích có đủ điều kiện và muốn làm giám hộ, nên theo quy định của pháp luật thì những người thân thích phải thỏa thuận để cử một người trong số họ làm giám hộ cho cháu C.

Vì cháu C. đã 8 tuổi, nên theo quy định pháp luật phải có ý kiến đồng ý của cháu C. về người giám hộ. Việc cử giám hộ phải được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cháu C. đang cư trú.

Việc cử giám hộ phải được lập thành văn bản, trong đó ghi rõ lý do cử người giám hộ, quyền, nghĩa vụ cụ thể của người giám hộ, tình trạng tài sản của người được giám hộ.

Trong trường hợp cháu C. có tài sản thừa kế do cha, mẹ để lại, thì cần phải có người giám sát việc giám hộ để theo dõi, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản của cháu C., nhằm bảo vệ quyền lợi cho cháu.

108

CHUYÊN ĐỀ 6

THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH, BỔ SUNG HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ- CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

109

2. Nội dung

2.1. Quy định pháp luật về thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

2.1.1. Quy định pháp luật về thay đổi hộ tịch

Khái niệm thay đổi hộ tịch được quy định tại khoản 10 Điều 4 Luật hộ tịch như sau: “Thay đổi hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký theo quy định của pháp luật”.

Những "thông tin hộ tịch" được thay đổi, tức là phạm vi thay đổi hộ tịch, chỉ bao gồm 2 loại việc theo quy định tại Điều 26 của Luật hộ tịch. Đó là:

Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự.

Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật nuôi con.

Như vậy, từ quy định trên đây cho thấy pháp luật chỉ cho phép thay đổi hộ tịch trong 2 trường hợp (như nêu trên) nếu đáp ứng được những điều kiện nhất định. Trong trường hợp người dân yêu cầu thay đổi các thông tin hộ tịch khác (như ngày tháng năm sinh, dân tộc, giới tính, quốc tịch, quê quán...), thì không xem xét giải quyết vì không có cơ sở pháp lý.

a) Về thay đổi họ, chữ đệm, tên

Bộ luật Dân sự năm 2015 (Điều 27 và Điều 28) quy định về các trường hợp được thay đổi họ, tên như sau:

Thứ nhất, về thay đổi họ. Cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận việc thay đổi họ trong các trường hợp:

110

Thay đổi họ cho con để từ họ của cha đẻ sang họ của mẹ đẻ hoặc ngược lại;

Thay đổi họ cho con nuôi từ họ của cha đẻ hoặc mẹ đẻ sang họ của cha nuôi hoặc mẹ nuôi theo yêu cầu của cha nuôi, mẹ nuôi;

Khi người con nuôi thôi làm con nuôi và người này hoặc cha đẻ, mẹ đẻ yêu cầu lấy lại họ cho người đó theo họ của cha đẻ hoặc mẹ đẻ;

Thay đổi họ cho con theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc của con khi xác định cha, mẹ cho con. Ví dụ, trẻ em được khai sinh theo diện chưa xác định được cha (con ngoài giá thú) mang họ mẹ, sau đó khi người cha làm thủ tục đăng ký nhận con, cha mẹ có yêu cầu thay đổi họ của con theo họ cha;

Thay đổi họ của người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình;

Thay đổi họ theo họ của vợ, họ của chồng trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài để phù hợp với pháp luật của nước mà vợ, chồng người nước ngoài là công dân hoặc lấy lại hộ tịch trước khi thay đổi

+ Thay đổi hộ tịch của con khi cha, mẹ thay đổi;

+ Trường hợp khác do pháp luật về hộ tịch quy định.

Thứ hai, về việc thay đổi tên. Cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận việc thay đổi tên trong trường hợp:

+ Theo yêu cầu của người có tên mà việc sử dụng tên đó gây nhầm lẫn3, ảnh hưởng đến tình cảm gia đình, đến danh dự, quyền, lợi ích hợp pháp của người đó

+ Theo yêu cầu của cha nuôi, mẹ nuôi về việc thay đổi tên cho con nuôi hoặc khi người nuôi thôi làm con nuôi và người này hoặc cha đẻ, mẹ đẻ yêu cầu lấy lại tên mà cha đẻ, mẹ đẻ đã đặt;

+ Theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ hoặc ngư11ời con khi xác định cha, mẹ cho con;

+ Thay đổi tên của người bị lưu lạc đã tìm ra nguồn gốc huyết thống của mình;

+ Thay đổi tên của vợ, chồng trong quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài để phù hợp với pháp luật của nước mà vợ, chồng người nước ngoài là công dân hoặc lấy lại tên trước khi thay đổi;

+ Thay đổi tên của người đã xác định lại giới tính, người đã chuyển đổi giới tính;

+ Trường hợp khác do pháp luật về hộ tịch quy định.

Như vậy, căn cứ pháp lý để cho thay đổi họ và thay đổi tên, theo quy định của Bộ luật Dân sự, cơ bản là giống nhau, có sự tương đồng. Một điều cần lưu ý là, trong nhiều văn bản, tài liệu, mẫu đơn từ, tờ khai hoặc theo cách gọi, cách nói trong xã hội thì khái niệm “họ tên” hoặc “tên” trong nhiều trường hợp hàm ý bao gồm cả họ, tên đệm (chữ đệm) và tên của một người.

Do “chữ đệm” (tên đệm) là một thành tố cấu tạo nên họ tên, nên yêu cầu về việc thay đổi chữ đệm cũng được xem xét giải quyết theo các quy định pháp luật nêu trên. Tuy nhiên, việc yêu cầu thay đổi tên đệm (chữ đệm) không được dẫn đến

111

gây nhầm lẫn về giới tính. Ví dụ, yêu cầu thay đổi chữ đệm “Thị” (Nguyễn Thị H.) thành chữ “Văn” (Nguyễn Văn +) sẽ không được chấp nhận, vì gây nhầm lẫn về giới tính từ nữ thành nam, trừ trường hợp yêu cầu xác định lại giới tính khi có đủ căn cứ theo quy định của pháp luật.

b) Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong Giấy khai sinh của trẻ sau khi được nhận làm con nuôi

Theo quy định tại Điều 19 Thông tư 04/2020/TT-BTP, sau khi em trẻ được giải quyết cho làm con nuôi, thì cha, mẹ nuôi có thể yêu cầu Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký

Đây là quy định mới của Bộ luật Dân sự năm 2015 so với Bộ luật Dân sự năm 2005 trước đây, theo đó một người sau khi kết hôn với người nước ngoài được thực hiện việc thay đổi họ theo họ của vợ/chồng là người nước ngoài hoặc lấy lại họ cũ của mình trước thời điểm kết hôn với người nước ngoài.

Khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi phần về cha, mẹ trong Giấy khai sinh của trẻ em. Tùy từng trường hợp cụ thể, việc thay đổi thông tin của cha, mẹ trên Giấy khai sinh được tiến hành theo thủ tục tương ứng như sau:

Thứ nhất, đối với trường hợp trẻ em được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ rơi, trẻ chưa xác định được cha, mẹ. Theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi cho bổ sung thông tin về cha, mẹ nuôi vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh. Tại mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh cần ghi rõ “cha, mẹ nuôi”.

Thứ hai, đối với trường hợp Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh đã có phần khai về cha và mẹ đẻ, thì theo yêu cầu của cha mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi phần khai về cha đẻ hoặc mẹ đẻ vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh bằng thông tin của cha đẻ hoặc mẹ đẻ. Tại mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh cần ghi rõ “cha, mẹ đẻ” và “mẹ đẻ”.

Thứ ba, đối với trường hợp Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh đã có phần khai về cha và mẹ đẻ, và theo yêu cầu của cha mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi phần khai về cha đẻ hoặc mẹ đẻ vào phần khai về cha hoặc mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh bằng thông tin của cha hoặc mẹ nuôi. Tại mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh cần ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.

2.1.2. Quy định pháp luật về cải chính hộ tịch

Khái niệm “cải chính hộ tịch” được quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật hộ tịch: “Cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch”.

Như vậy, so với pháp luật trước đây thì Luật hộ tịch đã mở rộng phạm vi cải chính hộ tịch, bao gồm cả việc điều chỉnh hộ tịch quy định tại Nghị định số

112

158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch trước đây. Theo đó, tất cả các sự kiện hộ tịch đã được đăng ký mà phát hiện có sai sót thì đều phải thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch. Việc cải chính hộ tịch không phụ thuộc vào những căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự như việc thay đổi hộ tịch.

Để bảo đảm quyền lợi của người dân, bảo đảm tính chính xác của dữ liệu hộ tịch, kế thừa và phát triển các quy định về đăng ký và quản lý hộ tịch trước đây còn phù hợp, Luật hộ tịch cho phép người có sự kiện hộ tịch đã đăng ký có quyền yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện quyền thực hiện cải chính thông tin hộ tịch có sai sót trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch. Như vậy, đối tượng cải chính hộ tịch bao gồm cả giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch có thông tin hộ tịch bị sai sót. Theo đó, bất kỳ thông tin hộ tịch nào bị sai sót thì đều được cải chính. Điều quan trọng nhất là người yêu cầu cải chính phải có chứng cứ chứng minh về lỗi sai sót khi đăng ký hộ tịch. Lỗi sai sót ở đây có thể thuộc về người dân hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch. Nếu không chứng minh được có sai sót, thì không được cải chính hộ tịch. Mọi yêu cầu cải chính hộ tịch chỉ để nhằm “hợp thức hóa những sai sót trong hồ sơ, giấy tờ của cá nhân” đều bị nghiêm cấm.

2.1.3. Quy định pháp luật về bổ sung hộ tịch

Khái niệm “bổ sung hộ tịch” được quy định tại khoản 13 Điều 4 Luật hộ tịch: “Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký”. Thông tin hộ tịch còn thiếu được hiểu là những thông tin không có hoặc chưa xác định được tại thời điểm đăng ký hộ tịch và được để trống trong bản chính giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch.

Để bảo đảm dữ liệu hộ tịch của cá nhân được đầy đủ, chính xác, Luật hộ tịch cho phép người dân được bổ sung những thông tin hộ tịch còn thiếu khi đăng ký hộ tịch. Nhưng để yêu cầu bổ sung hộ tịch thì người dân phải có cơ sở chứng minh về thông tin hộ tịch còn thiếu. Cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ tiến hành ghi bổ sung nội dung còn thiếu đó vào Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch.

Ví dụ, khi đăng ký khai sinh cho trẻ em chưa xác định được cha, phần ghi về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh của trẻ em tạm thời để trống. Nhưng sau đó, người cha yêu cầu thực hiện thủ tục đăng ký nhận con. Sau khi việc cha nhận con được giải quyết, trên cơ sở Trích lục về việc nhận con và theo yêu cầu của cha mẹ, cơ quan đăng ký hộ tịch ghi bổ sung thông tin về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con.

Điều cần lưu ý là: theo quy định tại khoản 2 Điều 75 Luật hộ tịch, thì về nguyên tắc, mọi giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ trước ngày 01/01/2016 (ngày Luật hộ tịch có hiệu lực) vẫn có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành.

Theo hướng dẫn tại Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Đối với giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ kể từ ngày 01/01/2016 mà thông tin hộ tịch còn thiếu thì được bổ sung, nếu có giấy tờ, tài liệu hợp lệ chứng minh. Riêng đối với yêu cầu ghi bổ sung "quốc tịch Việt Nam" thì chỉ được thực hiện đối với giấy tờ hộ tịch

113

được cấp kể từ ngày 01/01/2016 sau khi xác định người yêu cầu đăng ký quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam.

Trường hợp cá nhân đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016 mà Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh không ghi ngày, tháng sinh thì được bổ sung ngày, tháng sinh theo Giấy chứng sinh hoặc văn bản xác nhận của cơ sở y tế nơi cá nhân sinh ra. Nếu không có Giấy chứng sinh hoặc văn bản xác nhận của cơ sở y tế thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:

Đối với người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân thì ghi ngày, tháng sinh theo hồ sơ, giấy tờ cá nhân đó. Nếu ngày, tháng sinh không thống nhất thì ghi theo hồ sơ, giấy tờ được cấp hoặc xác nhận hợp lệ đầu tiên.

Đối với người không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc không có ngày, tháng sinh thì cho phép người yêu cầu cam đoan về ngày, tháng sinh.

Nếu không xác định được ngày, tháng sinh trong các trường hợp trên đây, thì xác định ngày 01 tháng 01 của năm sinh.

2.1.4. Quy định pháp luật về xác định lại dân tộc

Luật hộ tịch không quy định về khái niệm “xác định lại dân tộc”. Nhưng những quyền xác định, xác định lại dân tộc là quyền nhân thân của cá nhân và được ghi trong Bộ luật Dân sự năm 2015. Cụ thể như sau:

Cá nhân có quyền xác định, xác định lại dân tộc của mình.

Cá nhân khi sinh ra được xác định dân tộc theo dân tộc của cha đẻ, mẹ đẻ. Trường hợp cha đẻ, mẹ đẻ thuộc hai dân tộc khác nhau thì dân tộc của con được xác định theo dân tộc của cha đẻ hoặc mẹ đẻ theo thỏa thuận của cha đẻ, mẹ đẻ; trường hợp không có thỏa thuận thì dân tộc của con được xác định theo tập quán; trường hợp tập quán khác nhau thì dân tộc của con được xác định theo tập quán của dân tộc ít người hơn.

Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi, chưa xác định được cha đẻ, mẹ đẻ và được nhận làm con nuôi thì được xác định dân tộc theo dân tộc của cha nuôi hoặc mẹ nuôi hoặc theo thỏa thuận của cha mẹ nuôi. Trường hợp chỉ có cha nuôi hoặc mẹ nuôi thì dân tộc của trẻ em được xác định theo dân tộc của người đó.

Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi, chưa xác định được cha đẻ, mẹ đẻ và được nhận làm con nuôi thì được xác định dân tộc theo đề nghị của người đứng đầu cơ sở nuôi dưỡng trẻ em hoặc theo đề nghị của người đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ em vào thời điểm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Như vậy, từ các quy định trên đây cho thấy, cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định lại dân tộc trong trường hợp sau đây: (i) Xác định lại theo dân tộc của cha hoặc mẹ đẻ trong trường hợp cha đẻ, mẹ đẻ thuộc hai dân tộc khác nhau; (ii) Xác định lại dân tộc của cha hoặc mẹ đẻ trong trường hợp con nuôi đã tìm được cha đẻ, mẹ đẻ của mình.

Để cụ thể hóa quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 về quyền xác định lại dân tộc, Luật hộ tịch quy định: “Xác định lại dân tộc là việc cơ quan nhà nước có

114

thẩm quyền đăng ký xác định lại dân tộc của cá nhân theo quy định của Bộ luật Dân sự” (Điều 4).

Căn cứ quy định của Bộ luật Dân sự và Luật hộ tịch, thì việc xác định lại dân tộc được thực hiện trong 2 trường hợp sau:

Thứ nhất, xác định lại theo dân tộc của cha đẻ hoặc mẹ đẻ, nếu cha đẻ, mẹ đẻ thuộc hai dân tộc khác nhau.

Thứ hai, xác định lại theo dân tộc của cha hoặc mẹ đẻ trong trường hợp con nuôi đã tìm lại được cha đẻ, mẹ đẻ của mình.

Lưu ý là: không được nhiều lần yêu cầu xác định lại dân tộc nhằm mục đích vụ lợi cá nhân hoặc để hưởng chế độ, chính sách ưu đãi của Nhà nước (đối với đồng bào dân tộc), tức là lúc thì xác định theo dân tộc của cha đẻ, lúc lại yêu cầu xác định lại theo mẹ đẻ.

2.1.5. Điều kiện chung về thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc

- Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật hộ tịch phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và được thể hiện rõ trong Tờ khai; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thì còn phải có sự đồng ý của người đó.

- Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Theo hướng dẫn tại khoản 1, khoản 2 Điều 17 Thông tư số 04/2020/TTBTP thì việc cải chính hộ tịch được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác. Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối yêu cầu cải chính hộ tịch khi không có cơ sở để cải chính, tức là không phát hiện có sai sót trong khi đăng ký hộ tịch cả về phía cơ quan đăng ký hộ tịch và phía người dân.

Những sai sót thường gặp trong đăng ký hộ tịch được yêu cầu cải chính là:

- Sai sót do người yêu cầu đăng ký hộ tịch cung cấp thông tin không chính xác.

Ví dụ, chị Nguyễn Thị A. và anh Nguyễn Văn B. đều là dân tộc Kinh, đã đăng ký kết hôn và sinh cháu Nguyễn Văn C. Khi đi đăng ký khai sinh cho cháu C., ông ngoại của cháu C. đã khai anh Nguyễn Văn B., dân tộc Mường. Do vậy, trong giấy khai sinh của cháu C. phần ghi về dân tộc của người cha trong Giấy khai sinh được xác định là có sai sót do lỗi của người đi đăng ký khai sinh.

- Sai sót do công chức làm công tác hộ tịch khi đăng ký hộ tịch.

Ví dụ, từ việc nói ngọng dẫn đến viết ngọng, ghi sai dấu từ họ “Nguyễn” thành họ “Nguyên”, họ “Vũ” thành họ “Vù”…

115

Việc cải chính nội dung khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật hộ tịch.

Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký. Tuy nhiên, tại khoản 1 Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước ngày 01/01/2016 vẫn có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành.

Giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ kể từ ngày 01/01/2016 mà thông tin hộ tịch còn thiếu thì được bổ sung, nếu có giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hợp lệ chứng minh (ví dụ Số định danh cá nhân, thông tin về cha, mẹ trên Giấy khai sinh của trẻ em thuộc trường hợp trẻ bị bỏ rơi, chưa xác định được cha, được mẹ hoặc chưa xác định được cả cha, mẹ…).

- Yêu cầu ghi bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ thực hiện đối với giấy tờ hộ tịch được cấp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, sau khi xác định người yêu cầu đang có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam.

Việc xác định cá nhân có quốc tịch Việt Nam phải dựa trên căn cứ pháp lý theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam năm 2008, chứ không chỉ là trên cơ sở giấy tờ mà cá nhân đó có.

Trường hợp cha đẻ, mẹ đẻ hoặc người giám hộ của người chưa thành niên yêu cầu xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên thì phải được sự đồng ý của người chưa thành niên đó.

116

GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Cải chính năm sinh

Hỏi: Anh Lê Nguyên U. đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú yêu cầu cải chính năm sinh trên Giấy khai sinh (từ 1982 thành 1983) để phù hợp với năm sinh ghi trên Hộ khẩu và Giấy chứng minh nhân dân. Sau khi kiểm tra Sổ đăng ký khai sinh được lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã cho thấy, năm sinh của anh U. là 1983, nhưng Ủy ban nhân dân xã vẫn từ chối không giải quyết vì cho rằng “Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc”. Như thế có đúng không?

Giải đáp:

Về nguyên tắc, việc hộ tịch được đăng ký theo đúng quy định pháp luật và giấy tờ hộ tịch được cấp hợp pháp, hợp thức thì được coi là giấy tờ hộ tịch gốc, là căn cứ để điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ khác của công dân trong trường hợp thông tin trên hồ sơ, giấy tờ đó khác với thông tin hộ tịch. Còn trong trường hợp năm sinh trong Sổ đăng ký khai sinh trùng với năm sinh trên Hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân nhưng khác năm sinh ghi trên Giấy khai sinh, thì có nghĩa năm sinh trên Giấy khai sinh là sai.

Trong trường hợp này lỗi sai sót thuộc về cơ quan đăng ký hộ tịch vì đã ghi sai năm sinh trên Giấy khai sinh của công dân. Do đó, Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm tiến hành cải chính năm sinh trên Giấy khai sinh cho anh Lê Nguyên U. (từ 1982 thành 1983) để phù hợp với Sổ đăng ký khai sinh và giấy tờ tùy thân khác của công dân.

Tình huống 2: Thay đổi họ và xác định lại dân tộc cho trẻ em bị bỏ rơi được nhận làm con nuôi

Hỏi: Trẻ em Nông Thị L. là trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, được ông bà Nông Văn X. và Nông Thị Y. (dân tộc Tày) nhận làm con nuôi, trẻ em được xác định họ, dân tộc theo họ, dân tộc của cha mẹ nuôi. Ba năm sau, mẹ đẻ của trẻ em là Ngô Hồng N. (dân tộc Kinh) tìm đến và xin nhận lại con. Vì lợi ích của trẻ em, ông bà X. Y. đồng ý trao trả đứa trẻ về cho mẹ đẻ. Nhưng các bên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm cơ sở pháp lý để yêu cầu Tòa án nhân dân tuyên xử chấm dứt việc nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật. Bà Ngô Hồng N. có nguyện vọng thay đổi họ và xác định lại dân tộc cho trẻ em theo họ và dân tộc của mình, liệu có được không?

Giải đáp:

Quyền thay đổi họ và xác định lại dân tộc (từ họ, dân tộc của cha, mẹ nuôi sang họ, dân tộc của cha, mẹ đẻ) đối với trẻ em bị bỏ rơi được nhận làm con nuôi sau khi không làm con nuôi nữa đã được Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định (điểm d khoản 1 Điều 26). Nhưng lưu ý, điều kiện đặt ra ở đây là sau khi không làm con nuôi nữa, tức là việc nuôi con nuôi phải được Tòa án nhân dân chấm dứt theo quy định của pháp luật. Như thế cũng có thể hiểu là, trong trường hợp việc nuôi con nuôi không được Toà án nhân dân cho chấm dứt, thì việc thay đổi họ, dân tộc của

117

trẻ em (đang làm con nuôi) sang họ, dân tộc của cha, mẹ để là không thực hiện được.

Do đó, xét trường hợp cụ thể như nêu trên đây, nếu bà Ngô Hồng N (dân tộc Kinh) muốn thay đổi họ, dân tộc của trẻ em Nông Thị L (dân tộc Tày) theo họ, dân tộc của bà (là mẹ đẻ), thi Bà phải yêu cầu Toà án nhân dân có thẩm quyền tuyên xử chấm dứt việc nuôi con nuôi của con bà với ông bà X. Y. Chỉ sau khi có bản án/quyết định của Toà án cho phép chấm dứt việc nuôi con nuôi, bà mới có thể yêu cầu cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện thay đổi họ, dân tộc của trẻ em theo quy định cảu pháp luật./.

118

CHUYÊN ĐỀ 7 ĐĂNG KÝ KHAI TỬ

1. Cở sở pháp lý

- Luật Hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ- CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

119

2. Nội dung

2.1. Quy định của pháp luật liên quan đến việc đăng ký khai tử 2.1.1. Quyền được đăng ký khai tử

Khai tử là quyền nhân thân của mỗi người. Bộ luật Dân sự 2005 quy định:

“Khi có người chết thì người thân thích, chủ nhà hoặc cơ quan, tổ chức nơi có người chết phải khai tử cho người đó. Trẻ sơ sinh, nếu chết sau khi sinh thì phải được khai sinh và khai tử; nếu chết trước khi sinh hoặc sinh ra mà chết ngay thì không phải khai sinh và khai tử.”

2.1.2. Trách nhiệm đăng ký khai tử

- Về phía người có sự kiện hộ tịch: Theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Luật hộ tịch thì vợ, chồng, con, cha, mẹ, người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm đi đăng ký khai tử.

- Về phía cơ quan đăng ký hộ tịch: Để bảo đảm quyền được khai tử của cá nhân, tăng cường quản lý nhà nước, thống kê chính xác sự kiện tử, pháp Luật hộ tịch đã quy định rõ trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc đăng ký khai tử. Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước và cho người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư tại nước ngoài chết ở Việt Nam.

2.2. Thủ tục đăng ký khai tử Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký khai tử (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);

- Người yêu cầu đăng ký khai tử thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

120

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy báo tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy báo tử thì không phải nộp bản giấy.

- Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử.Trường hợp người có trách nhiệm đăng ký khai tử ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai tử mà người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký khai tử. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

- Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

121

- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai tử trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai tử trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

122

2.3. Thủ tục đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu (nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);

- Người yêu cầu đăng ký khai tử thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp:

- Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy báo tử hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy báo tử thì không phải nộp bản giấy.

- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử. Trường hợp người có trách nhiệm đăng ký khai tử ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai tử mà người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu /Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký khai tử. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);

123

về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ CSDLQGVDC bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

124

2.4. Cách ghi Trích lục khai tử, Sổ đăng ký khai tử

Khi đăng ký khai tử, công chức làm công tác hộ tịch phải ghi đầy đủ các thông tin họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết (nếu có); nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết theo Dương lịch; quốc tịch của người chết.

Việc ghi Trích lục khai tử, Sổ đăng ký khai tử phải đảm bảo nguyên tắt chung về ghi sổ, giấy tờ hộ tịch theo quy định của Thông tử 04/2020/TT-BTP, cần lưu ý các nội dung sau:

- Mục “Đã chết vào lúc” được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy bảo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, trong đó ghi rõ giờ, phút, ngày, tháng, năm chết bằng số và bằng chữ; trường hợp không rõ giờ, phút thì để trống.

- Mục “Nơi chết” ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi có trụ sở cơ sở y tế trong trường hợp chết tại cơ sở y tế.

Trường hợp chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, chết tại trại tạm giam, nơi thi hành án tử hình, tại trụ sở cơ quan, tổ chức hoặc không xác định được nơi chết thì ghi địa danh hành chính nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết.

- Mục Nguyên nhân chết trong Sổ đăng ký khai tử được ghi theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; trường hợp không có giấy tờ này hoặc chưa xác định được thì để trống.

125

GIẢI ĐÁP TÌNH HUỐNG

Tình huống 1: Đăng ký khai tử cho người chết không có giấy tờ tuỳ thân

Trường hợp người chết không phải tại nơi cư trú mà không có giấy tờ tùy thân thì cơ quan nào có thẩm quyền đăng ký khai tử?

Giải đáp:

Luật Hộ tịch quy định: UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng có trách nhiệm đăng ký khai tử cho người chết. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết (không xác định được cả nơi thường trú và nơi tạm trú) thì UBND cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Tình huống 2: Đăng ký khai tử cho người chết đã lâu

Hỏi: Ông B là ông nội của chị A, chết từ năm 1988, hiện nay gia đình chị A đang phải làm thủ tục liên quan đến đất đai cần có giấy tờ xác minh về sự kiện chết của ông B. Tuy nhiên, gia đình không có Giấy báo tử. Được biết, gia đình có thể cung cấp giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh sự kiện chết, vậy gia đình chị A phải chuẩn bị những giấy tờ tài liệu gì để có thể đăng ký khai tử cho ông B?

Giải đáp:

Giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu như của ông B có thể là: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhân, Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hoả táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương... Tuy nhiên, các thông tin trong văn bản giấy tờ này sẽ được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.

Trường hợp gia đình chị A chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tuỳ thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải kiểm tra, xác minh. Nếu kết quả xác minh khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể vận dụng là căn cứ thực hiện đăng ký khai tử./.

Tác giả: Phan Thị Ngọc Hà